Aktualizacja kodów PKD – dlaczego i kiedy jest potrzebna
Aktualizacja kodów PKD – czym są i dlaczego są istotne?
Aktualizacja kodów PKD to obowiązek, o którym wielu przedsiębiorców zapomina, a który może mieć istotne konsekwencje prawne i finansowe. Zmieniający się profil działalności firmy, nowe produkty lub usługi, a także zmiany w przepisach – wszystko to wymaga, aby dane rejestrowe, w tym kody PKD, były aktualne. Poniższy artykuł wyjaśnia, kiedy i dlaczego należy aktualizować kody PKD, jak wygląda procedura dla różnych form działalności oraz jakie mogą być skutki zaniedbania tego obowiązku.
Kody PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) służą opisywaniu rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Wpisuje się je do rejestrów (KRS, CEIDG) głównie w celach statystycznych i informacyjnych. Ważne jest, aby kody odpowiadały faktycznemu profilowi firmy – gdy spółka zmienia lub rozszerza zakres działalności (np. wprowadza nową usługę lub produkt), powinna zgłosić nowe kody. Ma to znaczenie także praktyczne: odpowiednie kody PKD mogą być wymagane przy ubieganiu się o dotacje, kredyty czy udział w przetargach publicznych. Ponadto od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje nowa klasyfikacja PKD 2025, a przedsiębiorcy mają na dostosowanie dotychczasowych wpisów dwa lata. Jeśli tego nie zrobią, po upływie terminów planowane jest automatyczne przeklasyfikowanie kodów przez GUS.
Aktualizacja kodów PKD – obowiązki wynikające z przepisów prawa
Ustawodawca wymaga zgłaszania zmian przedmiotu działalności. Zgodnie z art. 40 ustawy o KRS, w dziale 3 rejestru ujawniany jest przedmiot działalności według PKD (maksymalnie 10 kodów, w tym jeden główny). Jednocześnie art. 47 ustawy o KRS nakłada na przedsiębiorców obowiązek zgłaszania do sądu wszystkich istotnych zmian tych danych. Podobnie prawo do zmian wprowadzają przepisy o CEIDG – np. przedsiębiorca działający na podstawie CEIDG ma 7 dni na zgłoszenie każdej zmiany profilu działalności (w tym dodanie/usunięcie kodów PKD). Krótko mówiąc: gdy firma poszerza lub ogranicza zakres działalności, powinna to odzwierciedlić we wpisie rejestrowym.
Konsekwencje braku aktualizacji kodów PKD
Niezgłaszanie zmian PKD może prowadzić do problemów prawnych i finansowych. Organy kontrolne (np. urząd skarbowy, ZUS) mogą kwestionować działalność firmy na podstawie nieaktualnych danych, co skutkuje szczegółowymi kontrolami. Na przykład urząd skarbowy może zakwestionować zasadność poniesienia danego kosztu jeżeli nie będzie związany on z podanymi kodami PKD. Nieaktualne kody mogą też utrudnić współpracę biznesową (np. kontrahentom trudniej zrozumieć profil firmy). W skrajnym wypadku grożą również grzywny za naruszenie obowiązków rejestrowych (zgłaszanie danych do KRS/CEIDG jest obowiązkowe).
Ponadto niezgłoszenie uchwały o zmianie umowy spółki w zakresie przedmiotu działalności w terminie oznacza jej bezskuteczność. Jeśli wspólnicy podjęli uchwałę o zmianie PKD, ale nie zgłosili jej do KRS w ciągu 6 miesięcy, uchwała traci moc. Dla spółek zakładanych przez system S24 termin ten jest jeszcze krótszy – tylko 7 dni od podjęcia uchwały (po tym czasie sąd nie dokona wpisu). Konsekwencją jest więc praktyczna niemożność wprowadzenia zmiany: prawnie sama uchwała o zmianie staje się nieważna.
Aktualizacja kodów PKD w spółce z o.o. – procedura zmiany
Zmiana PKD – decyzja wspólników i wpis do rejestru. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością dodanie lub usunięcie rodzaju działalności wymaga uchwały zgromadzenia wspólników i zmian w umowie spółki. Zmiana umowy spółki musi być udokumentowana notarialnym protokołem, chyba że spółka była założona przy pomocy wzorca (S24). Po podjęciu uchwały przygotowuje się jednolity tekst umowy spółki uwzględniający nowe postanowienia. Następnie składany jest wniosek do sądu rejestrowego – elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS). Do wniosku załącza się uchwałę zmieniającą umowę (w formie aktu notarialnego lub uchwały S24; istnieje również możliwość wskazania numeru CREWAN zamiast załączania pliku w PRS) oraz opłaty (w 2024 r. 350 zł za wpis zmian). Termin na zgłoszenie zmian to zazwyczaj 6 miesięcy od uchwały (7 dni przy S24).
Krok po kroku w systemie PRS: Wejdź na Portal Rejestrów Sądowych, wybierz „wnioski o zmianę” dla swojej spółki, wypełnij formularz (sekcja „zakres zmian” – przedmiot działalności) i dołącz dokumenty: uchwałę wspólników i jednolity tekst umowy. Złóż wniosek wraz z potwierdzeniem opłaty. Sąd dokona wpisu zmian w KRS (ujawni nowe kody PKD) po sprawdzeniu dokumentów. Cały proces jest bezpieczny i uproszczony – nowe PRS wymaga elektronicznego zgłoszenia (papierowe formularze nie są już używane).
Zmiana PKD przez S24: Jeśli spółka z o.o. została zawiązana przy pomocy wzorca („S24”), można użyć tego systemu także do zmian. Logujesz się na Platformie S24, wybierasz „Uchwała zmieniająca umowę spółki z o.o.” i wprowadzasz korekty w paragrafie dotyczącym przedmiotu działalności (dodajesz lub usuwasz kody PKD). Po weryfikacji danych wspólnicy podpisują uchwałę elektronicznie. Następnie przez S24 składasz wniosek o zmianę danych spółki w rejestrze przedsiębiorców (wniosek KRS-ZM) i dołączasz uchwałę. System S24 pozwala szybko i tanio (jednak opłata za wpis zmian nadal wynosi 350 zł) wprowadzić uaktualnienia.
Aktualizacja danych w KRS
Po zmianie umowy spółki składamy wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym. Od 2021 r. wszystkie zmiany dokonuje się elektronicznie. Spółki z o.o. niezarejestrowane przez S24 muszą użyć PRS (oczywiście online). Spółki utworzone przez S24 mają wybór: mogą użyć PRS lub pozostać w ekosystemie S24. W zgłoszeniu wskazujemy nowe kody PKD w sekcji „zakres zmian” (załącznik „Zmiana – przedmiot działalności”). Do wniosku dołączamy uchwałę wspólników oraz ewentualnie pełnomocnictwa (jeśli wniosek składa pełnomocnik). Po złożeniu wniosku wpis jest zmieniany w rejestrze – nowe kody będą widoczne w dziale 3 KRS.
Aktualizacja danych w CEIDG (dla przedsiębiorców indywidualnych i spółek cywilnych)
Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność w CEIDG, loguje się na swoje konto w systemie CEIDG. Wypełnia wniosek CEIDG‑1 z aktualizacją wpisu – dodaje lub usuwa odpowiednie kody PKD. Zmiany zatwierdza i zachowuje potwierdzenie. W ustawie o CEIDG przewidziano obowiązek zgłoszenia zmiany działalności w ciągu 7 dni od jej wystąpienia. Aktualizacja w CEIDG jest nieodpłatna i niemal automatyczna (system podpowiada dopasowane kody). Wpis w CEIDG zostaje od razu zaktualizowany (kolejne zgłoszenie w CEIDG-1).
Kiedy wymagana jest zmiana umowy spółki?
Nie każda zmiana kodu PKD wymaga zmiany umowy spółki. Uzgodnienie nowych kodów w KRS bez zmiany umowy jest możliwe, jeśli zakres działalności już ujęty w umowie obejmuje dodawane kody. Przykładowo, jeżeli umowa spółki w opisie działalności już przewiduje pewien obszar (np. usługi budowlane) i dodajemy PKD mieszczący się w tej kategorii, często wystarczy jedynie aktualizacja wpisu w KRS. Zmiana umowy jest niezbędna, gdy rozszerzenie profilu firmy wykracza poza dotychczasowy przedmiot umowy.
Dodanie nowej branży
Dodanie zupełnie nowej branży, której dotąd nie przewidywały postanowienia umowy, wymaga uchwały wspólników i aneksu do umowy (nowego jednolitego tekstu). Taką zmianę raportuje się w KRS wraz z uchwałą (zgodnie z art. 255 KSH wymagana jest uchwała i wpis). Ponadto, istotna zmiana przeważającego przedmiotu działalności zawsze oznacza konieczność zmiany umowy spółki. Jeśli natomiast nowa działalność mieści się w tej samej grupie klasyfikacyjnej i nie zmienia rdzenia biznesu (np. firma dodaje nową usługę w ramach dotychczasowej branży), wspólnicy mogą czasem zaktualizować jedynie wpis w KRS bez formalnej zmiany umowy.
Inne rodzaje spółek
Procedura jest podobna dla innych spółek prawa handlowego, choć szczegóły różnią się formą:
- Spółka jawna i komandytowa (spółki osobowe): Zmiana przedmiotu działalności wymaga zgody wspólników. Zazwyczaj wszyscy wspólnicy muszą się na to zgodzić (chyba że umowa stanowi inaczej). Umowa spółki jawnej zawarta w formie pisemnej zmieniana jest zwykle na piśmie; w spółce komandytowej (zgodnie z art. 77 k.c.) zmiany wymagają formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Po sporządzeniu aneksu (aktualizacji umowy) trzeba zgłosić zmianę do KRS – tak jak w sp. z o.o. (elektronicznie przez PRS).
- Spółka partnerska: Zasadniczo podobnie jak przy spółce jawnej – umowa partnerska zmienia się uchwałą wspólników (partnerów) i zgłasza do KRS. Wymagana jest zgoda wszystkich partnerów (lub inna większość, jeśli przewiduje to umowa).
- Spółka akcyjna (S.A.): Jest to spółka kapitałowa, więc zmiany umowy (statutu) reguluje podobnie KSH. Zgodnie z art. 430 KSH zmiana statutu S.A. wymaga uchwały walnego zgromadzenia i wpisu do rejestru. Uchwałę składa się wnioskiem do KRS (także elektronicznie). Uwaga: zarząd spółki akcyjnej ma 3 miesiące na zgłoszenie zmiany statutu po jej podjęciu.
- Spółka komandytowo-akcyjna: Łączy cechy spółki akcyjnej i komandytowej – zmiana obejmuje elementy obydwu. W praktyce procedura przypomina zmianę statutu spółki (uchwała walnego i wpis) oraz – w zakresie kwestii osobowych (wspólnicy) – jak w sp. komandytowej.
W każdym przypadku każdą istotną zmianę dotyczącą przedmiotu działalności należy zgłosić do odpowiedniego rejestru (KRS lub CEIDG). Niezależnie od formy spółki, ogólna zasada jest taka, że nowe kody PKD muszą być zgodne z zakresem działalności zapisanym w umowie/sporządzonej umowie, a wszelkie rozszerzenia poza ten zakres wymagają formalnej zmiany umowy (uchwały, aktu notarialnego i wpisu do rejestru).
Aktualizacja kodów PKD – Podsumowanie
Dbaj o to, by kody PKD odzwierciedlały rzeczywisty profil spółki – to ułatwia pozyskiwanie zleceń i finansowanie, a także spełnia wymogi prawne. W razie potrzeby zmień kody w umowie i KRS zgodnie z procedurą (uchwała wspólników + wpis do KRS) lub zaktualizuj wpis w CEIDG, zachowując terminy (7 dni dla przedsiębiorców indywidualnych, do 3–6 miesięcy dla spółek). Pomogą w tym przepisy KSH i ustawy o KRS, które – choć brzmią formalnie – de facto wymagają, aby dane rejestrowe przedsiębiorcy były zawsze aktualne.