Zasady ustalania stażu pracy – na co muszą przygotować się pracodawcy?
Zasady ustalania stażu pracy
Już niebawem zmienią się zasady ustalania stażu pracy – to prawdziwy przełom dla pracowników i pracodawców.
Dotychczas w stażu pracy uwzględniano wyłącznie okresy przepracowane na „etacie”. Oznacza to, że osoby zatrudnione przez wiele wyłącznie na umowie zlecenie czy prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają w świetle prawa niższy staż pracy, niż osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę np. od roku.
Zgodnie z projektowanymi zmianami, uprawnienia pracownicze, jak i dostęp do stanowisk wymagających potwierdzonego doświadczenia zawodowego były takie same niezależnie od prawnej i organizacyjnej formy wcześniejszej pracy.
Nowelizacja ma przyczynić się do zlikwidowania nierówności w traktowaniu pracowników ze względu na rodzaj wcześniej podejmowanej przez nich aktywności zawodowej.
Co będziemy wliczać do stażu pracy?
Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia wliczane będą:
- okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność,
a także okresy:
- wykonywania umowy zlecenia lub o świadczenie usług,
- wykonywania umowy agencyjnej,
- pozostawania osobą współpracującą z ww. osobami,
- pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
- przebyty za granicą okres innej niż zatrudnienie działalności zarobkowej,
- okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Co istotne, do stażu pracy nie będzie wliczał się okres wykonywania działa na podstawie umowy o dzieło.
Nowe zasady ustalania stażu pracy – na co w praktyce wpłynie ta zmiana?
Dodatkowe lata wliczane do stażu pracy będą wpływać m.in. na:
- wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego – pracownik z co najmniej 10-letnim stażem pracy ma prawo do 26 dni urlopu rocznie; wliczenie dodatkowych okresów zatrudnienia może przyspieszyć osiągnięcie tego progu;
- dostęp do większej liczby ofert pracy tam, gdzie wymagany jest konkretny staż pracy – nierzadko w ogłoszeniach rekrutacyjnych jednym z wymogów jest określony staż pracy; doliczenie dodatkowych okresów może spełnić ten warunek wcześniej;
- nabycie prawa do nagrody jubileuszowej lub nabycie prawa do kolejnego, wyższego jej poziomu; dodatek stażowy – regulacje wewnątrzzakładowe obowiązujące u danego pracodawcy uzależniają od posiadania przez pracownika określonego okresu zatrudnienia m.in. nagrodę jubileuszową czy dodatek stażowy;
- dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę oraz wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę – od zakładowego stażu pracy, zgodnie z Kodeksem pracy, uzależniona jest m.in. długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy w przypadku rozwiązania umowy o pracę. W praktyce oznacza to, że pracownik, który przed zawarciem umowy o pracę wykonywał na rzecz tego samego pracodawcy obowiązki w ramach umowy cywilnoprawnej, po wejściu w życie nowych regulacji może uzyskać dłuższy okres wypowiedzenia, wyższą odprawę lub inne świadczenia uzależnione od stażu pracy.
Czy okresy pracy sprzed wejścia nowych przepisów będą uwzględniane w nowym stażu pracy?
Tak, do stażu pracy będą zaliczać się wszystkie udowodnione okresy pracy sprzed wejścia przepisów w życie. Nie nastąpi to jednak z automatu. Warunkiem będzie ich właściwe udokumentowanie, w tym m.in. przedstawienie zaświadczenia wydawanego przez ZUS. Wniosek o wydanie takiego zaświadczenia będzie należało złożyć do ZUS w postaci elektronicznej, za pośrednictwem systemu.
Zaliczeniu podlegać będą wszystkie udowodnione okresy, tj. nie tylko okresy po wejściu w życie ustawy, czyli od 1 stycznia 2026 r.
