Zmiany w zwolnieniach lekarskich – co powinien wiedzieć pracodawca po zmianach przepisów

Zmiany w zwolnieniach lekarskich – co się zmieniło?

Zmiany w zwolnieniach lekarskich – co powinien wiedzieć pracodawca po zmianach przepisów.

13 kwietnia weszła w życie ustawa zmieniająca tzw. ustawę zasiłkową. Choć nie mamy do czynienia z całkowitą zmianą systemu, to zmiany w zwolnieniach lekarskich wyraźnie kładą akcent na analizę konkretnych zachowań pracownika w trakcie „L4”.

Przepisy precyzują m.in. zasady utraty prawa do zasiłku chorobowego, wykorzystywania zwolnień lekarskich a także wprowadzają rozróżnienie między faktycznym wykonywaniem pracy a tzw. czynnością incydentalną.

W dalszej części wpisu przyglądamy się najważniejszym zmianom oraz wskazujemy, jakie mają one znaczenie z perspektywy pracodawców.

Zmiany w zwolnieniach lekarskich – utrata prawa do zasiłku

Pierwsza istotna zmiana dotyczy sytuacji, w których pracownik traci prawo do zasiłku chorobowego – art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Co do zasady mechanizm pozostaje podobny jak dotychczas – nadal kluczowe znaczenie mają dwie, niezależne przesłanki, zaistniałe w okresie zwolnienia lekarskiego.

Praca zarobkowa

Po pierwsze, chodzi o wykonywanie pracy zarobkowej. W tym zakresie przepisy nie wprowadzają rewolucji – już wcześniej przyjmowano, że podejmowanie aktywności zawodowej w czasie niezdolności do pracy może skutkować utratą świadczeń. Chodzi tu o każdą pracę w potocznym znaczeniu tego słowa – zarówno na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, jak i w ramach własnej działalności gospodarczej.

Co istotne – jak wskazał Sąd Najwyższy w jednym z wyroków – pozytywna kwalifikacja pracy zarobkowej w czasie niezdolności do pracy nie jest też zależna od faktycznego osiągania zarobku. Wynika z samego podjęcia działań stanowiących realizację obowiązków pracowniczych.

Za pracę zarobkową nie uznamy jednak czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności.

Pracą zarobkową jest każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonania, z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności. Istotną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy.

Podejmowanie aktywności niezgodnej z celem zwolnienia

Tu nastąpiła istotna zmiana. W dotychczas obowiązujących przepisach jako drugą z przesłanek do utraty zasiłku było wykorzystywanie zwolnienia „w sposób niezgodny z jego celem”. W praktyce pozwalało to obejmować tą kategorią bardzo różne zachowania – od udziału w wydarzeniach towarzyskich po wyjazdy niezwiązane z leczeniem. Okoliczność ta została obecnie zawężona do „podejmowania aktywności niezgodnej z celem zwolnienia”.

Aktywnością niezgodną z celem zwolnienia od pracy, są wszelkie działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencję, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego lub czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności.

Modyfikacja brzmienia przepisu spowodowała, że nie każda aktywność „niepasująca” do zwolnienia będzie powodowała utratę zasiłku. Kluczowe stanie się jej rzeczywiste oddziaływanie na proces leczenia. Obecnie, tylko działania utrudniające lub wydłużające rekonwalescencję będą skutkowały utratą prawa do zasiłku. Można sobie wyobrazić sytuację, w której ubezpieczony uzyskuje od lekarza potocznie zwane „L4”, traktując je jako dodatkowy „urlop” i wykorzystuje ten czas na aktywności inne niż praca. Jeżeli jednak działania te nie będą wpływały negatywnie na stan zdrowia ani nie będą kolidowały z procesem leczenia, ich zakwestionowanie przez ZUS może okazać się istotnie utrudnione.

Podobnie, jak w przypadku pracy zarobkowej, wyjątkiem od aktywności niezgodnej z celem zwolnienia będą czynności incydentalne.

Choć przepis w tym kształcie pojawia się dopiero teraz, samo podejście w praktyce nie stanowi novum. Już wcześniej zdarzały się przypadki, w których ubezpieczeni podejmowali sporadyczne, incydentalne i wymuszone okolicznościami aktywności o charakterze zawodowym i nie tracili z tego powodu prawa do zasiłku. Nie wynikało to jednak wprost z przepisów, lecz z ugruntowanej praktyki orzeczniczej. Obecnie ustawodawca w istocie przenosi te wnioski na poziom ustawowy i nadaje im wyraźną podstawę prawną.

Czynności incydentalne – granice dopuszczalnej aktywności

Odrębnego omówienia wymaga kwestia tzw. czynności incydentalnych. Pojęcie to pojawia się zarówno w kontekście pracy zarobkowej, jak i aktywności niezgodnej z celem zwolnienia, choć w każdym z tych przypadków pełni nieco inną funkcję. W obu jednak sytuacjach stanowi wyjątek od zasady, że podejmowanie określonych działań w czasie zwolnienia lekarskiego może prowadzić do utraty prawa do zasiłku.

