Wezwanie do zapłaty – pierwszy krok do skutecznej windykacji długu
Kontrahent nie zapłacił faktury? Najemca nie uiścił czynszu za ostatni miesiąc? Niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność gospodarczą, czy nie, możesz znaleźć się w sytuacji, w której jako wierzyciel będziesz zmuszony dochodzić zapłaty od swojego dłużnika.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych Czytelników, rozpoczynamy cykl publikacji dotyczący skutecznej windykacji, z naciskiem na windykację b2b. W naszych artykułach z tej serii poruszymy m.in. tematykę poprawnego sporządzenia wezwania do zapłaty, wyliczania odsetek, rekompensaty za dochodzenie należności czy wszczęcia elektronicznego postępowania upominawczego. Przyjrzymy się również prawnym sposobom zabezpieczenia wierzytelności pieniężnych.
W dzisiejszym wpisie omówimy podstawowy i niezwykle ważny etap w procesie skutecznej windykacji – wezwanie dłużnika do zapłaty.
Czym jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty to pismo, jakie wierzyciel kieruje do dłużnika, który nie spłaca swojego zadłużenia. Zalicza się do metod tzw. metod windykacji miękkiej, czyli polubownej, odformalizowanej. Jest to pierwszy etap przymusowego dochodzenia należności w drodze egzekucji komorniczej. Aby wezwanie do zapłaty było skuteczne, warto zadbać o jego zawartość merytoryczną, postępując zgodnie z poniższymi wskazówkami.
Jakie elementy powinno zawierać poprawnie sporządzone wezwanie do zapłaty?
Oznaczenie wierzyciela i dłużnika
Wezwanie do zapłaty rozpoczynamy od wskazania danych wierzyciela i dłużnika:
– imię i nazwisko lub nazwa dłużnika,
– adres do doręczeń dłużnika,
– numer dłużnika we właściwym rejestrze (np. KRS lub NIP)
oraz
– imię i nazwisko lub nazwa wierzyciela,
– adres do doręczeń wierzyciela,
– numer wierzyciela we właściwym rejestrze (np. KRS lub NIP).
Źródło wierzytelności
Następnie określić musimy źródło naszej wierzytelności – innymi słowy będzie to precyzyjne oznaczenie zobowiązania, którego dłużnik nie wykonał (w praktyce będzie to np. lista zobowiązań wynikających z niezapłaconych faktur (wraz z podaniem numerów tych dokumentów) lub nieuiszczony, zaległy czynsz najmu).
Należy również pamiętać o podaniu terminu wymagalności danego roszczenia. Terminem wymagalności będzie pierwszy dzień uprawniający wierzyciela do dochodzenia przysługującego mu roszczenia (roszczenie staje się wymagalne wraz z upływem ostatniego dnia terminu płatności). Dla przykładu, terminem wymagalności faktury nr xxxx wystawionej dnia 1 lutego 2023 r., płatnej w terminie 14 dni, będzie dzień 16 lutego 2023 r., zaś termin wymagalności styczniowego czynszu najmu mieszkania, który płatny jest z góry do 10. dnia miesiąca, przypadnie 11 stycznia.
Kwota długu
Niezwykle ważnym elementem wezwania do zapłaty jest określenie wysokości zadłużenia wraz z odsetkami. Temat odsetek wyczerpująco poruszymy w jednym z kolejnych naszych wpisów, jednak już teraz zaznaczymy, że w sytuacji, gdy roszczenie jest od jakiegoś czasu wymagalne i naliczyła się już pewna kwota odsetek, warto wyliczyć te odsetki samodzielnie i wskazać je kwotowo, obok należności głównej (zamiast zwrotu „wraz z odsetkami od dnia wymagalności roszczenia dl dnia zapłaty). Niejednokrotnie bywa tak, że dłużnik po otrzymaniu wezwania do zapłaty zwraca wierzycielowi tylko należność główną, pomijając zupełnie kwestię uregulowania należnych odsetek. Podanie w wezwaniu dwóch kwot (kwotę należności głównej oraz kwotę odsetek) zwiększa prawdopodobieństwo, że dłużnik ureguluje swoje zadłużenie wraz z uwzględnieniem odsetek.
Pomocnym narzędziem przy wyliczaniu kwoty odsetek są ogólnodostępne w internecie kalkulatory odsetkowe.
Sposób uregulowania należności
Wskazując dłużnikowi sposób uregulowania długu powinniśmy określić mu termin, w którym nasze żądanie ma zostać spełnione oraz formę jego spełnienia (np. poprzez podanie swojego numeru rachunku bankowego). Nie ma ustawowo określonego terminu, wierzyciel określa go sam – w praktyce jest to co do zasady 7 dni. Długość terminu warto uzależnić od wysokości zadłużenia.
