Jak rozliczać oddelegowanego za granicę pracownika w zakresie składek ZUS?
![Jak rozliczać oddelegowanego za granicę pracownika w zakresie składek ZUS? Jak rozliczać oddelegowanego za granicę pracownika w zakresie składek ZUS?](https://mkpartner.com.pl/wp-content/uploads/2023/08/asortyment-medycznych-elementow-martwej-natury-scaled.jpg)
Polscy pracodawcy niejednokrotnie decydują się na tymczasowe kierowanie swoich pracowników do pracy na terytorium innych państw. Pracodawcy muszą pamiętać, że pracownicy oddelegowani podlegają szczególnym zasadom w zakresie ubezpieczeń społecznych. Aby wypełnić wszelkie obowiązki z tym związane, pracodawcy muszą odpowiednio ustalić właściwość państwa, pod którego system ubezpieczeniowy pracownik będzie w tym okresie podlegał.
Podróż służbowa a oddelegowanie za granicę
W celu określenia statusu pracownika wykonującego obowiązki służbowe poza siedzibą pracodawcy należy w pierwszej kolejności ustalić, czy jest on pracownikiem oddelegowanym, czy może odbywa podróż służbową. Ma to zasadnicze znaczenie w kontekście oskładkowania pracownika. Podstawowym czynnikiem odróżniającym oddelegowanie od podróży służbowej jest konieczność dokonania stosownych zmian w umowie o pracę.
Przyjmuje się, że z oddelegowaniem mamy do czynienia wówczas, gdy pracodawca zmienia pracownikowi w umowie o pracę miejsce jej wykonywania na określony czas. Zmiana miejsca może zostać dokonana w drodze wypowiedzenia warunków pracy albo w formie porozumienia zmieniającego. Zawarcie porozumienia zmieniającego stanowi prostszy sposób modyfikacji warunków zatrudnienia. Ponadto nie wymaga on oczekiwania na upływ terminu wypowiedzenia. Porozumienie takie powinno określać w szczególności okres oddelegowania, tymczasowe miejsce pracy czy walutę wynagrodzenia.
Z kolei podróż służbowa to wyjazd pracownika poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce wykonywania pracy, w celu realizacji obowiązków służbowych. Ma ona charakter incydentalny, tymczasowy i co do zasady krótkotrwały – nie zakłada bowiem permanentnego świadczenia pracy w innej miejscowości albo poza granicami kraju. Podróż taka odbywa się na wyraźne polecenie pracodawcy.
Podsumowując, oddelegowanie wiąże się z dłuższym świadczeniem pracy w innym miejscu niż to, które zostało określone w umowie o pracę, przez pewien określony z góry czas. Na czas oddelegowania pracodawca zmienia pracownikowi miejsce świadczenia pracy. Podróż służbowa jest natomiast wyjazdem służbowym o charakterze krótkotrwałym i incydentalnym, w celu wykonania określonego zadania służbowego. Nie wymaga ona zmiany miejsca świadczenia pracy w umowie. W dzisiejszym wpisie omówimy rozliczenie pracownika w zakresie składek ZUS w kontekście oddelegowania za granicę.
Ustalanie właściwego ustawodawstwa w kontekście ubezpieczeń społecznych
1. Oddelegowanie pracownika do państw członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii
Do pracowników delegowanych do pracy do krajów członkowskich UE, EOG lub Szwajcarii zastosowanie mają przepisy unijne (m.in. rozporządzenie w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego). Podstawowymi zasadami obowiązującymi we wszystkich krajach członkowskich jest możliwość podlegania w zakresie ubezpieczeń społecznych wyłącznie pod ustawodawstwo jednego państwa oraz zasada, że każda osoba ubezpieczona jest w kraju, w którym pracuje.
Wyjątek od drugiej z zasad obejmuje pracowników oddelegowanych. Pracownik zatrudniony na terytorium jednego państwa członkowskiego (np. w Polsce), skierowany do wykonywania pracy na terytorium innego państwa członkowskiego (np. do Niemiec), gdy:
- przewidywany okres wykonywania tej pracy nie przekracza 24 miesięcy,
- nie został on oddelegowany w celu zastąpienia innego pracownika, którego okres oddelegowania upłynął,
- wykonuje on działalność w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swoją działalność i jest oddelegowany przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy.
