Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego – jakie zmiany dla pracodawców od 1 lipca?
1 lipca 2023 r. zostanie odwołany stan zagrożenia epidemicznego, co wiąże się z wieloma zmianami w prawie pracy. Tymczasowe przepisy „covidowe” przewidywały szczególne rozwiązania prawne wprowadzone w związku z pandemią, w tym przyznawały pracodawcom dodatkowe uprawnienia, odciążające ich z pewnych obowiązków m.in. w zakresie BHP czy funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Jakie zmiany czekają pracodawców w związku z końcem stanu zagrożenia epidemicznego?
Zmiany dotyczące pracy zdalnej
Istotna zmiana nastąpi w zakresie możliwości wydawania polecenia pracy zdalnej. Zgodnie z nowymi przepisami o pracy zdalnej, w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, pracodawca może polecić pracownikowi świadczenie pracy w modelu zdalnym.
Niebawem jedyną przesłanką pozwalającą pracodawcy na wydanie takiego polecenia będzie wystąpienie siły wyższej, czasowo uniemożliwiającej mu zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika. Decyzja w zakresie skorzystania z takiej możliwości należy wyłącznie do pracodawcy.
Takie polecenie obwarowane jest wymogiem złożenia przez pracownika oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Zmiany w zakresie udzielenia urlopów
W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii pracodawca mógł udzielić pracownikowi w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany był taki urlop wykorzystać.
Po ustaniu stanu zagrożenia epidemicznego pracodawcy nie będą już mogli wysłać pracownika jednostronną decyzją na niewykorzystany w poprzednich latach urlop wypoczynkowy. Powraca zatem obowiązek udzielania urlopu, co do zasady, zgodnie z planem urlopów albo w razie braku takiego planu – po ustaleniu bezpośrednio z pracownikiem.
Przymusowe wysłanie pracownika na urlop będzie możliwe jedynie w przypadkach określonych w Kodeksie pracy, czyli:
- w czasie okresu wypowiedzenia umowy o pracę (art. 1671 k.p.) albo
- gdy pracownik ma zaległy urlop, którego udzielenie powinno nastąpić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.).
Wyższe odprawy
Odwołanie stanu zagrożenie epidemicznego wiąże się także z wyższymi odprawami i odszkodowaniami dla zwalnianych pracowników.
Obowiązywać przestaje regulacja, zgodnie z którą w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, wysokość odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia pieniężnego wypłacanego przez tego pracodawcę pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, nie może przekroczyć 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę .
Od 1 lipca pracodawca obowiązany jest wypłacać powyższe należności w standardowych kwotach wynikających z przepisów. Np. wysokość odprawy pieniężnej nie może przekraczać kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.
Powrót obowiązkowych badań okresowych
Wraca obowiązek przeprowadzania okresowych badań lekarskich – w okresie pandemii pracodawcy byli zwolnieni z obowiązku kierowania pracowników na badania okresowe z medycyny pracy. Dotychczas wydane orzeczenia, których ważność minęła w trakcie pandemii, będą ważne nie dłużej niż 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego. Pracodawcy muszą dopilnować zatem, aby pracownicy wykonali zaległe badania najpóźniej do 28 grudnia 2023 r. Na pracodawcę dopuszczającego do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego może zostać nałożona kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Pracodawcy będą mieli również obowiązek przeprowadzenia szkoleń okresowych w zakresie BHP w terminie 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego. Szkolenia, które miały odbyć się między 14 marca 2020 r. (dzień wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego Polsce) a 30 czerwca 2023 r., muszą się zatem odbyć najpóźniej 30 sierpnia tego roku.
Ponadto wszystkie wstępne szkolenia BHP znowu należy przeprowadzać w formie stacjonarnej. Dotychczas specustawa covidowa dopuszczała możliwość ich odbycia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Zakaz konkurencji
Zgodnie ze specustawą, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, strony umowy o zakazie konkurencji obowiązującym po ustaniu stosunku pracy, mogły wypowiedzieć ją z zachowaniem 7-dniowego terminu.
Po 1 lipca pracodawca może wypowiedzieć zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia jedynie wówczas, gdy strony przewidziały możliwość jej wypowiedzenia w umowie ustanawiającej ten zakaz.
„Odwieszenie” Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, pracodawca mógł zawiesić obowiązki:
- tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
- dokonywania odpisu podstawowego,
- wypłaty świadczeń urlopowych.
Pracodawcy korzystający z tego uprawnienia, od 1 lipca muszą powrócić do obowiązków związanych z funkcjonowaniem ZZFŚS. Dotyczy to oczywiście tych pracodawców, którzy zgodnie z ustawą o ZFŚS zobowiązani są tych powinności przestrzegać.
Zatrudnianie cudzoziemców
Powracają formalności związane z zatrudnianiem cudzoziemców – z dniem 31 lipca 2023 r. ważność stracą zezwolenia na pracę czy zezwolenia na pracę sezonową, których ważność wygasła podczas trwania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.
Specustawa „covidowa” przedłużyła moc obowiązującą tych zezwoleń do upływu 30 dni od daty zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego. Wynika z tego, że cudzoziemcy, których zezwolenia na pracę wygasły w trakcie pandemii lub w trakcie trwania zagrożenia epidemicznego, mają automatycznie przedłużony legalny pobyt do 30 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, czyli do 31 lipca 2023 r.
W takim przypadku, aby pobyt i praca cudzoziemca dalej były legalne, wniosek o przedłużenie zezwolenia na pracę/pracę sezonową należy złożyć najpóźniej do końca lipca.
Zmiany te nie dotyczą pracowników będącymi obywatelami Ukrainy, ponieważ do nich zastosowanie ma tymczasowo specustawa o pomocy obywatelom Ukrainy. Wszyscy obywatele Ukrainy przebywający na terytorium RP legalnie, bez względu na podstawę prawną ich pobytu w Polsce, uprawnieni są do podjęcia pracy bez konieczności posiadania zezwolenia na pracę, jeśli pracodawca powiadomi w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy powiatowy urząd pracy.
Wracamy do „fikcji doręczenia”
Dla pracodawców istotnym skutkiem odwołania stanu zagrożenia epidemicznego jest powrót do fikcji doręczania pism wysłanych pocztą tradycyjną.
W okresie stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego, nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru, nie można było uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów. Powodowało to, że pracodawcy nie mogli złożyć pracownikowi skutecznie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę za pośrednictwem poczty.
Po odwieszeniu fikcji doręczenia w przypadku, gdy pracownik celowo nie będzie odbierał pisma wysłanego przesyłką poleconą od pracodawcy, pismo to zostanie uznane za doręczone najpóźniej 7. dnia od drugiego awizowania. Spowoduje to, że pracodawcy z pewnością powrócą do korzystania z tego sposobu rozwiązywania stosunku pracy z pracownikiem.
Podsumowanie – co powinien zrobić pracodawca?
W związku z nadchodzącymi zmianami pracodawcy powinni zweryfikować, czy nie stosują u siebie rozwiązań „covidowych”, które po 1 lipca przestaną obowiązywać. Każdy pracodawca powinien w szczególności sprawdzić, którym pracownikom kończy się ważność okresowych badań lekarskich i wystawić im stosowne skierowania, a także zadbać o przeprowadzenie szkoleń okresowych w zakresie BHP. Konieczna jest również weryfikacja praktyki udzielania urlopów. Pracodawca zatrudniający cudzoziemców powinien także skontrolować terminy ważności ich dokumentów pobytowych i w razie potrzeby złożyć wnioski o odpowiednie zezwolenia.