Co w przypadku pracy zarobkowej?

W przypadku pracy zarobkowej ustawodawca dopuszcza wykonywanie czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności. Chodzi tu o sytuacje incydentalne, wyjątkowe, które nie mają charakteru stałego ani zorganizowanego działania zarobkowego, lecz wynikają z konkretnej, nagłej potrzeby. Przykładowo może to być podpisanie pilnego dokumentu, którego brak uniemożliwiłby funkcjonowanie przedsiębiorstwa, czy jednorazowe udzielenie informacji niezbędnej do kontynuowania projektu.

Należy jednak pamiętać, że każda taka sytuacja wymaga indywidualnej oceny. Jak wskazał Sąd Najwyższy, ocena spełnienia przesłanki „wykonywania pracy zarobkowej” jest uzależniona od stanu faktycznego konkretnej sprawy. Nie należy więc oczekiwać kategorycznych wskazań ujednolicających, mających zastosowanie do każdego przypadku. To podstawy faktyczne danego rozstrzygnięcia będą decydowały o zakwalifikowaniu podejmowanych przez ubezpieczonych czynności jako „incydentalnych” bądź „wymuszonych okolicznościami” (II USK 263/23).

Polecenie pracodawcy

Co znamienne, zgodnie z nowymi przepisami, istotnej okoliczności usprawiedliwiającej wykonanie czynności incydentalnej nie będzie stanowiło polecenie pracodawcy.

Polecenie pracodawcy nie stanowi istotnej okoliczności, a zatem nie będzie chroniło przed utratą zasiłku.

Co to oznacza? Inicjatywa podjęcia incydentalnej aktywności powinna leżeć po stronie ubezpieczonego. Pracownik sam musi ocenić, czy w danej sytuacji jest w stanie podjąć określone działanie, nie narażając przy tym procesu leczenia. Nie powinien przy tym znajdować się pod presją ani choćby sugestią ze strony pracodawcy.

Dla zobrazowania – jeżeli w trakcie zwolnienia lekarskiego na skrzynkę pracownika wpływa wiadomość od kluczowego klienta wymagająca pilnej reakcji i pracownik samodzielnie decyduje się na krótką odpowiedź, taka jednorazowa czynność co do zasady nie powinna prowadzić do utraty prawa do zasiłku. Inaczej jednak należy ocenić sytuację, w której pracodawca kontaktuje się z pracownikiem i oczekuje podjęcia określonych działań – w takim przypadku trudno mówić o działaniu incydentalnym, a ryzyko zakwestionowania świadczenia wyraźnie rośnie.

To zastrzeżenie ma w szczególności na celu ograniczenie ryzyka nadużywania przez pracodawcę jego nadrzędnej pozycji w relacji do pracownika w ramach stosunku pracy.

W przypadku aktywności niezgodnej z celem zwolnienia

Podobnie jak w przypadku pracy zarobkowej, również tutaj ustawodawca przewiduje wyjątek dla czynności incydentalnych, jednak w praktyce ich znaczenie będzie mniejsze, ponieważ kluczowe pozostaje to, czy dana aktywność wpływa na proces leczenia.

Należy jednak pamiętać, że każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny. To okoliczności konkretnego przypadku – w tym wpływ danej czynności na proces leczenia – będą decydowały o jej dopuszczalności.

Dalsze zmiany w zwolnieniach lekarskich

Na zakończenie trzeba wskazać, że omówione wyżej zmiany w zwolnieniach lekarskich nie są jedynymi, jakie przewiduje nowelizacja. Wejście w życie części zmian zostało odroczone i zacznie obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Planowane zmiany obejmują m.in. nowe podejście do osób posiadających więcej niż jeden tytuł do ubezpieczenia. Oznacza to dopuszczenie sytuacji, w której ubezpieczony będzie korzystał ze zwolnienia lekarskiego u jednego pracodawcy, a jednocześnie pozostawał aktywny zawodowo w ramach innego stosunku prawnego. Dodatkowo przewidziano ujednolicenie zasad ustalania okresu zasiłkowego – niezależnie od liczby tytułów do ubezpieczenia.

FAQ

Pracą zarobkową jest:

każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonania,
z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności.

Są to wszelkie działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencji, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego lub czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności.

Tak, ale tylko w wyjątkowych sytuacjach. Chodzi tu o czynności incydentalne.

Za czynności incydentalne można uznać działania sporadyczne, wymuszone konkretną sytuacją, które nie mają charakteru stałego ani zorganizowanego. Przykładowo może to być podpisanie pilnego dokumentu, jednorazowe udzielenie informacji współpracownikowi czy krótkie odpisanie na wiadomość od klienta wymagającą natychmiastowej reakcji.