Propozycja ugodowego rozwiązania sporu
Z naszej praktyki wynika, że na końcu wezwania do zapłaty warto umieścić klauzulę zachęcającą dłużnika do „załatwienia sprawy” polubownie. Może być to informacja o następującej treści „Wierzyciel przewiduje polubowne zakończenie sprawy. W celu ustalenia warunków ewentualnej ugody proszę o kontakt w terminie ……”. Wskazany przez nas termin powinien pokrywać się z terminem, jaki wyznaczyliśmy dłużnikowi na spełnienie świadczenia (czyli np. spłaty zadłużenia wynikającego z nieopłaconej faktury).
Propozycja polubownego zakończenia sprawy nie ma być jedynie ukłonem w stronę dłużnika. Niesie to za sobą dwie istotne korzyści patrząc z perspektywy ewentualnego postępowania sądowego.
Po pierwsze, wezwanie do zapłaty wraz z propozycją polubownego rozwiązania sporu czyni zadość wymogowi podjęcia ugodowego rozwiązania sprawy przed wszczęciem postępowania sądowego. Jest to kluczowe, bowiem jeśli zdecydujemy się dochodzić należności na drodze sądowej, wówczas w treści pozwu musimy wskazać, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu. W przypadku zaś, gdy takich prób nie podjęto, należy wyjaśnić przyczynę ich niepodjęcia. Zaniechanie wskazania informacji o przedsądowej mediacji może być potraktowane przez sąd jako brak formalny pozwu skutkujący jego zwrotem.
Po drugie, podjęcie przez dłużnika działań mających na celu rozwiązania sporu polubownie może spowodować, że dojdzie do niewłaściwego uznania długu przez dłużnika, co znacznie ułatwi uzyskanie nakazu zapłaty w ewentualnym postępowaniu sądowym. Czym jest niewłaściwe uznanie długu? W skrócie, jest to każde zachowanie dłużnika świadczące o tym, że dłużnik wie, że ma określony dług i że jest zobowiązany go spłacić. Uznanie długu niewątpliwie działa na korzyść wierzyciela – stanowi bowiem przesłankę przerwania biegu terminu przedawnienia. Ma także doniosłe znaczenie w kontekście ewentualnej sprawy sądowej – wierzyciel będący w stanie wykazać, że dług został przez dłużnika uznany, ma zwiększone szanse na korzystne rozstrzygnięcie sprawy.
Poinformowanie dłużnika o konsekwencjach niedotrzymania terminu
Sporządzając wezwanie do zapłaty warto uświadomić dłużnika o konsekwencjach, które nastąpią w razie niespełnienia świadczenia w terminie wskazanym w wezwaniu. Konsekwencją zaniechania spełnienia świadczenia jest wystąpienie na drogę postępowania sądowego, co niewątpliwie narazi dłużnika na koszty.
Podpis wierzyciela
Wezwanie do zapłaty musi zostać podpisane przez wierzyciela odręcznym podpisem, najlepiej w czytelny sposób.
Forma wezwania do zapłaty
Przepisy nie określają formy, w jakiej należy sporządzić wezwanie do zapłaty. Wierzyciel może zatem wezwać do zapłaty drogą ustną lub w formie dokumentowej czy pisemnej.
Zalecamy jednak wybór najbezpieczniejszej formy, czyli formy pisemnej.
Jak dostarczyć wezwanie do zapłaty dłużnikowi?
Najlepszym rozwiązaniem jest wysłanie wezwania do zapłaty na adres do doręczeń dłużnika przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Wówczas wierzyciel posiada fizyczny dowód (w postaci tzw. „zwrotki”), że wezwanie zostało doręczone. Ze zwrotnego potwierdzenia odbioru wynika także kto i kiedy nasze wezwanie odebrał. Ma to istotne znaczenie w kontekście ewentualnego przyszłego postępowania sądowego.
Ile wezwań do zapłaty?
Decyzja dotycząca liczby skierowanych do dłużnika wezwań do zapłaty leży wyłącznie w gestii wierzyciela. Jeżeli pierwsze wezwanie do zapłaty okaże się nieskuteczne, może on ponowić wezwanie. W praktyce przyjęło się, że wierzyciel wzywa do zapłaty dwukrotnie – drugie wezwanie do zapłaty jest to tzw. „ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty”. Jeśli drugie pismo nie przyniesie oczekiwanego skutku i dłużnik nie uiści należności, wówczas najczęściej kolejnym etapem jest wszczęcie postepowania na drodze sądowej poprzez złożenie pozwu o zapłatę przeciwko dłużnikowi.
Patrząc z perspektywy przyszłego postępowania sądowego, bez znaczenia pozostaje fakt, czy wyślemy do naszego dłużnika jedno, czy kilka wezwań do zapłaty. Niezależnie od ich liczby, będą miały one taką samą moc dowodową.
***
Potrzebujesz wsparcia w skutecznym wyegzekwowaniu należności od swoich dłużników? Zapraszamy do kontaktu!
Po więcej treści zapraszamy na nasze profile w mediach społecznościowych: