Zmiany w Kodeksie pracy – co nowego w 2023 roku? Cz. I – Rodzaje pracy zdalnej, jak uregulować pracę zdalną, rezygnacja z pracy zdalnej, badanie trzeźwości pracowników

Wraz z początkiem nowego roku w Kodeksie pracy nastąpią istotne zmiany podyktowane koniecznością implementacji do polskiego porządku prawnego dwóch dyrektyw unijnych – dyrektywy work – life balance oraz dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w UE.  Nowelizacja ustawy uwzględni ponadto wprowadzenie regulacji dotyczącej wykonywania pracy zdalnej, a także zmiany dotyczące badania trzeźwości pracowników. W tej części artykułu poruszymy kwestie niezwykle ważne dla pracodawców, którzy będą musieli dostosować się do nadchodzących zmian, m.in. poprzez uregulowanie zasad pracy zdalnej oraz procesu kontroli trzeźwości pracowników.

Praca zdalna – jakie zmiany czekają pracodawców?

Obowiązująca obecnie specustawa covidowa wskazuje, że pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie obowiązków poza stałym miejscem pracy. Jest to regulacja o charakterze tymczasowym, gdyż została ona wprowadzona w związku z wystąpieniem epidemii i może być stosowana wyłącznie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, a także przez okres 3 miesięcy po ich odwołaniu. Projekt nowelizacji przewiduje, iż praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W związku z tym, iż miejsce wykonywania pracy ma zostać wskazane przez pracownika i uzgadniane z pracodawcą, to pracą zdalną nie będzie praca wykonywana w miejscu wskazanym arbitralnie przez pracodawcę.

Uzgodnienie między pracodawcą a pracownikiem dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie trwania zatrudnienia.

W drugim ze wskazanych wyżej przypadków uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Stanowi to wyjątek od regulacji zawartej w art. 29 § 4 Kodeksu pracy, który stanowi, że zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Ze względu na doświadczenia związane z pandemią COVID-19 ustawodawca w projekcie wskazał, że wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy będzie możliwe w dwóch przypadkach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Stanowi to wymóg obligatoryjny, gdyż w razie zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik ma obowiązek poinformowania o tym niezwłocznie pracodawcę, a ten z kolei obowiązany jest niezwłocznie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca będzie mógł wycofać polecenie wykonywania pracy zdalnej. Będzie musiał zrobić to z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Praca zdalna na wniosek pracownika

Rządowy projekt ustawy zakłada, że pracodawca będzie miał obowiązek uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Pracodawca może nie uwzględnić takiego wniosku o wykonywanie pracy zdalnej jedynie ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika – musi wówczas podać odmowy na piśmie w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku przez pracownika.

Jak uregulować zasady pracy zdalnej?

Zasady pracy zdalnej mają być określane odpowiednio w porozumieniu lub regulaminie.

Zasady wykonywania pracy zdalnej określane mają być w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli w terminie 30 dni nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa, wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie.

Należy wspomnieć, że zgodnie z nowelizacją wykonywanie pracy zdalnej ma być dopuszczalne również wtedy, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takiej sytuacji określa się zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Co pracodawca musi uregulować w porozumieniu lub regulaminie?

W projekcie ustawodawca wskazał istotne kwestie, które powinny zostać uregulowane przez pracodawcę w zakresie pracy zdalnej. Pracodawca musi w szczególności wskazać grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, a ponadto określić zasady:

• pokrywania przez pracodawcę kosztów;
  • ustalania ekwiwalentu pieniężnego;
  • porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  • kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  • kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
  • kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
  • instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Rezygnacja z pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy

Każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Następnie strony będą zobowiązane do ustalenia terminu przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, jednak nie może być on dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną

Pracodawca wskazał w projekcie następujące obowiązki pracodawcy:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów z tym związanych oraz pokrycie koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie, o których wspominałam na początku niniejszego artykułu;
• zapewnienie szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca w zamian za zapewnienie materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, będzie mógł wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny bądź ryczałt.

