Jakie dokumenty warto przygotować w procesie due diligence? – czyli dokumenty wstępne przy sprzedaży przedsiębiorstwa

W pierwszym artykule dotyczącym due diligence, poruszyliśmy kwestie tego, co można zrobić, aby jak najkorzystniej sprzedać firmę. Opisywaliśmy to, jakie kroki należy podjąć, aby zbyć przedsiębiorstwo za jak najlepszą cenę. Przypomnijmy, że badanie due diligence sprzedającego odnosi się do wielu sfer działalności przedsiębiorstwa, najczęściej do sfery finansowej, prawnej, handlowej czy podatkowej. W dzisiejszym artykule skupimy się na nieco bardziej drobiazgowym aspekcie tego procesu, a mianowicie na kluczowych dokumentach. Wszystkie aspekty, które opisujemy poniżej związane z audytem firmy, pomagają w ograniczeniu ryzyka podczas procesu sprzedaży i pozwalają na przeprowadzenie negocjacji w dobrej atmosferze.

Dokumenty wstępne stanowią część due diligence prawnego. Ich sporządzenie świadczy również o wysokim stopni profesjonalizmu i kultury korporacyjnej. Frazy takie jak NDA, term-sheet czy list intencyjny, po przeczytaniu tego krótkiego artykułu, nie będą Państwu obce!

Co to jest NDA?

Nasze zestawienie rozpoczniemy od krótkiej charakterystyki Non-Disclousure Agreement, czyli po polsku – umowy o zachowaniu poufności. Umowa taka stanowi jeden z kluczowych elementów związanych z badaniem due diligence. Dlaczego warto ją sporządzić i podpisać z potencjalnym kupującym? Powinno się zawierać ją zawsze, gdy chcemy mieć formalne potwierdzenie, że druga strona zachowa w tajemnicy poufne informacje, które jej udostępniliśmy. Wrażliwe informacje związane z własnym przedsiębiorstwem, których udzielamy innym ludziom, nawet w trakcie przygotowań do jego sprzedaży, to zdecydowanie dane, które chcemy chronić.

Decydując się na podpisanie umowy o zachowaniu poufności, możemy objąć ochroną szeroki zakres spraw. Nie dotyczy to jedynie wrażliwych danych czy innych fizycznych materiałów jak np. prezentacje, ale również wykorzystywanych w firmie procesów i rozwiązań biznesowych – tzw. know-how. Warto więc podpisać taką umowę już przed wymianą informacji z podmiotem, który jest zainteresowany kupnem naszej firmy. Robiąc tak, zapewnimy sobie ochronę poufnych informacji już od samego początku procesu negocjacji. Warto rozważyć podpisanie takiej umowy i uchronić swoje finansowe, prawne i handlowe dane.

Co kryje się pod określeniem term-sheet?

Term-sheet to dokument, który niezwykle ułatwia prowadzenie negocjacji. Ma on bowiem za zadanie spisanie podstawowych celów i intencji obu stron procesu. Już na samym początku negocjacji warto ustalić główne zasady współpracy i warunki sprzedaży, ażeby potem uniknąć trudności i zaskoczeń podczas rozmów. Term-sheet pozwala więc na jasne ustalenie warunków negocjacji, którymi w trakcie procesu możemy się posiłkować i wspomagać. W praktyce taki dokument może być bardzo użyteczny. Sprzedający wykaże się tym samym profesjonalizmem względem potencjalnego kupującego.

Co do zasady, dokument term-sheet nie wiąże stron w prawny sposób, w przeciwieństwie do opisywanej powyżej umowy o zachowaniu poufności. Jeżeli któraś strona negocjacji, naruszy ustalenia wypracowane w term-sheet, druga strona nie ma możliwości dochodzenia roszczeń przed sądem czy innymi organami, np. administracji publicznej. Aczkolwiek złamanie postanowień czy próba ich renegocjacji, będzie uznawana za nieprofesjonalne zachowanie. Swoją drogą taka sytuacja też może okazać się przydatnym sygnałem. Warto wiedzieć, że potencjalny kontrahent zachowuje się w sposób nieprofesjonalny, zanim zwiążemy się z nim umowami niosącymi ze sobą skutki prawne. Podpisany term-sheet uchodzi więc w świecie przedsiębiorców, za swego rodzaju gentleman’s agreement – dżentelmeńską umowę.

