Zwrot kosztów pracy zdalnej

Zbliża się termin wejścia w życie przepisów wprowadzających pracę zdalną na stałe do Kodeksu pracy. Jednym z obowiązków nałożonych na pracodawcę w związku z wdrożeniem pracy zdalnej jest pokrycie  kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. W artykule omówimy czym są koszty pracy zdalnej, przybliżymy różnice między sposobami zwrotu poniesionych kosztów oraz wskażemy, która opcja naszym zdaniem będzie dla pracodawcy najkorzystniejszym wyborem.

Czy pracodawca może zrezygnować ze zwrotu kosztów pracy zdalnej?

Zwrócenie pracownikowi kosztów pracy zdalnej zgodnie z nowymi przepisami będzie stanowiło obowiązek pracodawcy. Pracodawca nie może zrezygnować z ich pokrywania, nawet gdyby pracownik wyraził na to zgodę.

Niezwracanie kosztów pracy zdalnej pracownikowi albo nieokreślenie zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu przez pracodawcę będzie stanowiło naruszenie przepisów prawa pracy, a pracodawca będzie musiał się liczyć z późniejszą odpowiedzialnością odszkodowawczą.

Co składa się na koszty pracy zdalnej?

Koszty pracy zdalnej obejmują koszty związane m.in. z instalacją i serwisem narzędzi pracy, a także koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Ponadto pracownikom korzystającym z własnych materiałów i narzędzi (np. telefonu, komputera, drukarki) przysługuje ekwiwalent pieniężny ustalony z pracodawcą. Nowe przepisy przewidują możliwość zastąpienia pokrycia kosztów pracy zdalnej i ekwiwalentu ryczałtem odpowiadającym ich przewidywalnej wysokości.

Pracodawca może ustalić, że będzie pokrywał również inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, np. koszt umeblowania stanowiska pracy w domu.

Gdzie uregulować zasady zwrotu kosztów za pracę zdalną?

W zależności od sytuacji, zasady zwrotu kosztów powinny zostać uregulowane w porozumieniu z organizacją związkową, regulaminie, porozumieniu z pracownikiem lub w poleceniu pracy zdalnej. O sposobach uregulowania zasad pracy zdalnej pisaliśmy tutaj.

Ekwiwalent – czym jest i jak ustalić jego wysokość?

Z reguły to pracodawca odpowiada za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zgodnie z nadchodzącymi zmianami, gdy pracodawca i pracownik tak ustalą, możliwe będzie również używanie przez pracownika własnych narzędzi (np. telefonu czy komputera). W sytuacji korzystania w pracy zdalnej z prywatnych materiałów i narzędzi, pracownikowi przysługuje dodatek za pracę zdalną, czyli ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Przepisy wskazują przesłanki ustalania wysokości ekwiwalentu. Natomiast ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym ustalania wysokości ekwiwalentu, będą regulowane na poziomie zakładowym (w porozumieniu albo regulaminie), w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem albo w poleceniu pracy zdalnej.

Wysokość ekwiwalentu musi zostać uzgodniona indywidualnie z pracownikiem – pracodawca nie może arbitralnie ustalić jego wysokości, nie pozyskując wcześniej szczegółowych informacji od pracownika. Wyliczając wysokość ekwiwalentu należy odwoływać do faktycznych kosztów ponoszonych przez danego pracownika, nie można bazować na uśrednionych wartościach.

Należy pamiętać, że kwota wypłacalnego ekwiwalentu może zostać skontrolowana przez ZUS i organy podatkowe. Ustalenie zbyt wysokiego ekwiwalentu w porównaniu do faktycznych kosztów ponoszonych przez pracownika może zatem nieść za sobą negatywne konsekwencje dla zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika w postaci uwzględnienia go w podstawie opodatkowania i ubezpieczeń społecznych.

Ryczałt zamiast pokrywania kosztów i wypłaty ekwiwalentu

Obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej lub wypłaty ekwiwalentu za korzystanie z prywatnego sprzętu pracownika może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Jak ustalić wysokość ryczałtu?

