Praca zdalna z zagranicy

Już jutro wejdą w życie przepisy wdrażające pracę zdalną na stałe do Kodeksu pracy. Dla wielu pracowników praca zdalna lub hybrydowa oznaczać będą nie tylko elastyczne godziny pracy, ale również dużą niezależność w wyborze miejsca świadczenia pracy. Niektórzy z nich zdecydują się nawet na przeprowadzkę do innego kraju pozostając przy dotychczasowym zatrudnieniu. 

O co zatem należy zadbać podejmując pracę zdalną w polskiej firmie za granicą? Jaki ma ona wpływ na rozliczenia podatkowe i na gruncie ubezpieczeń społecznych?

Czy praca zdalna z zagranicy jest możliwa?

Zacznijmy od podstawowego pytania – czy praca zdalna z zagranicy jest w ogóle dopuszczalna? Zgodnie z kodeksową definicją pracy zdalnej, może ona być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Jeżeli zatem pracodawca i pracownik ustalą, że praca zdalna może być świadczona z wybranej przez pracownika lokalizacji, wówczas nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracować zdalnie z dowolnego miejsca na świecie.

Praca zdalna pracownika świadczona z zagranicy nakłada jednak na pracodawcę liczne obowiązki, w szczególności w zakresie poprawnego odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy i zweryfikowania, które prawo będzie właściwe dla celów ubezpieczeniowych.

Zwracamy uwagę, że w niniejszym artykule omawiamy pracę zdalną z zagranicy wykonywaną przez pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Nieco odmiennie wyglądać będzie wykonywanie pracy zdalnie z zagranicy przez osoby zatrudnione na innej podstawie niż umowa o pracę (np. umowa zlecenie czy kontrakt b2b).

Praca zdalna z zagranicy a odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne

Dużym wyzwaniem dla pracodawców mogą okazać się kwestie związane z ubezpieczeniami.

Na gruncie ubezpieczeń społecznych, zgodnie z unijnym rozporządzeniem 883/2004 ws. koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, osoba ubezpieczona podlega ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego i jest to co do zasady państwo miejsce świadczenia pracy. Zasada ta ma zastosowanie nawet do krótkoterminowego świadczenia pracy w danym miejscu.

Jedynym z wyjątków od powyższej zasady jest sytuacja tzw. delegowania, czyli tymczasowego wykonywania pracy w innym kraju niż kraj miejsca zamieszkania pracownika. W takiej sytuacji właściwy pozostaje system zabezpieczenia społecznego kraju pochodzenia pracownika. Jeżeli zatem pracownik ma status pracownika delegowanego (czyli zostaje wysłany do pracy tymczasowo – maksymalnie do 24 miesięcy – do innego państwa UE), wówczas pozostaje ubezpieczony w Polsce. Konieczne jest jednak pozyskanie przez pracodawcę zaświadczenia A1 z ZUSu, potwierdzającego ubezpieczenie pracownika w Polsce oraz i poinformowanie właściwych organów kraju przyjmującego. Dokument A1 potwierdza, że pracownik delegowany jest zarejestrowany w polskim systemie zabezpieczenia społecznego i nie musi opłacać składek w kraju przyjmującym.

Wyżej wskazane rozporządzenie reguluje materię ubezpieczeń społecznych w Unii Europejskiej, co oznacza, że rozliczanie składek w krajach unijnych powinno być co do zasady prostsze. W przypadku pracy świadczonej zdalnie z państw trzecich, konieczne jest zapoznanie się z lokalnymi przepisami i dokładna weryfikacja regulacji systemu zabezpieczenia społecznego w konkretnym państwie. Brak przepisów koordynujących w sytuacji wykonywania pracy na terytorium państwa trzeciego powoduje, że jednoczesne zastosowanie mają przepisy ubezpieczeniowe obu państw (Polski i danego państwa trzeciego). Może to pociągać za sobą powstanie obowiązku ubezpieczeniowego w państwie wykonywania pracy zdalnej, mimo dalszego podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom w ZUS. 

Niepoprawne odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne może mieć dotkliwe konsekwencje zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Dla przykładu, pracownik wykonujący pracę z terytorium innego państwa, za którego nie są płacone składki do tamtejszego systemu, ma co do zasady status osoby nieubezpieczonej. Jeżeli zatem pracodawca opłaca składki zdrowotne wyłącznie w Polsce, pracownik nie skorzysta z publicznej opieki zdrowotnej w państwie, z którego pracuje. Wówczas poniesie on koszty ewentualnego leczenia samodzielnie i z tego tytułu może mieć roszczenie do pracodawcy o ich zwrot.

