Świadczenie urlopowe – pracownicy mają do niego prawo
Świadczenie urlopowe
Wielu pracodawców nie wie jednak, że aby móc zrezygnować z wypłaty świadczenie urlopowe, trzeba dopełnić pewne warunki formalne.
Czy wiesz, że jeśli jesteś tzw. „małym pracodawcą”, to prawdopodobnie masz obowiązek wypłacenia swoim pracownikom dofinansowania do urlopu wypoczynkowego?
Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zobowiązuje pracodawców do tworzenia zakładowego funduszu lub do wypłaty pracownikom świadczenia urlopowego. Pozwala ona jednak niektórym pracodawcom spoza sfery budżetowej na rezygnację z tworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego.
Wielu pracodawców nie wie jednak, że aby móc zrezygnować z wypłaty świadczenia urlopowego, trzeba dopełnić pewne warunki formalne. W efekcie mają oni obowiązek wypłacenia swoim pracownikom dodatkowe świadczenie.
W dzisiejszym wpisie odpowiemy na najczęściej zadawane pytania pracodawców w zakresie świadczeń urlopowych. Wskażemy również co zrobić, by zgodnie z prawem zrezygnować z obowiązku ich wypłaty i nie narazić się na odpowiedzialność wykroczeniową.
Zacznijmy jednak od tego, czym jest świadczenie urlopowe…
Pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (tzw. „mali pracodawcy”), u których nie działają związki, mogą dowolnie określić sposób realizacji obowiązków socjalnych wobec swoich pracowników. Taki pracodawca ma w praktyce 3 warianty do wyboru:
- tworzyć ZFŚS do wysokości i na zasadach określonych w przepisach Ustawy o ZFŚS;
- nie tworzyć ZFŚS i wypłacać świadczenie urlopowe;
- nie tworzyć ZFŚS i nie wypłacać świadczenia urlopowego.
Podsumowując, jeśli jesteś „małym pracodawcą” i nie decydujesz się na utworzenie funduszu, możesz (ale nie musisz) zrekompensować to swoim pracownikom i wypłacić im dodatkowe dofinansowanie na czas wypoczynku. Co zatem najbardziej istotne – świadczenie urlopowe jest dobrowolne.
Jeśli pracodawca, który nie utworzył ZFŚS, nie chce wypłacać pracownikom świadczenia urlopowego, musi dopełnić kilku formalności.
Jak zrezygnować z wypłaty świadczenia urlopowego?
Pracodawca, który zatrudnia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, chce zrezygnować z wypłacania świadczenia urlopowego, musi przekazać informację o tych postanowieniach pracownikom w terminie do końca stycznia danego roku.
Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, jeśli pracodawca do końca stycznia nie powiadomi pracowników o niewypłacaniu świadczenia bądź przekroczy ten termin, zobowiązany jest przez cały rok wypłacać świadczenie urlopowe. Niewypłacanie świadczenia w takim przypadku traktowane jest jako wykroczenie, co może skutkować nałożeniem mandatu lub grzywny w razie kontroli inspektora pracy.
Czy pracownik może w takiej sytuacji domagać się wypłaty świadczenia urlopowego?
Biorąc pod uwagę dominujące stanowisko doktryny oraz PIP, świadczenie urlopowe ma charakter roszczeniowy. W związku z tym, jeśli pracodawca do 31 stycznia nie powiadomi pracowników o rezygnacji w danym roku ze świadczenia urlopowego, będzie musiał je wypłacić.
Jakie warunki musi spełnić pracownik, by otrzymać świadczenie urlopowe?
Wielu pracodawców decyduje się jednak dofinansowanie urlopu wypoczynkowego swoich pracowników i wypłaca świadczenie urlopowe.
Pracownik może takie świadczenia otrzymać wówczas, gdy:
- pracownik zatrudniony jest u tzw. „małego pracodawcy”;
- pracodawca zadecydował o wypłacaniu świadczenia urlopowego lub zaniechał poinformowania załogi o rezygnacji z wypłacania świadczenia (o tym poniżej);
- co najmniej jedna część urlopu wypoczynkowego powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Świadczenie urlopowe nie jest zatem uzależnione od kryteriów socjalnych. Pracodawca przyznając je, nie powinien brać pod uwagę wysokości dochodów, sytuacji życiowej, rodzinnej czy materialnej pracownika.
Co istotne, pracodawca nie może weryfikować, na co pracownik przeznaczy te środki. Bez znaczenia pozostaje zatem, czy pracownik podczas urlopu pojedzie na wakacje, czy zostanie w domu.
Ile wynosi wysokość świadczenia urlopowego?
Maksymalna wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć równowartości odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Jeśli pracownik nie jest zatrudniony na pełny etat, wówczas kwotę tę należy obniżyć proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy.
Wysokość świadczenia urlopowego ustala pracodawca w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w formie zarządzenia. Może jednak ustalić je do maksymalnej wysokości odpisu podstawowego na fundusz w danym roku kalendarzowym. W związku z tym, wysokość świadczenia urlopowego ustala się corocznie. Jeżeli pracodawca nie ustali w danym roku jego wysokości, wówczas należy przyjąć, że powinien on wypłacać świadczenie w wysokości odpisu podstawowego na fundusz.
W 2024 r. kwota odpisu podstawowego na pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 2 417,14 zł.
Kiedy należy wypłacić świadczenie urlopowe?
Świadczenie urlopowe powinno zostać wypłacone najpóźniej ostatniego dnia przed rozpoczęciem urlopu. Dokonuje się tego raz w roku.
Co jeśli pracownik został odwołany z urlopu, a pracodawca zdążył już wypłacić mu świadczenie?
Niekiedy zdarza się, że wystąpi nagła potrzeba odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Takie uprawnienie daje pracodawcy art. 167 Kodeksu pracy. Stanowi on, że pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, jednak tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Jeżeli pracownik zostanie odwołany z urlopu, czyli nie wykorzysta 14 kolejnych dni kalendarzowych, to nie musi zwracać pracodawcy otrzymanego świadczenia.
Czy świadczenie urlopowe to to samo, co tzw. „wczasy pod gruszą”?
I na koniec często popełniany błąd. Mimo że w praktyce obu pojęć używa się przemiennie, to oba te pojęcia określają dwa różne świadczenia.
Zasadniczą różnicą miedzy świadczeniem urlopowym a „wczasami pod gruszą” jest fakt, że świadczenie urlopowe nie pochodzi ze środków ZFŚS. Ponadto świadczenie urlopowe otrzymuje pracownik korzystający z urlopu wypoczynkowego w wymiarze minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych. Z kolei „wczasów pod gruszą” nie wolno uzależniać od liczby wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego (o czym często pracodawcy zapominają). Wypłaca się je według kryterium socjalnego.
Świadczenie urlopowe to nie „wczasy pod gruszą”!
Podsumowanie
Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, mogą wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. Świadczenie urlopowe przysługuje każdemu pracownikowi raz w roku kalendarzowym pod warunkiem korzystania przez niego z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni.
Pracodawca może jednak zrezygnować z wypłaty świadczeń urlopowych, informując o tym fakcie pracowników do końca stycznia danego roku. W sytuacji, gdy pracodawca do końca stycznia nie przekaże pracownikom informacji o niewypłacaniu świadczenia urlopowego, pracownicy mogą domagać się od pracodawcy wypłaty świadczenia.