Zasady wyliczania ryczałtu są takie same, jak w przypadku ekwiwalentu, jednak odwołują się do przewidywanych, a nie faktycznych kosztów. Ze względu na to warto zastąpić ekwiwalent ryczałtem. W rezultacie mniejsze faktyczne koszty ponoszone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej nie będą przekładały się na konieczność zmiany kwoty ryczałtu (oczywiście przy założeniu, że ryczałt został prawidłowo ustalony). Ponadto ze względu na odwołanie do przewidywanych, a nie faktycznych kosztów, składniki uwzględniane przy ustalaniu kwoty ryczałtów mogą zostać uśrednione. Jak już zostało wspomniane wyżej – w przypadku ekwiwalentu należy odwoływać do faktycznych kosztów ponoszonych przez danego pracownika, a te mogą się przecież różnić.

Za wyborem ryczałtu przemawiają zatem względy praktyczne. Ustalenie ryczałtu w uśrednionej wysokości zamiast wypłaty ekwiwalentu indywidualnie uzgodnionego z każdym pracownikiem stanowi dla pracodawcy duże ułatwienie – zwłaszcza, gdy pracodawca zatrudnia wielu pracowników.

Ustalając ryczałt konieczne będzie – w zależności od konkretnego przypadku –  odwołanie się w szczególności do norm zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowanych (np. fakturami) cen rynkowych, ilości materiału wykorzystanego w pracy zdalnej i jego ceny rynkowe, a także do norm zużycia energii elektrycznej oraz kosztów usług telekomunikacyjnych.

Należy mieć na uwadze, że z prywatnego komputera pracownik będzie korzystał również w celach innych niż służbowe, dlatego w ryczałcie powinna zostać ujęta tylko część tej kwoty w proporcji odpowiadającej służbowemu wykorzystaniu sprzętu. To samo dotyczy opłat za media – pracodawca powinien uwzględnić kwotę płaconą dostawcom energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych uwzględniwszy proporcję, w jakiej media wykorzystywane są do celów służbowych. Do ustalenia właściwej wysokości ryczałtu konieczna zatem będzie analiza czasu i sposobu pracy naszych pracowników.

Co z pracownikami pracującymi w formie hybrydowej?

W większości firm praca zdalna wykonywana jest hybrydowo – pracownicy pracują częściowo zdalnie, a częściowo w siedzibie biura. Takim pracownikom również przysługuje zwrot kosztów wyliczonych proporcjonalnie do czasu spędzonego na pracy zdalnej.

Koszty pracy zdalnej okazjonalnej

Pracownicy wykonujący pracę zdalną okazjonalnie nie są uprawnieni do zwrotu kosztów, ekwiwalentu czy ryczałtu. Ze względu na incydentalny charakter tej pracy, pracodawca zwolniony jest ponadto z obowiązku zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnie.

Czy koszty związane bezpośrednio z wykonywaniem pracy zdalnej są opodatkowane?

Zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ponadto świadczenia wyłączone z pojęcia przychodu nie będą stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Należy zaznaczyć, jak kluczowe okaże się należyte ustalenie zasad ustalania kosztów, ekwiwalentów i ryczałtów oraz określenie norm zużycia. Zbyt swobodne uregulowanie tych kwestii prowadzące do określenia wyższych kosztów, ekwiwalentu i ryczałtu może spowodować ich kwestionowanie przez urząd skarbowy i ZUS, a to z kolei może doprowadzić do uwzględnienia ich w podstawie opodatkowania i ubezpieczeń społecznych. Zwrot kosztów za pracę zdalną nie może zatem stanowić dodatku do wynagrodzenia wyliczonego w oderwaniu od faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów.

Podsumowując, niedopuszczalne jest zrezygnowanie przez pracodawcę z pokrywania kosztów pracy zdalnej lub wprowadzenie zamiast tego np. podwyżki. Tak samo pracownik nie może zrzec się dodatku za pracę zdalną.  Zwrot poniesionych kosztów albo wypłata ekwiwalentu, czyli dodatku za pracę zdalną w przypadku korzystania z prywatnych materiałów i narzędzi pracy pracownika, mogą być zastąpione obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w bezpośrednim związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Dla pracodawcy jest to opcja znacznie wygodniejsza, jednak aby uniknąć negatywnych konsekwencji na płaszczyźnie podatkowej i ubezpieczeń społecznych, należy pamiętać o odpowiednim ustaleniu jego wysokości.

***

Jesteś pracodawcą i potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu pracy zdalnej w Twojej firmie?  Zapraszamy do kontaktu!