Praca zdalna a dojazd do siedziby firmy

Przepisy dotyczące pracy zdalnej nie regulują materii dojazdu pracownika zdalnego do siedziby pracodawcy. W związku z tym pracodawcy zatrudniający pracowników zdalnych mają coraz więcej wątpliwości, czy przejazd z miejscowości stałego wykonywania pracy zdalnej do miejscowości, w której mieści się siedziba pracodawcy może być traktowany jako podróż służbowa.  

W dzisiejszym wpisie odpowiemy na najczęściej zadawane pytania dotyczące rozliczania dojazdów pracowników zdalnych do firmy oraz kiedy taki dojazd należy uznać za podróż służbową. 

Czy pracodawca ma prawo wezwać pracownika zdalnego do siedziby firmy? 

Omówienie kwestii dojazdu do siedziby mimo pracy zdalnej należy zacząć od podstawowego pytania – czy pracodawca ma w ogóle takie uprawnienie, by wzywać do biura pracownika, z którym wcześniej uzgodnił prace zdalną? Pracodawca jako osoba odpowiedzialna za organizację i przebieg procesu pracy ma zagwarantowane uprawnienia kierownicze, w ramach których m.in. może wezwać pracownika do biura celem np. wzięcia udziału w spotkaniu służbowym, podpisania dokumentacji czy zdania raportu. Ma on zatem taką możliwość.  

Celem uniknięcia ewentualnych nieporozumień, kwestię tę jednak najlepiej uszczegółowić na poziomie wewnątrzzakładowym – np. w  regulaminie pracy zdalnej. 

Czy dojazd do siedziby jest podróżą służbową? 

Podróżą służbową jest wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika, podczas którego pracownik wykonuje zadania służbowe, ponadto musi ona odbywać się na polecenie pracodawcy. Dojazd do siedziby firmy spełnia z pewnością drugą i trzecią z wymaganych przesłanek, bowiem pracownik wykonuje obowiązku służbowe i robi to na polecenie pracodawcy. Aby uznać, że mamy do czynienia z podróżą służbową, zasadnicze znaczenie ma tutaj pierwsza z przesłanek, czyli wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy lub  stałym miejscem pracy.  

W przypadku, gdy w umowie jako miejsce pracy określono jedynie siedzibę pracodawcy, wówczas dojazdu do biura nie potraktujemy jako podróż służbową. Podobnie jest w sytuacji, gdy w umowie wskazanych jest więcej miejsc pracy – zarówno siedziba pracodawcy, jak i miejsce (lub miejsca) wykonywania pracy zdalnej (np. miejsce zamieszkania pracownika).  

Inaczej sytuacja kształtuje się, gdy w umowie o pracę wskazano, że miejscem pracy pracownika zdalnego jest wyłącznie miejsce niebędące siedzibą pracodawcy, np. jego miejsce zamieszkania. W takim przypadku przyjazd do siedziby byłby wyjazdem poza miejsce pracy, a co za tym idzie – mógłby zostać uznany za podróż służbową.  

Odpowiedź na pytanie, czy dojazd do siedziby stanowi podróż służbową uzależniona jest od zatem tego, jakie miejsce pracy pracownik ma określone w umowie. 

Nadal jednak muszą być spełnione pozostałe warunki – podróż musi odbywać się na polecenie pracodawcy, a pracownik ma wykonywać zadanie służbowe. W rezultacie przyjazd do siedziby firmy bez polecenia pracodawcy nie powinien być traktowany jako podróż służbowa. 

Uzgodnienie pracy zdalnej całkowitej przy zawieraniu umowy o pracę 

Praca zdalna może być uzgodniona z pracodawcą na dwa sposoby: przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie trwania zatrudnienia. W pierwszym z przypadku, jeżeli strony uzgadniają prace zdalną całkowitą, to jako miejsce jej wykonywania strony określają miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę (np. mieszkanie pracownika). Jest to zatem stałe miejsce wykonywania pracy, którego zmiana wymaga zgody obu stron. Wyjazd takiego pracownika do siedziby firmy (czyli poza miejsce wykonywania pracy zdalnej) na polecenie pracodawcy, powinien być więc traktowany jako podróż służbowa. 

Z kolei w drugim przypadku, gdy strony uzgadniają wykonywanie pracy zdalnej już w trakcie trwania zatrudnienia, wówczas co do zasady występują dwa miejsca pracy – dotychczasowe (siedziba pracodawcy) oraz uzgodnione miejsce wykonywania pracy zdalnej. Drugie z miejsc ma charakter temporalny, bowiem na podstawie art. 67²² § 1 Kodeksu pracy, w przypadku podjęcia pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia poczynionego w trakcie zatrudnienia, każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. W rezultacie dojazd z miejsca świadczenia pracy zdalnej wskazanego w umowie o pracę do siedziby pracodawcy nie będzie podróżą służbową. Taką podróż stanowić będzie dopiero wyjazd poza któreś z tych miejsc na polecenie pracodawcy. Podsumowując, jeśli powstanie incydentalna potrzeba, aby pracownik pojechał się do siedziby firmy (która wpisana jest do jego umowy jako miejsce pracy) i tam wykonywał pracę, wówczas przejazd do tego miejsca z miejsca pracy zdalnej nie będzie stanowił podróży służbowej i odbędzie się na koszt pracownika. 

Zwrot kosztów za podróż służbową – opodatkowanie i ZUS 

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową – diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. 

Świadczenia te nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym ani oskładkowaniu, jednak jedynie do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Pracodawca może ustalić wysokość świadczeń z tytułu podróży służbowych w sposób korzystniejszy dla pracownika, niż przewiduje to ww. rozporządzenie, jednak część świadczenia przewyższająca kwotę określoną w rozporządzeniu, stanowi już przychód, zatem podlega ona opodatkowaniu oraz oskładkowaniu. 

Zwrot kosztów za dojazd, który nie jest podróżą służbową 

Pracodawca może również dobrowolnie przyznać pracownikom zwrot kosztów dojazdów do pracy niestanowiących podróży służbowej. Kwota tego ryczałtu będzie już jednak świadczeniem podlegającym opodatkowaniu i oskładkowaniu. 

Podsumowanie 

Istota pracy zdalnej polega na tym, że pracownik swoje obowiązki wykonuje regularnie poza zakładem pracy. Jeżeli w umowie o pracę wskazane jest jedno miejsce pracy – miejsce wykonywania pracy zdalnej – wtedy wezwanie pracownika do siedziby pracodawcy, która znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracownika stanowić będzie podróż służbową. Wówczas pracownik udaje się bowiem na polecenie pracodawcy i w celu wykonania zleconego mu incydentalnie przez pracodawcę zadania poza ustalone w umowie miejsce pracy. 

Warto podkreślić wagę incydentalności zadań, ponieważ jeżeli obowiązki pracownika wymagałyby jego obecności w siedzibie pracodawcy z określoną częstotliwością, np. 2 razy w tygodniu , wówczas należy rozważyć, czy praca ta nie jest w rzeczywistości pracą zdalną częściową (hybrydową). W takiej sytuacji należałoby wskazać w umowie o pracę również siedzibę firmy i wtedy przejazdy między tymi miejscami nie będą stanowiły już podróży służbowej pracownika. 

***

Jesteś pracodawcą i potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu pracy zdalnej w Twojej firmie? Zapraszamy do kontaktu!