Aby wcześniejszy staż pracy mógł zostać zaliczony do okresu zatrudnienia u obecnego pracodawcy, pracownik będzie zobowiązany udokumentować go w terminie 24 miesięcy od rozpoczęcia stosowania nowych przepisów. Okresy, które nie zostaną w tym czasie potwierdzone, nie będą uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy u tego pracodawcy.
Jak staż pracy powinien być udokumentowany?
Do stażu pracy będą wliczane okresy potwierdzone zaświadczeniami o opłacaniu składek lub podleganiu ubezpieczeniom wydawanymi przez ZUS.
W przypadku pracy wykonywanej za granicą, może to być każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdza przebycie za granicą u pracodawcy zagranicznego okresu wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej.
Warto, aby pracodawcy już teraz zwrócili uwagę pracowników na potrzebę zbierania i przechowywania dowodów dotyczących ich dotychczasowego okresu pracy.
ZUS będzie wydawać zaświadczenia wyłącznie na podstawie posiadanych informacji w swoim systemie. Jeśli w systemie ZUS nie będzie odpowiednich danych i zaświadczenie nie zostanie wydane, pracownik będzie musiał samodzielnie udowodnić dany okres zatrudnienia lub współpracy.
Co z osobami, które nie podlegały ubezpieczeniom, np. studentami?
Zasadniczo do okresu zatrudnienia zalicza się okres, w którym osoba była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym.
Niemniej jednak, do okresu zatrudnienia będą wliczane także udokumentowane okresy działalności zawodowej, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Zatem m.in. uczniowie czy studenci do 26. roku życia, którzy nie podlegali obowiązkowym ubezpieczeniom, będą mogli do okresu zatrudnienia zaliczyć okresy np. umowy zlecenie. To samo dotyczyć będzie przedsiębiorców, którzy skorzystali z ulgi na start.
Co to oznacza dla pracodawców?
Dla pracodawców najbliższe miesiące będą czasem na ustalenie stażu pracy poszczególnych pracowników zgodnie z nowymi przepisami, dokonanie niezbędnych obliczeń oraz wprowadzenie ewentualnych zmian w regulacjach zakładowych.
Na podstawie projektowanych przepisów m.in. okres wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia lub świadczenia usług zawartych z obecnym pracodawcą zostanie zaliczony zarówno do ogólnego, jak i do tzw. zakładowego stażu pracy. Od zakładowego stażu pracy uzależniona jest m.in. długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Także dodatkowe świadczenia przyznawane przez pracodawcę na mocy przepisów zakładowych zwykle uzależnione są od długości zatrudnienia u danego pracodawcy. W konsekwencji, osoba zatrudniona na umowę o pracę, która wcześniej świadczyła pracę na rzecz obecnego pracodawcy na podstawie, np. umowy zlecenia, z dniem wejścia w życie ustawy może uzyskać nie tylko uprawnienie do wyższego wymiaru urlopu, ale także zostanie objęta dłuższym okresem wypowiedzenia oraz będzie przysługiwać jej wyższa odprawa w przypadku rozwiązania umowy o pracę.
Gdy pracownik przedłoży dokumenty potwierdzające nowe okresu zatrudnienia wliczane do stażu pracy, pracodawca ma obowiązek zaktualizowania jego uprawnień.
Kiedy zmiany dotyczące stażu pracy wchodzą w życie?
Uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia okresów działalności zawodowej do okresu zatrudnienia będą przysługiwały od dnia wejścia w życie nowelizacji. Nowe przepisy mają zacząć obowiązywać 1 stycznia 2026 r. Zaliczenie omawianych okresów będzie więc możliwe od tej konkretnej daty i dopiero od tego momentu uprawnienia pracownicze ustalane będą w oparciu o wyższy staż pracy.
Potrzebujesz wsparcia w dostosowaniu się do nowych przepisów? Zapraszamy do kontaktu!
Wiele innych przydatnych treści znajdziesz tutaj: PRAWO PRACY