Przetarg i zamówienia publiczne w Polsce – dokumenty wymagane od zagranicznych przedsiębiorców

Dla zagranicznego przedsiębiorcy zazwyczaj sporym zaskoczeniem jest ilość formalności jakie spełnić musi w związku z prowadzeniem działalności na terenie Polski. Nie inaczej sprawa wygląda w przypadku zamiaru przystąpienia do przetargu dotyczącego zamówienia publicznego prowadzonego zgodnie z polskimi przepisami. Ubiegający się o zlecenie przedłożyć musi szereg urzędowych zaświadczeń, dotyczących sytuacji prowadzonego przedsiębiorstwa, jego doświadczenia i zdolności wykonania zlecenia. Podmiot taki okazać musi m.in. dokumenty potwierdzające brak:

• otwarcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy,
• zaległości publicznoprawnych względem urzędu skarbowego lub zakładu ubezpieczeń społecznych,
• zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne,
• karalności przedsiębiorcy lub osób występujących w jego imieniu.

Niniejsze dokumenty wystawione powinny zostać w kraju siedziby zagranicznego przedsiębiorcy lub miejscu zamieszkania osób, których mają dotyczyć. Zagraniczny przedsiębiorca na przedłożenie wspomnianych dokumentów ma tyle samo czasu, co jego polscy konkurenci.

Zasadniczy problem pojawia się jednak, gdy w kraju siedziby lub miejsca zamieszkania zagranicznego przedsiębiorcy, brak jest możliwości urzędowego poświadczenia wspomnianych okoliczności. W takiej sytuacja polski ustawodawca nakłada na zagraniczny podmiot obowiązek doręczenia odpowiedniego oświadczenia złożonego przez tego przedsiębiorcę przed notariuszem. Co ważne, możliwość taka istnieje tylko, gdy faktycznie nie ma możliwości wydania danego zaświadczenia. Przedsiębiorca nie może zastąpić urzędowego zaświadczenia, ponieważ takie rozwiązanie jest dla niego wygodniejsze lub szybsze. Zaświadczenie nie musi mieć takiej samej treści, co polski odpowiednik, wystarczy, że wynikają z niego wymagane okoliczności i fakty. Nie ma również obowiązku czy konieczności uzupełniania zaświadczenia wydanego przez zagraniczny organ dodatkowym oświadczeniem przedsiębiorcy złożonym przed notariuszem. Należy to podkreślić, oświadczenie przed notariuszem składa się wyłącznie, gdy nie ma możliwości faktycznej uzyskania określonego zaświadczenia.
Forma oświadczenia złożonego przed zagranicznym notariuszem odpowiadać musi tamtejszym przepisom, tj. przedsiębiorca z Niemiec złożyć musi oświadczenie przed niemieckim notariuszem zgodnie z niemieckimi przepisami o notariacie. Bez znaczenia pozostaje fakt, że określone oświadczenie w Polsce wymaga innej formy (np. aktu notarialnego zamiast formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi), czy powinno zostać inaczej skonstruowane przez samego notariusza.
Zastępując określone zaświadczenie urzędowe oświadczeniem własnym przedsiębiorcy, poinformować należy organ organizujący przetarg, że oświadczenie zostało złożone, ponieważ w kraju przedsiębiorcy dane poświadczenia się nie wydaje. Zamawiający organizujący przetarg ma prawo i możliwość, np. poprzez polską ambasadę, zweryfikować prawdziwość takiego oświadczenia.

Odnosząc się do kwestii zaświadczenia o niekaralności, powinno ono zostać wystawione w kraju, gdzie mieszka przedsiębiorca lub osoby występującego w jego imieniu, w przypadku spółki kapitałowej powinien być to kraj miejsca zamieszkania członków zarządu spółki. Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, miejscem zamieszkania danej osoby jest miejsce, gdzie przebywa ona z zamiarem stałego pobytu. Jeżeli więc członek zarządu niemieckiej spółki długotrwale, choć w zamiarze tylko czasowo i chce wrócić do Niemiec, przebywa w Polsce, jego miejscem zamieszkania nadal będzie lokalizacji na terenie Niemiec. W takiej sytuacji zaświadczenie o niekaralności wystawić powinien odpowiedni niemiecki organ.

Podsumowując, kluczowy problem przed jakim stanąć może zagraniczny przedsiębiorca w toku postępowania przetargowego w Polsce, to dylemat, jaki dokument złożyć, gdy w jego kraju brak jest możliwości uzyskania urzędowego zaświadczenia wymaganego przez polskie przepisy. W takiej sytuacji zweryfikować należy, czy inne zaświadczenie wystawiane przez urząd państwa siedziby przedsiębiorcy zawiera informacje i potwierdzenie okoliczności wymaganych w Polsce. Jeśli brak takiego dokumentu, przedsiębiorca może zastąpić urzędowe zaświadczenie własnym oświadczeniem złożonym przed notariuszem. W razie gdy przedsiębiorca ma poważna wątpliwości, zawsze radzimy złożenie urzędowego zaświadczenia, choćby nie odpowiadało ono treścią stawianym wymogom. Późniejsze uzyskanie odpowiedniego dokumentu urzędowego, w wyniku wezwania zamawiającego w ramach przetargu, może okazać się brzemienne w skutkach; późniejsza data na dokumencie może pozbawić przedsiębiorcę zagranicznego możliwości udziału w przetargu. Ryzyko to nie istnieje w przypadku późniejszego dostarczenia oświadczenia własnego złożonego przed notariuszem.