Praca zdalna z Niemiec

Praca zdalna weszła w życie niecałe dwa tygodnie temu, a już niejeden pracownik zdecydował się przejść na ten model świadczenia pracy. Dla wielu pracowników praca zdalna lub praca hybrydowa oznaczać będą nie tylko elastyczne godziny pracy, ale również dużą niezależność w wyborze miejsca świadczenia pracy. 

W dzisiejszym wpisie poruszymy temat wykonywania pracy zdalnej z Niemiec przez polskiego pracownika i omówimy najważniejsze kwestie zarówno z perspektywy pracodawcy, jak i pracownika. 

Kiedy praca zdalna z Niemiec jest możliwa? 

Temat pracy zdalnej z zagranicy szczegółowo omówiliśmy już w artykule sprzed dwóch tygodni, który dostępny jest tutaj. Dla przypomnienia wskażemy jedynie, że praca zdalna może ona być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Jeżeli zatem pracodawca i pracownik ustalą, że praca zdalna będzie wykonywana z Niemiec, wówczas nic nie stoi na przeszkodzie, aby praca była stamtąd świadczona. 

Zwracamy uwagę, że w niniejszym artykule omawiamy pracę zdalną wykonywaną z Niemiec, świadczoną przez pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Nieco odmiennie wyglądać będzie wykonywanie takiej pracy zdalnie przez osoby zatrudnione na innej podstawie niż umowa o pracę (np. umowa zlecenie czy kontrakt b2b). 

Praca zdalna wykonywana w Niemczech, a odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne 

Jak stanowi rozporządzenie w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, pracownik może podlegać ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego i jest to co do zasady państwo miejsce świadczenia pracy. Pracownik nie ma możliwości wyboru prawa właściwego dla systemu zabezpieczenia społecznego. Zasada ta ma zastosowanie nawet do krótkoterminowego świadczenia pracy w danym miejscu. 

Jedynym z wyjątków od powyższej zasady jest sytuacja tzw. delegowania, czyli tymczasowego wykonywania pracy w innym kraju niż kraj miejsca zamieszkania pracownika – wówczas właściwy pozostaje system zabezpieczenia społecznego kraju pochodzenia pracownika. Jeżeli zatem pracownik ma status pracownika delegowanego (czyli zostaje wysłany do pracy tymczasowo – maksymalnie do 24 miesięcy – do innego państwa UE), wówczas pozostaje ubezpieczony w Polsce. Konieczne jest jednak pozyskanie przez pracodawcę zaświadczenia A1 z ZUSu, potwierdzającego ubezpieczenie pracownika w Polsce oraz i poinformowanie właściwych organów kraju przyjmującego. Dokument A1 dla niemieckich organów kontrolnych jest potwierdzeniem ubezpieczenia społecznego pracownika w jego macierzystym kraju. Do wniosku o zaświadczenie A1 należy dołączyć dokumenty stanowiące poświadczenie oddelegowania pracownika do innego kraju Unii.  

W razie ewentualnej kontroli niemieckich organów, pracownik nieposiadający zaświadczenia A1 narażony jest na dotkliwe konsekwencje, m.in. wysokie grzywny administracyjne. 

Należy pamiętać, że praca zdalna może być wykonywana jako delegowanie, jeśli faktyczny okres pracy zdalnej w Niemczech będzie nie dłuższy niż dopuszczalny czas delegowania. 

Praca zdalna świadczona z Niemiec a obowiązek podatkowy 

W 2003 r. Polska i Niemcy podpisały umowę w sprawie unikania podwójnego opodatkowania – dzięki niej pracownik unika sytuacji, w której musiałby dwa razy odprowadzić podatek za ten sam dochód. 

Powyższa umowa przewiduje metodę unikania podwójnego opodatkowania, którą określamy metodą wyłączenia z progresją – w Polsce wyłącza się z podstawy opodatkowania dochód osiągnięty za granicą, zwolniony z opodatkowania na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (dochód zagraniczny jest wyłączony z opodatkowania w Polsce, ale ma wpływ na większą, efektywną stawkę podatkową względem polskiego dochodu). Dla ustalenia stawki podatku od pozostałego dochodu – podlegającego opodatkowaniu w Polsce – stosuje się stawkę podatku właściwą dla całego dochodu, tzn. łącznie z dochodem osiągniętym za granicą.  

