Kontrola pracownika w trakcie pracy zdalnej

W wielu firmach praca zdalna jest już standardem. Świadczenie pracy na odległość przysparza pracodawcom jednak wiele wątpliwości w zakresie kontroli nad pracownikami. Monitorowanie pracy zdalnej okazuje się być znacznie trudniejsze niż w przypadku pracy świadczonej w siedzibie biura.

W dzisiejszym wpisie odpowiemy na najczęściej zadawane pytania dotyczące dokonywania kontroli pracy świadczonej zdalnie.

Czy pracodawca ma prawo kontroli pracownika podczas pracy zdalnej?

Omówienie kwestii BPH w kontekście pracy zdalnej należy zacząć od podstawowego pytania – czy pracodawca ma prawo kontrolować pracownika świadczącego pracę na odległość? Tak, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania tej pracy w zakresie wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrola taka musi odbywać się w porozumieniu z pracownikiem, na zasadach określonych w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu albo indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.

Z kolei w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej kontrola ta odbywać się może na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Przebieg kontroli w miejscu zamieszkania pracownika

Jak wskazano powyżej, kontrola musi odbywać się w porozumieniu z pracownikiem, w godzinach świadczenia przez niego pracy zdalnej. Porozumienie należy rozumieć na dwa sposoby. Po pierwsze, pracodawca nie ma prawa wstępu bez zgody pracownika do miejsca wykonywania przez niego pracy. Po drugie, pracownik zobowiązany jest uwzględnić wniosek pracodawcy o przeprowadzenie kontroli w zaproponowanym przez pracodawcę czasie, chyba, że przeciwstawiają się temu istotne okoliczności – mogą one w zasadzie dotyczyć wyłącznie nadmiernej ingerencji w prywatność pracownika i domowników. Prawo do przeprowadzania kontroli wynika wprost z przepisów, nie wymaga zatem zgody pracownika. Porozumienie należy pojmować jako uzgodnienie, ustalenie wtórne względem decyzji podjętej przez pracodawcę. W związku z powyższym należy przyjąć, że pracownik nie może odmówić kontroli.

Sposób przeprowadzania kontroli musi być dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Powinien on być możliwie najmniej dolegliwy dla pracownika. Same czynności kontrolne powinny mieć związek ze stosunkiem pracy, w jakim pozostaje kontrolowany pracownik, a tym samym cechować się celowością. Przepisy nie narzucają formy przeprowadzenia kontroli. Może się ona zatem odbyć bez konieczności odwiedzania pracownika w jego domu – równie dobrze może być przeprowadzona z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość.

Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani też utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Odmowa przeprowadzenia kontroli – jakie konsekwencje niesie dla pracownika?

Kontrola w miejscu świadczenia pracy zdalnej jest uprawnieniem pracodawcy. Wynika z tego, że nieuzasadniona odmowa poddania się kontroli będzie stanowić naruszenie obowiązku pracowniczego, co z kolei upoważni pracodawcę do zastosowania sankcji stosownej do indywidualnie ocenianej wagi tego naruszenia.

Stwierdzenie uchybień w trakcie kontroli

W razie stwierdzenia przez pracodawcę uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad BHP, będzie mógł on zobligować pracownika do usunięcia tych uchybień we wskazanym terminie albo będzie mógł cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Należy zaznaczyć, że powyższe rozwiązanie ma zastosowanie wyłącznie w stosunku do pracy zdalnej, która jest przedmiotem uzgodnienia w trakcie trwania stosunku pracy. Przepis nie dotyczy więc pracy zdalnej ustalonej w umowie o pracę lub pracy poleconej przez pracodawcę.

Wobec pracownika wykonującego pracę zdalną, który narusza swoje obowiązki, pracodawca może stosować wszystkie sankcje przewidziane w Kodeksie pracy (odpowiedzialność porządkową i materialną). Może on także wypowiedzieć lub rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia na zasadach ogólnych.

Kontrola PIP w miejscu zamieszkania pracownika

Art. 67¹⁸ Kodeksu pracy przewiduje, że praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Mimo że z przywołanego przepisu wynika, że miejscem wykonywania pracy zdalnie może być np. mieszkanie pracownika, to jednak inspektorzy pracy nie są uprawnieni do prowadzenia czynności kontrolnych w miejscu zamieszkania pracowników. Trudno bowiem uznać, że mieszkanie pracownika jest miejscem wykonywania zadań podmiotu kontrolowanego (czyli pracodawcy), a więc miejscem, nad którym ma on bezpośrednie władztwo i może tam bezpośrednio organizować procesy pracy.

Badanie trzeźwości pracowników podczas pracy zdalnej

Od niedawna obowiązują również przepisy umożliwiające pracodawcy dokonywanie samodzielnych kontroli trzeźwości pracowników – pisaliśmy o tym tutaj. Dotyczą one zarówno kontroli trzeźwości oraz kontroli, czy pracownik nie jest pod wpływem środków działających podobnie do alkoholu, np. narkotyków. Zgodnie z nowymi regulacjami, pracownicy mogą być kontrolowani prewencyjnie przez pracodawcę, o ile zostało to uregulowane w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie. Jest to możliwe, nawet jeżeli pracownik nie wykazuje oznak pozostawania pod wpływem alkoholu. Kontrole mogą być prowadzone, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.

W przepisach wewnątrzzakładowych pracodawca obowiązany jest wskazać, które grupy pracowników będą objęte kontrolą trzeźwości oraz określić, w jaki sposób będą przeprowadzane kontrole.

Przy spełnieniu ustawowych przesłanek kontrolą trzeźwości mogą zostać objęci także pracownicy pracujący zdalnie, ponieważ to pracodawca ustala grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą. Decydujące w tym zakresie będą postanowienia obowiązującego u pracodawcy układu, regulaminu lub obwieszczenia określające zasady przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników. Wydaje się jednak, że w praktyce w przypadku pracy zdalnej pracodawca może mieć ograniczoną możliwość kontrolowania stanu trzeźwości pracowników. Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownicy stawiają się w siedzibie pracodawcy lub innym wyznaczonym miejscu pracy i tam poddani są kontroli trzeźwości, a inaczej, gdy pracownik pracuje zdalnie, najczęściej w miejscu swojego zamieszkania. Ponadto co do zasady praca zdalna będzie wykonywana przez pracowników za pomocą urządzeń teleinformatycznych nie będzie niosła za sobą wysokiego ryzyka dla zdrowia, życia czy mienia, o ile pracownik przestrzega zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Dla pracodawcy praktycznie niemożliwe będzie wykazanie, że pracownik, który pod wpływem alkoholu np. prowadzi wideokonferencję, naraził czyjeś życie, zdrowie lub mienie.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku pracy zdalnej badanie stanu trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w tym prawa do prywatności pracownika i pozostałych domowników.

***

Jesteś pracodawcą i potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu pracy zdalnej w Twojej firmie? Zapraszamy do kontaktu!