Co istotne, zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Świadczenia te nie są zatem opodatkowane ani oskładkowane.

Czy pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrolę pracy zdalnej w domu pracownika?

Rozdział mający uregulować pracę zdalną przewiduje możliwość przeprowadzania kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontroli w zakresie BHP lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrola winna być przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Okazjonalna praca zdalna

Niejednokrotnie zdarzają się sytuacje, w których pracownik nie ma sposobności dotarcia do zakładu pracy. Nowe przepisy wychodzą pracownikom naprzeciw, wprowadzając możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie. Może być ona wykonywana na wniosek pracownika złożony w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Zmiany w zakresie badania trzeźwości pracowników

Planowane zmiany w Kodeksie pracy wprowadzą dopuszczalność prewencyjnych, wyrywkowych kontroli trzeźwości pracowników. W obecnym stanie prawnym pracodawca ma uprawnienie do przeprowadzenia kontroli trzeźwości jedynie, gdy powziął podejrzenie, że pracownik spożywał alkohol w czasie pracy lub stawił się do niej w stanie po użyciu alkoholu. W związku z tym Pracodawca nie chcąc narazić się na zarzut naruszenia dóbr osobistych pracownika, w razie powzięcia podejrzenia odnośnie do nietrzeźwości pracownika, zmuszony był wezwać policję. 

Zgodnie z nowelizacją kontrola trzeźwości będzie możliwa, jeżeli zajdzie potrzeba do ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Ułatwieniem dla pracodawcy będzie brak konieczności wzywania uprawnionych organów do przeprowadzenia kontroli.

Formalności związane z badaniem trzeźwości pracowników

Po wejściu zmian w życie, pracodawca chcąc stosować nowe przepisy w praktyce, musi pamiętać o dopełnieniu kilku formalności. Wprowadzając możliwość prewencyjnej, wyrywkowej kontroli trzeźwości pracodawca będzie musiał poinformować pracowników o jej wprowadzeniu w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. Zatrudniając nowego pracownika objętego kontrolą trzeźwości pracodawca będzie zobowiązany przekazać mu informacje dotyczące procedury kontroli przed dopuszczeniem go do pracy, w postaci papierowej lub elektronicznej.

Nadto obligatoryjne będzie uregulowanie procesu kontroli trzeźwości na poziomie wewnątrzzakładowym. Dokonanie prewencyjnej kontroli bez uregulowania tej materii (w szczególności sposobu i częstotliwości kontroli) np. w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy będzie bowiem stanowiło naruszenie prawa. Pracodawca określi w nich, jakie grupy pracowników będzie badał. Może on oczywiście wskazać, że prewencyjnym badaniom trzeźwości poddawani będą wszyscy pracownicy.

Kontrola osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych i B2B

Nowe przepisy dotyczące kontroli trzeźwości przewidują możliwość stosowania ich także odpowiednio do pracodawców organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy, a także osoby fizyczne prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą, których praca jest organizowana przez tych pracodawców.

Co z innymi substancjami?

Nowelizacja przewiduje, że jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu (np. narkotyków).

Kontrola trzeźwości pracownika będzie mogła zostać przeprowadzona za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie. Kontrola trzeźwości pracownika nie może w żaden sposób naruszać jego godności, intymności  oraz innych dóbr osobistych.

Zmiana Kodeksu pracy jest obecnie na końcowym etapie procesu legislacyjnego. Uchwałą z dnia 15 grudnia br. Senat wprowadził do ustawy poprawki, które przekazane zostały do komisji. Zarekomenduje ona przyjęcie lub odrzucenie uchwały Senatu czy też przyjęcie lub odrzucenie zgłoszonych poprawek.

Zapraszam do lektury kolejnych części publikacji, w których przybliżone zostaną zmiany wynikające z implementacji do polskiego prawa dyrektywy work – life balance oraz dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w UE.