To, w jakim zakresie pracownik podlega obowiązkowi podatkowemu w Niemczech, zależy od tego, czy posiada w tym państwie ograniczony, czy też nieograniczony obowiązek podatkowy.  

Co do zasady, jeżeli praca zdalna ma charakter tymczasowy, tj. trwa krócej niż 183 dni w roku kalendarzowym, pracownik pozostaje polskim rezydentem podatkowym i podlega w Polsce opodatkowaniu od całości swoich dochodów bez względu na to, gdzie dochód został wypracowany. Może jednak okazać się, że praca wykonana zdalnie z zagranicy będzie musiała zostać opodatkowana najpierw za granicą (zgodnie z postanowieniami umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z danym krajem oraz przepisami lokalnymi), a następnie rozliczona w Polsce (metodą wyłączenia z progresją). 

Podobnie będzie wygląda sytuacja, w której pracownik co prawda będzie przebywał za granicą ponad 183 dni w roku, ale w Polsce pozostanie jego centrum interesów życiowych (gdy mimo dłuższego wyjazdu pracownik pozostanie bardziej powiązany osobiście i ekonomicznie z Polską, niż krajem wykonywania pracy, m.in. w związku z miejscem przebywania najbliższej rodziny, znajomych, majątku pracownika, źródeł dochodów itp.). Podsumowując, w przypadku przebywania przez pracownika ponad 183 dni w Niemczech do ustalenia rezydencji podatkowej konieczne będzie określenie ośrodka interesów życiowych. 

Skutki pracy zdalnej z Niemiec na gruncie przepisów prawa pracy 

Praca zdalna za granicą wiąże się ze stosowaniem odpowiednich przepisów prawa pracy. 

Pracodawca będzie zatem zobowiązany do zapewnienia pracownikowi standardów na gruncie obowiązującego niemieckiego prawa pracy w zakresie wszelkich warunków minimalnych zatrudnienia m.in. zagwarantowania tamtejszej płacy minimalnej. Ze względu na obowiązującą w  Niemczech ustawę o płacy minimalnej (MiLoG), niezależnie od branży i siedziby podmiotu, pracownicy muszą otrzymywać stawkę minimalną zgodną z ww. ustawą. Na ten moment stawka minimalna wynosi 12 euro brutto za godzinę pracy, chyba że w danej branży obowiązują regulacje ustalające wyższą stawkę płacy minimalnej. W przyszłym roku w Niemczech planowany jest kolejny wzrost płacy minimalnej. 

W związku z wypłatą płacy minimalnej w Niemczech dla istnieje obowiązek meldunkowy dla pracodawców z siedzibą poza terytorium Niemiec. § 16 MiLoG stanowi że pracodawca, który zatrudnia pracowników w jednej z branż określonych §2a niemieckiej Ustawy o zwalczaniu nielegalnego zatrudnienia (SchwarzArbG) lub takiej, do której zastosowanie znajduje MiLoG, jest zobowiązany do pisemnego zameldowania pracowników w odpowiednim urzędzie jeszcze przed rozpoczęciem przez nich działalności na terenie Niemiec. Do takich branż należą m.in. budownictwo, transport, spedycja i związana z tym działalność logistyczna czy budowa stoisk wystawowych. 

Jeżeli wykonywana przez pracownika praca nie będzie dotyczyła wymienionych powyżej branż, nie zajdzie potrzeba zgłaszania pracowników w zakresie wypłacania im wynagrodzenia minimalnego. 

Podsumowanie  

Pracodawcy wyrażający zgodę na wykonywanie przez pracowników pracy zdalnie z Niemiec powinni uprzednio zweryfikować wiążące się z tym konsekwencje na płaszczyźnie prawnej, podatkowej oraz ubezpieczeń społecznych. Pracę zdalną świadczoną z zagranicy należy wdrożyć w sposób rozważny i przemyślany, aby uniknąć negatywnych konsekwencji spowodowanych niedopełnieniem określonych formalności.