Praca mobilna w kontekście pracy zdalnej
– czy przedstawiciel handlowy może pracować zdalnie?

Możliwość kwalifikacji pracowników mobilnych jako pracowników wykonujących pracę zdalną budzi wśród pracodawców szereg wątpliwości. Wielu z nich, wprowadzając w firmie pracę zdalną, chciałoby objąć nią również tę grupę pracowników.

W dzisiejszym wpisie odpowiemy na pytanie, czy objęcie pracowników mobilnych pracą zdalną jest możliwe, a także jakie byłyby tego ewentualne konsekwencje.

Miejsce świadczenia pracy zdalnej

Na wstępie przypomnijmy, w jakim miejscu może być wykonywana praca zdalna. Miejscem takim zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Najczęściej będzie to miejsce zamieszkania pracownika, ale równie dobrze może być to inne miejsce wskazane przez niego, na które pracodawca wyrazi zgodę.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony stosunku pracy uzgodniły, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach.  Niedopuszczalne jest natomiast świadczenie pracy w miejscu, które nie zostało uzgodnione z pracodawcą – samowolna zmiana miejsca pracy zdalnej może stanowić naruszenie obowiązków pracowniczych przez pracownika.

Praca zdalna pracownika mobilnego – kontrowersyjne stanowisko

Fakt stałego świadczenia pracy poza siedzibą firmy powoduje, że wielu pracodawców nie wie, czy pracownicy mobilni, czyli tacy, których miejsce pracy jest określone w umowie o pracę poprzez wskazanie konkretnego obszaru (np. województwa), mogą wykonywać pracę w formie zdalnej. Wątpliwości budzi bowiem stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej przedstawione w uzasadnieniu do projektu zmiany Kodeksu pracy. Zgodnie z nim, nie będzie pracownikiem wykonującym pracę zdalną pracownik, który całość lub część swoich obowiązków służbowych wykonuje poza zakładem pracy, jeśli tak zostało określone jego miejsce świadczenia pracy w umowie o pracę lub zostało wskazane doraźnie na mocy polecenia pracodawcy (np. polecenie pracownikowi podróży służbowej). Wynika z niego, że np. przedstawiciel handlowy czy budowlaniec nie może być pracownikiem wykonującym pracę zdalną.

Czy w związku tym pracownik mobilny nie może pracować zdalnie?

Istnieje jednak szereg argumentów przemawiających za tym, iż podejście to nie jest właściwe. Nowe przepisy Kodeksu pracy w żaden sposób nie ograniczają pracy zdalnej do pracy wykonywanej jedynie w siedzibie pracodawcy.

Miejsce pracy co do zasady determinowane jest przez rodzaj powierzonych pracownikowi zadań. Jeśli więc rodzaj pracy pozwala świadczyć ją zdalnie, a przynajmniej jej część, to wyłącznie od pracodawcy i pracownika zależy, czy taka praca będzie wykonywana zdalnie. Powyższe stanowisko MRiPS nie uwzględnia w ogóle, że niezwykle powszechną praktyką rynkową jest wyznaczanie pracownikom mobilnym pewnego minimalnego wymiaru tzw. pracy biurowej, dla której nie ma ściśle zdeterminowanego fizycznego miejsca jej wykonywania.

Wykonując „prace biurowe” pracownik zachowuje inicjatywę w określeniu miejsca jej wykonywania. Stanowi to wypełnienie elementu definicji pracy zdalnej, ponieważ określenie miejsca wynika z wyboru pracownika, nie zaś z rodzaju wykonywanych obowiązków.

Rozważając zatem kwestię, czy praca zdalna pracownika mobilnego jest możliwa, należy wziąć pod uwagę możliwość wykonywania takiej pracy w sposób zdalny, nie zaś miejsce jej wykonywania określone w umowie o pracę. Jeżeli zdaniem pracodawcy część obowiązków pracownika mobilnego może być wykonywana z domu, to nie ma wówczas przeszkód, aby do uzgodnienia takiej pracy zdalnej doszło.

Pracownik mobilny nie będzie mógł zostać uznany za pracownika wykonującego pracę zdalną, jedynie wówczas, gdy będzie on wykonywał swoje obowiązki pracownicze w terenie (np. u klienta) przez cały swój czas pracy. Jeżeli jednak taki pracownik część swoich obowiązków wykonuje regularnie z domu (np. jeden dzień w tygodniu zamiast pracy w terenie, poświęca on na korespondencję mailową, sporządzanie raportów, przygotowywanie dokumentów etc.), wówczas pracę takiego pracownika należy traktować jako pracę zdalną. W takim przypadku będzie to praca zdalna częściowa (hybrydowa). Sytuacja pracownika pracującego standardowo przez jeden dzień w tygodniu z własnego domu nie różni się niczym od sytuacji innych pracowników świadczących pracę z domu w ramach częściowej pracy zdalnej. Pracodawca powinien więc do takiego pracownika stosować nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej.

Uzgodnienie miejsca pracy zdalnej z pracodawcą

Na tle powyższych rozważań może powstać jeszcze problem – sytuacja, w której status pracy zdalnej nie został przez pracodawcę i pracownika formalnie uzgodniony. Zgodnie z definicją pracy zdalnej, wykonywana jest ona całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. W praktyce zdarza się jednak, że kwestia miejsca wykonywania obowiązków „biurowych” pracownika mobilnego jest przez strony przemilczana i strony w sposób dorozumiany zakładają, że miejscem jej świadczenia będzie np. dom pracownika.

Czy w takiej sytuacji pracownik mógłby być uznany za pracownika zdalnego, nawet bez konkretnego uzgodnienia tego z pracodawcą? Należałoby przyjąć, że kluczowym w tej kwestii jest fakt, czy pracodawca świadomie pozostawia pracownikowi inicjatywę w określeniu miejsca pracy, a pracownik z tej możliwości korzysta i pracuje w wybranym przez siebie miejscu, np. w domu. Należy zatem stwierdzić, że jeżeli pracodawca w sposób milczący akceptuje, że część swoich obowiązków pracownik regularnie wykonuje z nieustalonego z nim miejsca, to niejako wyraża zgodę na wykonywanie pracy z miejsca wskazanego przez pracownika.

Stosowanie przepisów o pracy zdalnej w stosunku do pracowników mobilnych

W razie uzgodnienia z pracownikiem wykonywania części obowiązków w formie zdalnej, pracodawca powinien do takiego pracownika stosować nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej ze wszystkimi wiążącymi się z tym konsekwencjami –  w tym obowiązkiem zapewnienia pracownikowi niezbędnych materiałów i narzędzi oraz obowiązkiem pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną. Zwrot kosztów wyliczony będzie proporcjonalnie do czasu spędzonego na pracy zdalnej. Szerzej o zasadach zwrotu kosztów piszemy tutaj.

Podsumowanie

Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności, nie sposób zgodzić się ze stanowiskiem, że przepisy o pracy zdalnej nie mają zastosowania do pracowników wykonujących pracę mobilną. To w gestii stron umowy o pracę leży, czy praca pracownika mobilnego może być świadczona zdalnie. Jeżeli rodzaj jego obowiązków na to pozwala, to nie ma przeszkód, aby strony uzgodniły wykonywanie pracy częściowo w formie zdalnej.

***

Jesteś pracodawcą i potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu pracy zdalnej w Twojej firmie? Zapraszamy do kontaktu!