Q&A – jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy?

W związku z konfliktem zbrojnym na terytorium Ukrainy, wdrożone zostały regulacje mające ułatwić obywatelom tego kraju legalny pobyt i pracę w Polsce. W dzisiejszym wpisie odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania związane z zatrudnianiem obywateli Ukrainy.

Kto traktowany jest jako obywatel Ukrainy?

Na wstępie należy wskazać, że przez „obywatela Ukrainy” (oczywiście oprócz samego obywatela Ukrainy) rozumie się również małżonka obywatela Ukrainy niemającego obywatelstwa ukraińskiego, o ile przybył na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa.

Kiedy obywatel Ukrainy może zostać zatrudniony?

Pracodawca może legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy, małżonka obywatela Ukrainy nieposiadającego obywatelstwa ukraińskiego, członka najbliższej rodziny obywatela Ukrainy posiadającego Kartę Polaka, o ile jego pobyt na terytorium jest legalny.

Co oznacza legalne zatrudnienie?

Zatrudnić legalnie można obywatela Ukrainy, który przebywa w Polsce i ma ważny tytuł pobytowy albo przybył legalnie na terytorium Polski w okresie od 24 lutego 2022 roku z terenu Ukrainy i deklaruje zamiar pozostania w Polsce.

Tytułem pobytowym może być w szczególności zezwolenie na pobyt stały lub czasowy, paszport w przypadku wjazdu i pobytu na terytorium Polski w ruchu bezwizowym czy zaświadczenie o korzystaniu z ochrony czasowej wydane przez Urząd do Spraw Cudzoziemców

Pracodawca w terminie 14 dni od daty zatrudnienia obywatela Ukrainy obowiązany jest poinformować powiatowy urząd pracy o powierzeniu wykonywania pracy obywatela Ukrainy. Dotyczy to zarówno obywateli Ukrainy, którzy wjechali do Polski 24 lutego 2022 roku lub później, jak i osób, które przebywają legalnie w Polsce na innej podstawie (na przykład zezwolenia na pobyt czasowy).

Co ważne, jeśli obywatel Ukrainy przybył na terytorium RP zważywszy na działania wojenne w okresie od dnia 24 lutego 2022 roku i jego pobyt w Polsce został uznany za legalny, to jego pracę można zalegalizować jedynie na podstawie wyżej opisanego powiadomienia o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy. Nie ma możliwości zatrudnienia takiej osoby w inny sposób, (np. na podstawie oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy).

Zgłoszenia należy dokonać przez portal praca.gov.pl.

Jaka forma zatrudnienia?

Obywatela Ukrainy można zatrudnić na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, czyli np. umowy zlecenie.

Co w razie zmiany warunków zatrudnienia?

Pracodawca może zatrudnić obywatela Ukrainy jedynie na warunkach określonych w powiadomieniu. Jeżeli warunki jego zatrudnienia mają ulec zmianie (np. zmiana wymiaru czasu pracy), wówczas pracodawca musi na nowo złożyć powiadomienie uwzględniające zmiany w zatrudnieniu.

Co, jeśli obywatel Ukrainy został zatrudniony przed 24 lutego 2022?

Jeżeli pracodawca już przed tą datą zatrudniał obywatela Ukrainy legalnie, wówczas nie musi on potwierdzać legalności wykonywania przez niego pracy wysyłając powiadomienia.

Czy PESEL jest obowiązkowy?

Każdy obywatel Ukrainy, który przebywa w Polsce legalnie może zostać zatrudniony, nawet jeżeli nie ma nadanego numeru PESEL.

Jakie obowiązki w związku z zatrudnieniem obywatela Ukrainy ma pracodawca?

Pracodawca obowiązany jest dopełnić wszystkich formalności związanych z zatrudnieniem. Musi on zawrzeć z obywatelem Ukrainy pisemną umowę, uwzględniającą warunki określone w powiadomieniu złożonym we właściwym urzędzie pracy. Wynagrodzenie za pracę wypłacane cudzoziemcowi nie może wynosić mniej niż płaca minimalna lub minimalna stawka godzinowa. Od 1 lipca minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 3 600 zł brutto, zaś minimalna stawka godzinowa to 23,50 zł brutto.

Osoby będące m.in. pracownikami, zleceniobiorcami i prowadzącymi pozarolniczą działalność, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w ZUS. W związku z tym pracodawca musi dokonać zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Należy zrobić to przez zwykły formularz ZUS – tak jak w przypadku polskiego pracownika. Jeżeli obywatel Ukrainy nie ma numeru PESEL, do zgłoszenia go do ubezpieczeń społecznych wystarczy sam dokument tożsamości, np. paszport.

Opodatkowanie obywatela Ukrainy

Zatrudniając obywatela Ukrainy, pracodawca powinien zweryfikować jego rezydencję podatkową, bowiem to od niej zależy zakres obowiązku podatkowego.

Obywatel Ukrainy, mający miejsce zamieszkania na terytorium RP, podlega obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski uważa się osobę posiadającą ośrodek interesów życiowych (osobistych lub gospodarczych) na terenie Polski lub przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Obywatele Ukrainy , którzy nie posiadają w Polsce miejsca zamieszkania dla celów podatkowych (czyli nie spełniają co najmniej jednego z dwóch powyższych warunków) zobowiązani są do rozliczenia w Polsce jedynie dochodów z polskich źródeł (ograniczony obowiązek podatkowy). Dochody takiego obywatela Ukrainy zostaną opodatkowane na zasadach przewidzianych dla nierezydentów, zgodnie z warunkami wynikającymi z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Podsumowanie

Wszyscy obywatele Ukrainy, którzy już przebywają na terytorium RP legalnie, bez względu na podstawę prawną ich pobytu w Polsce, są uprawnieni do podjęcia pracy bez konieczności posiadania zezwolenia na pracę, jeżeli podmiot powierzający wykonywanie pracy powiadomi w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi.

Polski pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy musi wypełnić obowiązki związane z odprowadzaniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy.