Jak rozliczać oddelegowanego za granicę pracownika w zakresie składek ZUS?
Polscy pracodawcy niejednokrotnie decydują się na tymczasowe kierowanie swoich pracowników do pracy na terytorium innych państw. Pracodawcy muszą pamiętać, że pracownicy oddelegowani podlegają szczególnym zasadom w zakresie ubezpieczeń społecznych. Aby wypełnić wszelkie obowiązki z tym związane, pracodawcy muszą odpowiednio ustalić właściwość państwa, pod którego system ubezpieczeniowy pracownik będzie w tym okresie podlegał.
Podróż służbowa a oddelegowanie za granicę
W celu określenia statusu pracownika wykonującego obowiązki służbowe poza siedzibą pracodawcy należy w pierwszej kolejności ustalić, czy jest on pracownikiem oddelegowanym, czy może odbywa podróż służbową. Ma to zasadnicze znaczenie w kontekście oskładkowania pracownika. Podstawowym czynnikiem odróżniającym oddelegowanie od podróży służbowej jest konieczność dokonania stosownych zmian w umowie o pracę.
Przyjmuje się, że z oddelegowaniem mamy do czynienia wówczas, gdy pracodawca zmienia pracownikowi w umowie o pracę miejsce jej wykonywania na określony czas. Zmiana miejsca może zostać dokonana w drodze wypowiedzenia warunków pracy albo w formie porozumienia zmieniającego. Zawarcie porozumienia zmieniającego stanowi prostszy sposób modyfikacji warunków zatrudnienia. Ponadto nie wymaga on oczekiwania na upływ terminu wypowiedzenia. Porozumienie takie powinno określać w szczególności okres oddelegowania, tymczasowe miejsce pracy czy walutę wynagrodzenia.
Z kolei podróż służbowa to wyjazd pracownika poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce wykonywania pracy, w celu realizacji obowiązków służbowych. Ma ona charakter incydentalny, tymczasowy i co do zasady krótkotrwały – nie zakłada bowiem permanentnego świadczenia pracy w innej miejscowości albo poza granicami kraju. Podróż taka odbywa się na wyraźne polecenie pracodawcy.
Podsumowując, oddelegowanie wiąże się z dłuższym świadczeniem pracy w innym miejscu niż to, które zostało określone w umowie o pracę, przez pewien określony z góry czas. Na czas oddelegowania pracodawca zmienia pracownikowi miejsce świadczenia pracy. Podróż służbowa jest natomiast wyjazdem służbowym o charakterze krótkotrwałym i incydentalnym, w celu wykonania określonego zadania służbowego. Nie wymaga ona zmiany miejsca świadczenia pracy w umowie. W dzisiejszym wpisie omówimy rozliczenie pracownika w zakresie składek ZUS w kontekście oddelegowania za granicę.
Ustalanie właściwego ustawodawstwa w kontekście ubezpieczeń społecznych
1. Oddelegowanie pracownika do państw członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii
Do pracowników delegowanych do pracy do krajów członkowskich UE, EOG lub Szwajcarii zastosowanie mają przepisy unijne (m.in. rozporządzenie w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego). Podstawowymi zasadami obowiązującymi we wszystkich krajach członkowskich jest możliwość podlegania w zakresie ubezpieczeń społecznych wyłącznie pod ustawodawstwo jednego państwa oraz zasada, że każda osoba ubezpieczona jest w kraju, w którym pracuje.
Wyjątek od drugiej z zasad obejmuje pracowników oddelegowanych. Pracownik zatrudniony na terytorium jednego państwa członkowskiego (np. w Polsce), skierowany do wykonywania pracy na terytorium innego państwa członkowskiego (np. do Niemiec), gdy:
- przewidywany okres wykonywania tej pracy nie przekracza 24 miesięcy,
- nie został on oddelegowany w celu zastąpienia innego pracownika, którego okres oddelegowania upłynął,
- wykonuje on działalność w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swoją działalność i jest oddelegowany przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy.
Pracodawca spełniający łącznie powyższe warunki, chcący, aby pracownik w okresie oddelegowania podlegał ustawodawstwu polskiemu w zakresie ubezpieczeń społecznych, powinien wystąpić o wydanie poświadczonego formularza A1 do oddziału ZUS właściwego ze względu na swoją siedzibę. Oddelegowany pracownik w okresie świadczenia pracy za granicą musi mieć ten dokument ze sobą. Zaświadczenie A1 potwierdza, że osoba wykonująca czasowo pracę za granicą podlega ubezpieczeniu społecznemu w Polsce. Odpowiednie organy na terytorium państwa przyjmującego są uprawnione do kontroli tego zaświadczenia. Pracodawcy, który oddelegował pracownika niedysponującego zaświadczeniem grożą konsekwencje m.in. w postaci grzywny oraz obowiązku zapłaty składek zgodnie z systemem ubezpieczenia danego państwa członkowskiego, do którego oddelegowany został pracownik.
Co więcej, dokument A1 stanowi podstawę do uzyskania z NFZ zaświadczenia S1, które potwierdza uprawnienie pracownika do korzystania ze służby zdrowia w kraju oddelegowania.
2. Oddelegowanie do państw spoza UE, EOG i Szwajcarii, z którymi Polskę wiąże umowa o zabezpieczeniu społecznym
W przypadku, gdy pracownik oddelegowany jest do państwa trzeciego, właściwe ustawodawstwo w zakresie ubezpieczeń ustalane jest z uwzględnieniem, czy Polskę oraz dane państwo trzecie łączy umowa międzynarodowa o zabezpieczeniu społecznym. Umowa taka zapewnia koordynację systemów zabezpieczenia społecznego obowiązujących w Polsce i w drugim umawiającym się państwie. Umowę taką Polska podpisała m.in. z USA, Kanadą, Australią, Turcją czy Ukrainą.
Umowy o zabezpieczeniu społecznym ułatwiają ubezpieczonym w nabywaniu praw do świadczeń z zabezpieczenia społecznego, z reguły na zasadach polskiego systemu ubezpieczeń. Należy jednak każdorazowe przeanalizowanie umowy i ustalenie, czy dana umowa nie przyznaje prawa do oskładkowania państwu oddelegowania.
3. Oddelegowanie do państw spoza UE, EOG i Szwajcarii, z którymi Polska nie zawarła umowy o zabezpieczeniu społecznym
Jeżeli natomiast Polska nie podpisała z danym państwem trzecim takiej umowy, wówczas pracownik delegowany podlega ubezpieczeniom w Polsce. W takiej sytuacji należy zatem uiszczać składki do ZUS w Polsce na zasadach ogólnych. Istnieje jednak możliwość, że niezależnie od oskładkowania w Polsce, pracownik będzie jednocześnie podlegał ubezpieczeniu społecznemu na zasadach państwa, do którego został oddelegowany, co równoznaczne jest z wypełnianiem obowiązków równolegle w dwóch państwach – w Polsce i w państwie trzecim. To, czy pracownik będzie oskładkowany podwójnie, zależne jest od lokalnych przepisów.
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
Dla pracowników (w tym również tych oddelegowanych) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), osiągany ze stosunku pracy.
Podsumowanie
Pracodawca, który oddelegowuje pracowników powinien pamiętać, iż nieuregulowana sytuacja ubezpieczeniowa pracownika może utrudnić mu dostęp do świadczeń z systemu opieki zdrowotnej w innym państwie. Nieubezpieczony pracownik w razie ewentualnej choroby czy wypadku nie skorzysta z opieki zdrowotnej w danym kraju – poniesie on wówczas koszty leczenia samodzielnie i z tego tytułu może mieć roszczenie do pracodawcy o ich zwrot.
Oddelegowując pracownika na obszarze Unii pracodawca musi pozyskać dla niego zaświadczenie A1. W przypadku takiego oddelegowania nie występuje ryzyko podwójnego oskładkowania przychodu. Podobnie jest w przypadku oddelegowania pracownika do państwa trzeciego, z którym Polska związana jest umową międzynarodową o zabezpieczeniu społecznym – umowa precyzuje, do którego systemu ubezpieczeniowego mają być odprowadzane składki, co pozwala uniknąć podwójnego oskładkowania.
Z kolei w kontekście oddelegowania pracownika do państw trzecich (z którymi Polska nie podpisała umowy o ubezpieczeniu społecznym) musi on ustalić, czy z pracą w danym państwie trzecim wiąże się dodatkowy obowiązek płacenia tam składek na ubezpieczenie społeczne (niezależnie od uiszczania składek do polskiego ZUS) i czy tym samym nie będzie on podwójnie oskładkowany.