Wiza Vander Elst – Wysyłasz pracowników do Niemiec z Ukrainy i innych krajów spoza UE? Sprawdź, jakie masz obowiązki
Wiza Vander Elst
Wiza Vander Elst – Wysyłasz pracowników do Niemiec z Ukrainy i innych krajów spoza UE? Sprawdź, jakie masz obowiązki.
Wielu polskich przedsiębiorców zatrudnia obywateli państw trzecich – najczęściej z Ukrainy, Gruzji czy Mołdawii. Wykonując usługi na rzecz kontrahentów w Niemczech, naturalnym krokiem jest chęć czasowego oddelegowania pracowników do pracy za Odrą. W przypadku osób spoza Unii Europejskiej nie można jednak po prostu wysłać ich na teren Niemiec na podstawie polskiego zezwolenia na pobyt i pracę. W takich sytuacjach konieczne jest spełnienie szeregu obowiązków.
Zasada swobody świadczenia usług w praktyce
Intuicyjnie mogłoby się wydawać, że skoro obywatel państwa trzeciego – np. Ukrainy – posiada legalne prawo pobytu i pracy w Polsce, to może na tej samej podstawie wykonywać pracę w dowolnym państwie Unii Europejskiej. Zasada swobody świadczenia usług (art. 56–57 TFUE) zakazuje państwom członkowskim nakładania nieproporcjonalnych barier administracyjnych utrudniających krótkoterminowe świadczenie usług przez przedsiębiorstwa z innych krajów UE. Niemcy zachowują jednak prawo do weryfikacji wniosków wizowych i mogą żądać dowodów potwierdzających, że delegowanie ma charakter rzeczywistej usługi, a nie stałej pracy. W praktyce niemieckiej zasady te stosowane są w ramach procedury wydawania wizy Vander Elst. O wizie Vander Elst pisaliśmy już TU i TU.
Co decyduje o uzyskaniu wizy VANDER ELST?
Pracownik spoza UE może uzyskać wizę Vander Elst, jeśli jego oddelegowanie dotyczy konkretnego projektu usługowego, a nie ogólnego wsparcia kadrowego. Projekt ten musi być precyzyjnie opisany i odpowiednio udokumentowany. Kluczowe znaczenie mają w szczególności:
- zakres prac – dokładne określenie rodzaju i przedmiotu usługi (np. montaż instalacji, serwis maszyn, prace techniczne),
- miejsce wykonania – wskazanie lokalizacji w Niemczech, w której prace będą prowadzone,
- termin i harmonogram – określenie początku, końca oraz etapów projektu,
- wartość zlecenia lub wynagrodzenie – potwierdzające rzeczywisty charakter kontraktu,
- dowód istnienia umowy lub zamówienia – pomiędzy polskim przedsiębiorstwem a niemieckim klientem.
Te elementy łącznie potwierdzają, że delegowanie ma charakter czasowo i funkcjonalnie ograniczony, a pracownik przyjeżdża wyłącznie po to, by zrealizować określone zadanie i następnie wraca do kraju zatrudnienia.
Co nie kwalifikuje się „pod” wizę VANDER ELST?
Nie każda forma wysłania pracownika za granicę spełnia kryteria Vander Elst. Wiza nie zostanie wydana, jeśli delegowanie ma charakter ciągły, rotacyjny lub strukturalnie związany z działalnością odbiorcy usługi. Przykładowe przypadki wyłączające możliwość zastosowania uproszczonej procedury to:
- system rotacyjny – cykliczne wysyłanie pracowników, aby utrzymać produkcję w zakładzie niemieckiego odbiorcy,
- brak konkretnego projektu – gdy dokumenty opisują jedynie „ogólne wsparcie personalne”,
- ciągłość świadczenia – gdy oddelegowania stanowią faktyczne zastępstwo lokalnych pracowników,
- brak miejsca i terminów wykonania prac – dokumenty ogólne, bez wskazania lokalizacji i harmonogramu.
W takich sytuacjach organy niemieckie mają prawo uznać, że wniosek o wizę Vander Elst stanowi próbę obejścia przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców i odmówić jej wydania. W przypadku wizy Vander Elst kluczowe jest, że to polski pracodawca, realizując umowę lub zlecenie z niemieckim kontrahentem, potrzebuje czasowego działania swojego pracownika na terytorium Niemiec – nie zaś to, że chodzi o wsparcie funkcjonowania niemieckiego zakładu.
Wiza Vander Elst – jakie dokumenty są podstawą do uzyskania?
W trakcie procesu uzyskiwania wizy Vander Elst trzeba przede wszystkim przedstawić następujące dokumenty:
- umowę lub zamówienie od klienta niemieckiego,
- szczegółowy opis projektu: zakres usług, harmonogram, miejsca realizacji, etapy i wartość zlecenia,
- dokumenty potwierdzające zatrudnienie w Polsce i legalny pobyt pracownika (np. karta pobytu, zezwolenie na pracę),
- potwierdzenie ubezpieczenia społecznego – zaświadczenie A1 wydane przez ZUS.
Co to jest zaświadczenie A1?
Zaświadczenie A1 jest jednym z najważniejszych dokumentów w procesie delegowania. Wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), potwierdza, że delegowany pracownik pozostaje objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych w czasie pracy w Niemczech. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi odprowadzać składek w Niemczech, a pracownik zachowuje ciągłość ubezpieczenia w Polsce. W celu uzyskania A1, trzeba wykazać, że:
- pracownik jest zatrudniony w Polsce,
- delegowanie ma charakter czasowy,
- przedsiębiorstwo prowadzi istotną część działalności w Polsce,
- między pracownikiem a pracodawcą istnieje bezpośredni stosunek pracy.
Czy wniosek wizowy może polegać kontroli?
Niemieckie organy mają prawo przeprowadzić kontrolę wiarygodności wniosku wizowego. Mogą sprawdzić:
- istnienie i charakter umowy z klientem,
- miejsce i termin realizacji projektu,
- zakres obowiązków delegowanego pracownika,
- dokumenty potwierdzające zatrudnienie i ubezpieczenie,
- faktyczne prowadzenie działalności przez firmę delegującą w Polsce.
Kontrole te muszą być proporcjonalne – nie mogą paraliżować procedury ani zastępować pełnej inspekcji prawa pracy. Jednak w przypadkach, gdy dokumentacja wskazuje na ciągłe lub rotacyjne delegowanie, organy mają pełne prawo odmówić wizy.
Jak odwołać się od decyzji negatywnej?
Od decyzji o odmowie wydania wizy Vander Elst przysługuje wnioskodawcy środek odwoławczy w postaci tzw. remonstracji, czyli pisemnego sprzeciwu kierowanego do tej samej niemieckiej placówki dyplomatycznej, która wydała decyzję. Remonstracja musi zostać złożona w terminie miesiąca od doręczenia odmowy i powinna zawierać uzasadnienie, w którym wnioskodawca wskazuje, że delegowanie ma charakter rzeczywistej, czasowej usługi, a nie stałego zatrudnienia na terytorium Niemiec.
Jeśli placówka po ponownym rozpatrzeniu sprawy utrzyma odmowę, wydaje tzw. decyzję remonstracyjną (Remonstrationsbescheid), od której przysługuje skarga do niemieckiego sądu administracyjnego w Berlinie. Sąd ten ocenia, czy decyzja organu była zgodna z prawem krajowym i unijnym, a zwłaszcza z zasadą proporcjonalności i swobody świadczenia usług wynikającą z art. 56–57 TFUE. W praktyce postępowania odwoławcze w sprawach wiz Vander Elst koncentrują się na tym, czy organ prawidłowo ustalił, że dane delegowanie ma charakter usługowy, czy też w rzeczywistości stanowi próbę obejścia przepisów o dostępie do rynku pracy.
Jakie konsekwencje rodzi brak wizy VANDER ELST?
Praca w Niemczech przez obywatela państwa trzeciego (czyli spoza Unii Europejskiej, np. Ukrainy), bez uzyskania odpowiednich zezwoleń – takich jak wiza Vander Elst – stanowi naruszenie niemieckich przepisów pobytowych i imigracyjnych. W praktyce oznacza to, że cudzoziemiec przebywa i wykonuje pracę w Niemczech bez wymaganego tytułu pobytowego, co zgodnie z § 50 ust. 1 ustawy o pobycie cudzoziemców (Aufenthaltsgesetz – AufenthG) rodzi obowiązek natychmiastowego opuszczenia terytorium Niemiec. Jeżeli osoba taka nie wyjedzie dobrowolnie, może zostać wydalona lub deportowana, a w konsekwencji – zgodnie z § 11 AufenthG – objęta zakazem ponownego wjazdu i pobytu na terytorium Niemiec oraz innych państw strefy Schengen, który może obowiązywać nawet do pięciu lat, a w przypadkach poważniejszych naruszeń – dłużej.
Dodatkowo, pracodawca, który zatrudnia cudzoziemca bez wymaganego zezwolenia, naraża się na wysokie kary finansowe oraz odpowiedzialność administracyjną. Brak wizy Vander Elst lub innego właściwego tytułu pobytowego może więc skutkować nie tylko utratą prawa do pracy, ale również wydaleniem z kraju i wieloletnim zakazem ponownego wjazdu do Niemiec.
Podsumowanie – Wiza Vander Elst
Delegowanie obywateli państw trzecich, takich jak Ukraina, do Niemiec w ramach świadczenia usług przez polskie firmy jest możliwe, ale wymaga ścisłego przestrzegania procedur. Najważniejszym elementem jest uzyskanie wizy Vander Elst, która potwierdza legalność wjazdu i pracy w Niemczech. Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować poważnymi sankcjami zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Dlatego przed wysłaniem pracownika spoza UE do Niemiec warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie migracyjnym lub skorzystać z profesjonalnego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji do wizy Vander Elst.
Zachęcamy również do zapoznania się z naszymi pozostałymi publikacjami.