Praca zdalna z zagranicy a obowiązek podatkowy

Omawiając kwestie podatkowe dotyczące wykonywania pracy zdalnej poza granicami naszego kraju, należy zacząć od ustalenia rezydencji podatkowej pracownika, czyli miejsca, w którym podlega się obowiązkowi podatkowemu oraz sprawdzenia, czy z państwem, z którego terytorium świadczona jest praca zdalna, została zawarta umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Polska podpisała umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z ponad 90 krajami, w tym z Niemcami czy Szwajcarią. Umowy te ułatwiają ustalenie właściwiej rezydencji podatkowej m.in. pracownika, zatem kwestia rozliczenia podatków w razie pracy w tych państwach nie jest problematyczna. Najczęściej spotykane są wyłączenia z progresją (dochód zagraniczny jest wyłączony z opodatkowania w Polsce, ale ma wpływ na większą, efektywną stawkę podatkową względem dochodu polskiego) albo metoda kredytu podatkowego (podatek zapłacony za granicą jest odpowiednio odliczany od podatku należnego w Polsce). 

Co do zasady, jeżeli praca zdalna ma charakter tymczasowy, tj. trwa krócej niż 183 dni w roku kalendarzowym, pracownik pozostaje polskim rezydentem podatkowym i podlega w Polsce opodatkowaniu od całości swoich dochodów bez względu na to, gdzie dochód został wypracowany. Może jednak okazać się, że praca wykonana zdalnie z zagranicy będzie musiała zostać opodatkowana najpierw za granicą (zgodnie z postanowieniami umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z danym krajem oraz przepisami lokalnymi), a następnie rozliczona w Polsce (np. ww. metodą wyłączenia z progresją lub kredytu podatkowego).

Podobnie będzie wygląda sytuacja, w której pracownik co prawda będzie przebywał za granicą ponad 183 dni w roku, ale w Polsce pozostanie jego centrum interesów życiowych (gdy mimo dłuższego wyjazdu pracownik pozostanie bardziej powiązany osobiście i ekonomicznie z Polską, niż krajem wykonywania pracy, m.in. w związku z miejscem przebywania najbliższej rodziny, znajomych, majątku pracownika, źródeł dochodów itp.).

Skutki pracy zdalnej z zagranicy na gruncie przepisów prawa pracy

Należy wspomnieć, że praca zdalna za granicą wiąże się ze stosowaniem odpowiednich przepisów prawa pracy danego państwa. Będzie ona obligowała pracodawcę do zapewnienia pracownikowi standardów na gruncie obowiązującego prawa pracy w kraju jej wykonywania, np. w zakresie zagwarantowania tamtejszej płacy minimalnej obowiązującej.

O ile np. w Bułgarii czy na Węgrzech wynagrodzenie minimalne jest znacznie niższe niż w Polsce, to już np. w Hiszpanii pensja minimalna jest dużo wyższa. Należy mieć to na uwadze, gdyż taka podwyżka może znacznie nadwyrężyć finanse pracodawcy.

Ponadto przepisy innego kraju mogą wymagać od pracodawcy spełnienia innych obowiązków zakresu prawa pracy np. w zakresie urlopu wypoczynkowego pracownika, czy warunków wypowiedzenia umowy o pracę.

Podsumowanie

Wdrożenie pracy zdalnej niewątpliwie ułatwi dopasowanie modelu pracy do potrzeb zarówno pracodawców, jak i pracowników. Nic zatem dziwnego, że coraz więcej kandydatów otwartych jest na oferty pracy wykonywanej w modelu zdalnym. Niektórzy pracodawcy wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracowników umożliwią im tzw. workation, czyli połączenie pracy z wypoczynkiem. 

Pracodawcy wyrażający zgodę na wykonywanie przez pracowników pracy zdalnie z innego kraju powinni jednak uprzednio zweryfikować wiążące się z tym konsekwencje na płaszczyźnie prawnej, podatkowej oraz ubezpieczeń społecznych. Takie udogodnienie z pewnością wyróżni firmę na rynku pracy i przyciągnie uwagę wielu kandydatów, niemniej należy wdrożyć je w sposób rozważny i przemyślany, zwłaszcza w kontekście omówionych w tym artykule obowiązków.

***

Jesteś pracodawcą i potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu pracy zdalnej w Twojej firmie? Zapraszamy do kontaktu!