Praca zdalna a inne elastyczne formy zatrudnienia

Już 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie przepisy wdrażające na stałe pracę zdalną do Kodeksu pracy. Tym samym stanowi ona zastępstwo dla telepracy, która dotychczas pozwalała na wykonywanie pracy poza siedzibą biura. Czym będzie różniła się telepraca od pracy zdalnej? Jakie inne elastyczne formy zatrudnienia zostaną wprowadzone wraz z nowelizacją? Na te oraz inne pytania odpowiemy w dzisiejszej części cyklu publikacji o pracy zdalnej.

Praca zdalna a telepraca – różnice

Doświadczenie z okresu pandemii pokazało, że świadczenie pracy na odległość może być równie efektywne, co praca wykonywana stacjonarnie w siedzibie pracodawcy. Konieczność adaptacji do nowej sytuacji spowodowała zmianę kultury organizacyjnej pracy, a co za tym idzie – niezbędne było szczegółowe uregulowanie pracy zdalnej.

Praca zdalna już niebawem zastąpi telepracę. Obie formy dzielą wiele elementów wspólnych, nie są jednak tożsame. Telepraca zgodnie z dotychczasowymi regulacjami jest pracą wykonywaną regularnie z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, poza zakładem pracy. Wspomniana regularność jest zasadniczym elementem odróżniającym telepracę od pracy zdalnej – ta druga jest znacznie bardziej elastyczna.

Telepraca polega na stałym, regularnym świadczeniu pracy poza zakładem , podczas gdy praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wyznaczonym przez pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Dzięki temu z formy pracy świadczonej poza siedzibą biura skorzysta nie jeden pracownik biurowy.

W przypadku pracy zdalnej ustawodawca przewidział możliwość wydania polecenia wykonywania pracy zdalnej, co w kwestii telepracy nie było możliwe.

Ponadto w przeciwieństwie do telepracy, praca zdalna nie jest obwarowana wymogiem przekazywania wyników pracy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca ma możliwość uregulowania sposobu zapoznawania się z wynikami pracy pracowników, innego niż poprzez środki komunikacji elektronicznej.

Jak kontynuować telepracę w formie pracy zdalnej po nowelizacji?

Praca zdalna może być wykonywana przez dotychczasowego telepracownika w tym samym schemacie, co dotychczas. Różnić się będzie jedynie podstawa wykonywania tej pracy. Nie będą to już przepisy o telepracy (a dokładniej umowa o pracę regulująca wykonywanie przez danego pracownika telepracy lub regulacje wewnątrzzakładowe w tym zakresie), tylko nowe przepisy o pracy zdalnej, a konkretnie:

1) polecenie pracodawcy albo

2) umowa o pracę (zmodyfikowana odpowiednio o przepisy regulujące pracę w formie zdalnej).

W razie zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi lub wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej w zakładzie pracy, nie jest już oczywiście konieczne wydawanie odrębnego polecenia czy zawierania z pracownikiem indywidualnego porozumienia. Sposoby wprowadzenia pracy zdalnej omawiamy szerzej tutaj.

Rezygnacja z pracy na odległość

Jeśli pracownik dotychczas świadczył pracę w formie telepracy, ale jego praca nie będzie już kontynuowana w modelu pracy zdalnej, wówczas odpowiednim zmianom musi ulec jego umowa o pracę. Analogicznie, należy podjąć kroki zmierzające do wygaszenia mocy obowiązującej regulacji wewnątrzzakładowych dotyczących telepracy.

Do kiedy pracodawca musi dokonać zmian?

Pracodawca zatrudniający pracowników na podstawie umów o telepracę mają czas do 7 października 2023 r., aby zakończyć wykonywanie przez nich pracy w tym trybie. Wraz z tym dniem pracodawcy muszą dopełnić wszystkich formalności związanych z uchyleniem regulacji wewnątrzzakładowych dotyczących telepracy oraz doprowadzić do zmiany warunków zatrudnienia telepracowników na nowe. W tym czasie minie bowiem sześciomiesięczny okres od dnia wejścia w życie przepisów o pracy zdalnej oraz przepisu przejściowego na zakończenie działania w formie telepracy.

W praktyce pracodawca będzie miał 3 możliwości zmiany telepracy na:

1) pracę w trybie zdalnym na pełny etat,

2) pracę hybrydową oraz

3) pełny wymiar pracy w formie stacjonarnej.

Praca hybrydowa – na czym polega?