Czym więc różni się list intencyjny od term-sheet?

Wiele osób używa powyższych określeń zamiennie, co nie jest do końca poprawne. List intencyjny również jest wstępnym, niewiążącym prawnie dokumentem mającym na celu zapisanie intencji stron co do zawarcia przyszłej umowy, opierającej się na określonych warunkach. List intencyjny także powinien zostać podpisany na samym początku negocjacji lub tuż przed ich rozpoczęciem. Gdzie więc kryje się różnica?

Jest ona czysto formalna, ponieważ list intencyjny, jak sama nazwa wskazuje – powinien mieć formę listu, skierowanego do drugiej strony, zawierającego spisane intencje przedsiębiorcy. Term-sheet zaś jest bardziej nowoczesną formą takiego listu, przedstawienie intencji i założeń ma tutaj miejsce w postaci krótkich i konkretnych punktów, w języku korporacyjnym są to tzw. bullet points. Istnieje też założenie zgodnie z którym list intencyjny miałby skupiać się głównie właśnie na intencjach stron dotyczących transakcji, zaś term-sheet rozszerza ten zakres do ogólnych założeń stron w negocjacjach i warunków sprzedaży.

Czy warto zwracać uwagę na te wszystkie formalności?

Proces sprzedaży firmy to niezwykle złożone przedsięwzięcie, które wymaga od nas pracy na wielu polach. Przeprowadzenie wieloaspektowego badania due diligence, może jednak cały ten proces usprawnić. Co do zasady jednak, im więcej pracy włożymy w formalności związane ze sprzedażą przedsiębiorstwa na początku, tym mniej niespodzianek czeka nas po drodze. Taki proces musi być oczywiście odpowiednio zabezpieczony i dokumenty opisane w tym artykule pełnią właśnie rolę takiego zabezpieczenia.

Zobaczyliśmy, że możemy zabezpieczyć się na wiele sposobów. Umowa o zachowaniu poufności pozwoli nam na prawną ochronę naszych interesów i informacji poufnych, które ujawniamy w trakcie negocjacji sprzedaży firmy. Z drugiej strony mamy też mniej formalne dokumenty jak term-sheet czy list intencyjny, które mają bardziej zwyczajowy charakter, a postępowanie zgodnie z nimi, świadczy o profesjonalizmie. Ponadto, sporządzenie ich nie jest skomplikowane, a zaowocuje w procesie sprzedaży spółki. W due diligence nie liczą się bowiem tylko prawo i dane, ale także kultura spółki, jej zarządu i pracowników.

Z pewnością więc nie można lekceważyć żadnych formalności związanych ze sprzedażą firmy, także tych występujących w procesie negocjacji. Na każdym etapie negocjacji należy zachować czujność i podejmować racjonalne decyzje, w czym omawiane dokumenty mogą pomóc. Narzędzia prawne jakimi dysponujemy, mają chronić nie tylko interesy kupującego, ale również nas jako sprzedających oraz interesy samego przedsiębiorstwa. Koniec końców, solidne badanie due diligence oraz uczciwe przedstawienie sobie warunków negocjacji i zasad sprzedaży z potencjalnym kupującym, prowadzi nas do celu – sprzedaży firmy na jak najlepszych warunkach, za jak najwyższą cenę.

***

Jesteś przedsiębiorcą i potrzebujesz wsparcia w procesie jak najkorzystniejszej sprzedaży swojej firmy? Zapraszamy do kontaktu!