Praca zdalna okazjonalna – Q&A

Jedną z form pracy zdalnej jest praca zdalna okazjonalna, która zakłada wykonywanie pracy w formie zdalnej doraźnie, głównie wskutek potrzeb pracownika, np. konieczności opieki nad chorym dzieckiem. 

Czy wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący? Czy limit dni okazjonalnej pracy zdalnej uzależniony jest od wymiaru etatu lub zmiany pracodawcy? Czy pracodawca może dowolnie go wydłużyć? W dzisiejszym wpisie odpowiemy na najbardziej nurtujące pytania dotyczące wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej. 

Na czym polega praca zdalna okazjonalna? 

Pracownik może wystąpić z wnioskiem o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Praca zdalna okazjonalna stanowi zatem odpowiedź na potrzeby pracowników wykonujących pracę w tradycyjnej formie stacjonarnej lub częściowo zdalnie (hybrydowo), umożliwiając pracownikowi wykonywanie pracy w miejscu przez niego wskazanym, w sytuacjach uzasadnionych jego potrzebami. 

Okazjonalna praca zdalna może być wykonywana wyłącznie na wniosek złożony przez pracownika. 

Czy wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną jest dla pracodawcy wiążący? 

Nie, wniosek ten nie jest wiążący dla pracodawcy, może on więc odmówić jego uwzględnienia – w szczególności, gdy wykonywanie pracy w formie zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj. 

Czy w regulaminie pracy można wydłużyć wymiar pracy zdalnej okazjonalnej? 

Zgodnie z przepisami, wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie wynosi nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym. Jest to maksymalny wymiar tego uprawnienia.  

Co w sytuacji, gdy pracownik wyczerpie 24 dniowy limit? 

Może zdarzyć się, że pracownik będzie miał uzasadnioną potrzebę wykonywania pracy spoza siedziby biura, ale wykorzystał już pulę 24 dni przed upływem roku kalendarzowego. Czy w takiej sytuacji pracodawca może zgodzić się na wykonywanie pracy zdalnie nadal w ramach pracy zdalnej okazjonalnej? 

Aktualne stanowisko PIP wskazuje, że świadczenie pracy zdalnej wykraczającej poza limit pracy zdalnej okazjonalnej należałoby potraktować już jako pracę zdalną wykonywaną na zasadach ogólnych, ze wszystkimi wiążącymi się z tym konsekwencjami, w tym obowiązkiem zapewnienia pracownikowi niezbędnych materiałów i narzędzi oraz pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Limit 24 dni świadczenia pracy zdalnej okazjonalnie jest zatem nieprzekraczalny. 

W przypadku świadczenia pracy spoza siedziby biura w ramach okazjonalnej pracy zdalnej powyżej dopuszczalnej liczby dni, w razie ewentualnej kontroli inspekcji pracy, inspektor będzie miał prawo zastosować odpowiednie środki prawne, np. wydanie wystąpienia. 

Zmiana pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego 

Wielu pracodawców ma wątpliwości jak postępować w sytuacji, w której pracownik w trakcie roku kalendarzowego zmienia pracę – czy wpływa to na limit dni okazjonalnej pracy zdalnej? 

Należy podzielić stanowisko, zgodnie z którym zmiana pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego nie ma wpływu na limit dni okazjonalnej pracy zdalnej. Dla przykładu – pracownik, który u poprzedniego pracodawcy wykorzystał 10 dni okazjonalnej pracy zdalnej, u kolejnego pracodawcy w tym samym roku kalendarzowym, będzie mógł skorzystać jeszcze z maksymalnie 14 dni. W przypadku, w którym pracownik nie wykorzysta żadnego dnia okazjonalnej pracy zdalnej u poprzedniego pracodawcy bądź podejmie pracę w trakcie roku kalendarzowego, będzie mu przysługiwał pełen wymiar pracy zdalnej okazjonalnej. Zasada ta jest zatem analogiczna, jak w przypadku urlopu wypoczynkowego. 

Informacja o wykorzystanej liczbie dni wykonywania takiej pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, powinna być zawarta w świadectwie pracy. Umożliwi to kolejnemu pracodawcy prawidłowe ustalenie pozostałego do wykorzystania wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej. 

Czy wymiar pracy zdalnej okazjonalnej uzależniony jest od wymiaru etatu? 

Zgodnie ze stanowiskiem PIP, wymiar pracy zdalnej okazjonalnej jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika, jak również liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę w tej formie. 

Czy przepisy o pracy zdalnej mają zastosowanie do pracy zdalnej okazjonalnej? 

Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się szeregu przepisów dotyczących zasad wykonywania pracy zdalnej. Ustawodawca nie wyłączył jednak zastosowania wszystkich przepisów – stosuje się m.in. regulacje dot. kontrolowania pracy zdalnej, przekazania informacji niezbędnych do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą, przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, czy ochrony danych osobowych. 

W kontekście pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca ma w szczególności obowiązek określenia na potrzeby wykonywania pracy zdalnej procedury ochrony danych osobowych oraz dokonania oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej. 

Jak wygląda zwrot kosztów pracy zdalnej okazjonalnej? 

Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się wielu przepisów regulujących zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym przepisów dotyczących obowiązku pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną przez pracodawcę. Za pracę zdalną wykonywaną okazjonalnie pracownikowi nie przysługuje zatem zwrot kosztów, jeżeli jednak pracodawca chce zrekompensować pracownikowi poniesione koszty, nie ma ku temu przeciwskazań. 

Ze względu na incydentalny charakter tej pracy, pracodawca zwolniony jest ponadto z obowiązku zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnie w formie okazjonalnej. 

Podsumowanie 

Okazjonalna praca zdalna jest jednym ze sposobów uelastycznienia dotychczasowych, tradycyjnych form zatrudnienia wprowadzonych do Kodeksu pracy wraz z nowelizacją. Może ona stanowić uzupełnienie pracy zdalnej wykonywanej na zasadach ogólnych – pracownik może złożyć wniosek dotyczący okazjonalnej pracy zdalnej, nawet jeśli wykonuje już pracę zdalną częściowo (praca hybrydowa) według przyjętego z prawodawcą harmonogramu. W takim przypadku praca zdalna okazjonalna przypadnie na dzień wyznaczony jako dzień pracy w siedzibie biura. 

 PIP wskazuje, że fakt wejścia w życie przepisów dotyczących pracy zdalnej w trakcie bieżącego roku kalendarzowego nie ma wpływu na wymiar okazjonalnej pracy zdalnej w tym roku. Oznacza to, że pracownik w 2023 roku będzie miał prawo wnioskować do pracodawcy o pracę zdalną okazjonalną w pełnym wymiarze 24 dni. 

Należy pamiętać, że regulacje dotyczące pracy zdalnej, w tym pracy zdalnej okazjonalnej, są stosunkowo nowe, a co za tym idzie – nie dysponujemy jeszcze orzecznictwem sądów w tym zakresie. Na tę chwilę jako wiążące należy traktować zatem stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy.