Jak uregulować wykonywanie pracy zdalnej?

Jak uregulować wykonywanie pracy zdalnej?

Niebawem, bo już 7 kwietnia 2023 roku, wejdą w życie przepisy wprowadzające pracę zdalną na stałe do Kodeksu pracy. Do tego czasu Pracodawcy powinni przygotować się na poprawne wdrożenie pracy zdalnej w firmie. W celu ułatwienia tego procesu, przygotowaliśmy cykl publikacji zawierający konkretne wskazówki mające pomóc dostosować się do zmian. W tej części umówimy podstawową kwestię, czyli sposoby regulacji zasad wykonywania pracy zdalnej.

Czy każdy pracodawca musi wprowadzić pracę zdalną?

Zacznijmy  jednak od najczęściej zadawanego pytania – czy każdy pracodawca musi wprowadzić pracę zdalną? Nie! Specyfika pracy zdalnej w naturalny sposób wyklucza z takiej formy wykonywania pracy niektóre zawody. Dużo łatwiej wyobrazić sobie wykonywanie pracy zdalnie przez programistę czy copywritera, niż przez pracowników wykonujących  prace fizyczne. Ustawodawca umożliwia wprowadzenie pracy zdalnej jedynie wybranym grupom pracowników, co powinno być uwzględnione w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej. 

W jaki sposób uregulować wykonywanie pracy zdalnej?

Warunki wykonywania pracy zdalnej mogą zostać ustalone w aktach wewnątrzzakładowych lub w poleceniu czy też porozumieniu zawartym z pracownikiem. W zależności od indywidualnej sytuacji danego przedsiębiorstwa, pracodawca określa warunki i zasady wykonywania pracy zdalnej:

  1. w porozumieniu ze związkami zawodowymi – jeżeli w zakładzie pracy działa zakładowa organizacja związkowa (lub kilka),
  2. w regulaminie pracy – jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe albo, gdy pracodawcy nie uda się zawrzeć porozumienia z organizacjami związkowymi w ciągu 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia,
  3. w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem – w sytuacji, gdy porozumienie nie zostało zawarte albo nie został wydany regulamin.

Porozumienie ze związkami zawodowymi

Zasady wykonywania pracy zdalnej u pracodawcy, w którego zakładzie działają organizacje związkowe, określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową.

Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, porozumienie powinno być zawarte ze wszystkimi organizacjami.

Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Porozumienie powinno określać w szczególności:

  1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
  2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną,
  3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
  4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
  5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
  6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
  8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Powyższe wymogi stanowią jedynie obowiązkowe, niezbędne minimum. Nie ma zatem żadnych przeszkód, aby pracodawca w takim dokumencie uregulował inne kwestie mające związek ze świadczeniem pracy w formie zdalnej. Postanowienia te nie mogą jedynie naruszać praw i obowiązków pracowników.

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca ma prawo określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Regulamin pracy zdalnej

Zawarcie regulaminu pracy zdalnej możliwe jest w dwóch następujących przypadkach:

  1. wówczas, gdy w danego pracodawcy nie funkcjonują związki zawodowe albo
  2. jak już wskazano w powyższym fragmencie – w razie, gdy w drodze rokowań między pracodawcą a związkami zawodowymi nie doszło do porozumienia.

W pierwszym z tych przypadków sprawa jest oczywista. Należy jedynie pamiętać, że zasady wykonywania pracy zdalnej przed wpisaniem do regulaminu należy skonsultować z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, zatem treść regulaminu pracy zdalnej nie może zostać arbitralnie narzucona przez pracodawcę.

Przedstawicieli pracowników powinno być minimum dwóch. Przepisy nie określają sposobu ich wyłonienia. W razie braku zakładowych organizacji związkowych, kwestie te powinny zostać uregulowane na poziomie wewnątrzzakładowym – np. w regulaminie pracy albo w odrębnym dokumencie regulującym wyłącznie materię wyborów przedstawicieli pracowników. Kluczowym jest, aby pracodawca nie dokonywał ich wyboru samodzielnie. Konwencja nr 135 Międzynarodowej Organizacji Pracy stanowi, że przedstawiciele powinni zostać wybierani w wolnych wyborach przez pracowników danego przedsiębiorstwa. Nadto wybory te powinny odznaczać się bezpośredniością, równością oraz powszechnością.

Przystępując do konsultacji z przedstawicielami pracowników, należy mieć już wcześniej przygotowany projekt regulaminu. Konsultacja z pracownikami to zapoznanie się z ich sugestiami i zasięgnięcie ich opinii na dany temat, przy czym pracodawca nie jest związany postulatami  przedstawicieli pracowników. Zalecamy sporządzenie protokołu z takich konsultacji, ponieważ w razie potrzeby będzie on stanowił dowód na ich odbycie.

Inaczej wygląda kwestia braku porozumienia między pracodawcą a zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca ma prawo określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie. Pracodawca musi uwzględnić w jego treści dotychczas podjęte ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Taki regulamin nie wymaga już dalszych konsultacji z pracownikami czy związkami zawodowymi.

Minimalny zakres materii, która musi zostać określona regulaminem pracy zdalnej jest tożsamy z minimalnym zakresem regulacji porozumienia, o którym mowa we fragmencie powyżej. W regulaminie – podobnie jak w porozumieniu – pracodawca może określić inne elementy pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami prawa pracy.

Pracodawcy dysponującemu już tekstem regulaminu w ostatecznym kształcie pozostaje jedynie wprowadzenie go w życie. Ponieważ nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 roku, pracodawca powinien z odpowiednim wyprzedzeniem wprowadzić odpowiednie regulacje również u siebie w zakładzie pracy. Zwyczajowo zmiany tego typu wprowadzane są z 14-dniowym wyprzedzeniem (w omawianym przypadku zmiany należałoby wprowadzić do 24 marca 2022 roku).

Ustalając zasady wykonywania pracy zdalnej, pracodawca nie musi robić tego w odrębnym dokumencie – regulaminie pracy zdalnej. Regulacje dotyczące pracy zdalnej może również zawrzeć w dotychczas obowiązującym w zakładzie regulaminie pracy.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej oraz porozumienie zawarte z pracownikiem

Porozumienie (uzgodnienie) pracy zdalnej bądź wydanie polecenia jej wykonywania jest dopuszczalne wówczas, gdy nie zostało zawarte porozumienie ze związkami albo nie został wydany regulamin pracy zdalnej. Jest to zatem każdy przypadek, w którym w przedsiębiorstwie nie został uchwalony akt wewnętrzny regulujący zasady pracy zdalnej. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Porozumienie (albo polecenie) musi zawierać w szczególności następujące elementy:

  1. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną,
  2. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
  3. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
  4. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
  5. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  6. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
  7. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić w momencie zawierania umowy o pracę albo już w trakcie trwania zatrudnienia. W drugim z przypadków, uzgodnienie może być dokonane zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i na wniosek pracownika.

Zawarcie z pracownikiem indywidualnego porozumienia jest dobrym rozwiązaniem, w sytuacji, w której w tej formie wykonywać pracę będzie niewielka grupa pracowników. Wprowadzając pracę zdalną na zasadzie indywidualnego porozumienia, należy też mieć na uwadze zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Przede wszystkim powinno się unikać przyznawania indywidualnych świadczeń pieniężnych poszczególnym pracownikom (ponad niezbędny zwrot kosztów) czy wyposażania miejsca pracy zdalnej danego pracownika w sposób odmienny niż w przypadku innych pracowników. W razie wprowadzenia pracy zdalnej dla wszystkich albo większości pracowników, sugerujemy dążyć do uregulowania zasad pracy zdalnej w jednym dokumencie.

Pracodawca może natomiast polecić (a nie uzgodnić z pracownikiem) wykonywanie pracy zdalnej:

  1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
  2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie miejsca pracy na skutek pożaru lub powodzi).

Takie polecenie jest możliwe, jeśli pracownik bezpośrednio przed jego wydaniem złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca powinien ponadto pamiętać, że w przypadku polecenia wykonywania pracy zdalnej jego cofnięcie może nastąpić w każdym czasie z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. 

Praca zdalna okazjonalna

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, praca zdalna może też mieć charakter okazjonalny. Przysługuje ona pracownikowi w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Z wnioskiem o pracę zdalną okazjonalną może wystąpić wyłącznie pracownik.

Ze względu na jej incydentalny charakter nie jest obwarowana tyloma wymogami, co pozostałe jej formy. Pracodawca nie jest zatem zobowiązany do ustalania zasad jej wykonywania w porozumieniu, regulaminie, czy poleceniu pracy zdalnej.

Chcesz wiedzieć jak wygląda kwestia zwrotu kosztów pracy zdalnej? Piszemy o tym tutaj!

***

Jesteś pracodawcą i potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu pracy zdalnej w Twojej firmie?  Zapraszamy do kontaktu!