Praca hybrydowa łączy w sobie zalety pracy wykonywanej na odległość oraz pracy stacjonarnej – polega ona na wykonywaniu pracy częściowo poza siedzibą firmy, a częściowo – w zależności od potrzeb pracodawcy – w biurze.

Pracownik wykonujący pracę hybrydową w zależności od stanowiska i organizacji pracy w zakładzie zyskuje niejednokrotnie elastyczne godziny pracy. Nic zatem dziwnego, że coraz więcej kandydatów otwartych jest na oferty pracy wykonywanej w modelu hybrydowym.

Kto pokrywa koszty pracy hybrydowej?

Praca hybrydowa niewątpliwie obciąża finanse domowe pracowników. Wykonując pracę częściowo z domu, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów wyliczonych proporcjonalnie do czasu spędzonego na pracy zdalnej. Więcej na temat zwrotu kosztów pracy zdalnej pisaliśmy tutaj.

Praca zdalna okazjonalna – na czym polega?

Nie w każdym przypadku pracodawca będzie zainteresowany wdrażaniem pracy zdalnej na ogólnych zasadach uwzględniających pokrycie kosztów. Jednocześnie sporadyczne świadczenie pracy zdalnej w wielu firmach może być traktowane jako dodatkowy benefit pracowniczy. W takich sytuacjach dobrym rozwiązaniem może okazać się okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej. Okazjonalna praca zdalna może stanowić uzupełnienie pracy zdalnej wykonywanej na zasadach ogólnych – pracownik może złożyć wniosek dotyczący okazjonalnej pracy zdalnej, nawet jeśli wykonuje już pracę zdalną częściowo (praca hybrydowa) według przyjętego z prawodawcą harmonogramu. W takim przypadku praca zdalna okazjonalna przypadnie na dzień wyznaczony jako dzień pracy w siedzibie biura.

Praca zdalna okazjonalna – komu przysługuje?

Każdy pracownik ma uprawnienie do okazjonalnego wykonywania pracy w formie zdalnej przez 24 dni w roku kalendarzowym. Praca zdalna okazjonalna stanowi zatem odpowiedź na potrzeby pracowników wykonujących pracę w tradycyjnej formie stacjonarnej lub częściowo zdalnie, umożliwiając pracownikowi wykonywanie pracy w miejscu przez niego wskazanym, w sytuacjach uzasadnionych jego potrzebami, np. w razie konieczności opieki nad dzieckiem.

Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną okazjonalną?

Okazjonalna praca zdalna będzie mogła być wykonywana wyłącznie na wniosek złożony przez pracownika. Wniosek ten nie będzie wiążący dla pracodawcy, może on więc odmówić jego uwzględnienia – w szczególności, gdy wykonywanie pracy w formie zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj.

Nieprecyzyjny przepis

Praca zdalna okazjonalna budzi wśród pracodawców szereg obaw, które dotyczą zwłaszcza możliwości ponownego wykorzystania puli 24 dni w roku w przypadku zmiany pracy. Czy podejmując w trakcie roku zatrudnienie w nowym miejscu pracy pracownik zyska kolejne 24 dni? Naszym zdaniem należy podzielić stanowisko Ministra rodziny i polityki społecznej, zgodnie z którym w razie zmiany zatrudnienia w trakcie roku kalendarzowego, pracownikowi u kolejnego pracodawcy będzie przysługiwało prawo do pracy zdalnej okazjonalnej w wymiarze niewykorzystanym u dotychczasowego pracodawcy. Zaś w przypadku, w którym pracownik nie wykorzysta limitu dni u poprzedniego pracodawcy bądź podejmie pracę w trakcie roku kalendarzowego, będzie mu przysługiwał pełen wymiar pracy zdalnej okazjonalnej.

Praca zdalna okazjonalna a zwrot kosztów

Ze względu na incydentalny charakter tej formy wykonywania pracy, za pracę zdalną wykonywaną okazjonalnie pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów.

Podsumowując, wraz z nowelizacją uregulowane zostaną nowe, bardziej elastyczne formy zatrudnienia w ramach klasycznego stosunku pracy – praca zdalna całkowita, praca zdalna częściowa, czyli hybrydowa oraz praca zdalna okazjonalna. Zmiana ta niewątpliwie ułatwi dopasowanie modelu pracy do potrzeb zarówno pracodawców, jak i pracowników.

***

Jesteś pracodawcą i potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu pracy zdalnej w Twojej firmie?  Zapraszamy do kontaktu!