Pracodawca spełniający łącznie powyższe warunki, chcący, aby pracownik w okresie oddelegowania podlegał ustawodawstwu polskiemu w zakresie ubezpieczeń społecznych, powinien wystąpić o wydanie poświadczonego formularza A1 do oddziału ZUS właściwego ze względu na swoją siedzibę. Oddelegowany pracownik w okresie świadczenia pracy za granicą musi mieć ten dokument ze sobą. Zaświadczenie A1 potwierdza, że osoba wykonująca czasowo pracę za granicą podlega ubezpieczeniu społecznemu w Polsce. Odpowiednie organy na terytorium państwa przyjmującego są uprawnione do kontroli tego zaświadczenia. Pracodawcy, który oddelegował pracownika niedysponującego zaświadczeniem grożą konsekwencje m.in. w postaci grzywny oraz obowiązku zapłaty składek zgodnie z systemem ubezpieczenia danego państwa członkowskiego, do którego oddelegowany został pracownik.
Co więcej, dokument A1 stanowi podstawę do uzyskania z NFZ zaświadczenia S1, które potwierdza uprawnienie pracownika do korzystania ze służby zdrowia w kraju oddelegowania.
2. Oddelegowanie do państw spoza UE, EOG i Szwajcarii, z którymi Polskę wiąże umowa o zabezpieczeniu społecznym
W przypadku, gdy pracownik oddelegowany jest do państwa trzeciego, właściwe ustawodawstwo w zakresie ubezpieczeń ustalane jest z uwzględnieniem, czy Polskę oraz dane państwo trzecie łączy umowa międzynarodowa o zabezpieczeniu społecznym. Umowa taka zapewnia koordynację systemów zabezpieczenia społecznego obowiązujących w Polsce i w drugim umawiającym się państwie. Umowę taką Polska podpisała m.in. z USA, Kanadą, Australią, Turcją czy Ukrainą.
Umowy o zabezpieczeniu społecznym ułatwiają ubezpieczonym w nabywaniu praw do świadczeń z zabezpieczenia społecznego, z reguły na zasadach polskiego systemu ubezpieczeń. Należy jednak każdorazowe przeanalizowanie umowy i ustalenie, czy dana umowa nie przyznaje prawa do oskładkowania państwu oddelegowania.
3. Oddelegowanie do państw spoza UE, EOG i Szwajcarii, z którymi Polska nie zawarła umowy o zabezpieczeniu społecznym
Jeżeli natomiast Polska nie podpisała z danym państwem trzecim takiej umowy, wówczas pracownik delegowany podlega ubezpieczeniom w Polsce. W takiej sytuacji należy zatem uiszczać składki do ZUS w Polsce na zasadach ogólnych. Istnieje jednak możliwość, że niezależnie od oskładkowania w Polsce, pracownik będzie jednocześnie podlegał ubezpieczeniu społecznemu na zasadach państwa, do którego został oddelegowany, co równoznaczne jest z wypełnianiem obowiązków równolegle w dwóch państwach – w Polsce i w państwie trzecim. To, czy pracownik będzie oskładkowany podwójnie, zależne jest od lokalnych przepisów.
![](https://wrdcxdb.cluster028.hosting.ovh.net/wp-content/uploads/2023/07/dolar-rachunki-w-portfelu-1024x683.jpg)
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
Dla pracowników (w tym również tych oddelegowanych) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), osiągany ze stosunku pracy.
Podsumowanie
Pracodawca, który oddelegowuje pracowników powinien pamiętać, iż nieuregulowana sytuacja ubezpieczeniowa pracownika może utrudnić mu dostęp do świadczeń z systemu opieki zdrowotnej w innym państwie. Nieubezpieczony pracownik w razie ewentualnej choroby czy wypadku nie skorzysta z opieki zdrowotnej w danym kraju – poniesie on wówczas koszty leczenia samodzielnie i z tego tytułu może mieć roszczenie do pracodawcy o ich zwrot.
Oddelegowując pracownika na obszarze Unii pracodawca musi pozyskać dla niego zaświadczenie A1. W przypadku takiego oddelegowania nie występuje ryzyko podwójnego oskładkowania przychodu. Podobnie jest w przypadku oddelegowania pracownika do państwa trzeciego, z którym Polska związana jest umową międzynarodową o zabezpieczeniu społecznym – umowa precyzuje, do którego systemu ubezpieczeniowego mają być odprowadzane składki, co pozwala uniknąć podwójnego oskładkowania.
Z kolei w kontekście oddelegowania pracownika do państw trzecich (z którymi Polska nie podpisała umowy o ubezpieczeniu społecznym) musi on ustalić, czy z pracą w danym państwie trzecim wiąże się dodatkowy obowiązek płacenia tam składek na ubezpieczenie społeczne (niezależnie od uiszczania składek do polskiego ZUS) i czy tym samym nie będzie on podwójnie oskładkowany.