Procedura zgłoszeń wewnętrznych – 50 osób to nie zawsze 50 pracowników
Procedura zgłoszeń wewnętrznych
Procedura zgłoszeń wewnętrznych – 50 osób to nie zawsze 50 pracowników
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez podmioty prywatne przy stosowaniu ustawy o ochronie sygnalistów jest nieprawidłowe ustalenie, czy został osiągnięty próg 50 osób wykonujących pracę zarobkową. W praktyce błąd ten niemal zawsze wynika z utożsamiania tego progu wyłącznie z liczbą pracowników etatowych. Tymczasem zarówno dyrektywa 2019/1937, jak i jej implementacja w postaci ustawy o ochronie sygnalistów, operują znacznie szerszą kategorią podmiotową. Nieprawidłowe jej zrozumienie prowadzi do sytuacji, w której podmiot prawny nie wdraża procedury zgłoszeń wewnętrznych, mimo że ciąży na nim taki obowiązek. Kwestia ustalenia progu 50 osób była już sygnalizowana w naszym wcześniejszym artykule, jednak ze względu na jej praktyczne znaczenie wymaga ona szerszego i bardziej szczegółowego omówienia.
Zakres podmiotowy obowiązku
Art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów stanowi implementację art. 8 ust. 3 dyrektywy 2019/1937. Zgodnie z tym przepisem obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów i procedur dokonywania zgłoszeń dotyczy podmiotów prawnych w sektorze prywatnym, które zatrudniają co najmniej 50 osób wykonujących pracę zarobkową.
Ustawodawca krajowy nie pozostawił w tym zakresie luzu interpretacyjnego. Przepis jednoznacznie wskazuje, że weryfikacja progu zatrudnienia następuje według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Przekroczenie progu w którymkolwiek z tych dni rodzi obowiązek podjęcia działań zmierzających do ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Jednocześnie ustawodawca jednoznacznie wskazał, że dla ustalenia obowiązku wdrożenia procedury znaczenie ma wyłącznie stan zatrudnienia na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, a zmiany zachodzące pomiędzy tymi datami co do zasady nie wpływają na powstanie tego obowiązku. Oznacza to, że:
- przekroczenie progu w lutym lub październiku nie rodzi obowiązku „od ręki”,
- podobnie spadek zatrudnienia w ciągu roku nie ma znaczenia, jeżeli na 1 stycznia lub 1 lipca próg był osiągnięty.
Próg 50 osób – błędne założenia i prawidłowe podejście
Kluczowym elementem konstrukcji ustawy jest odejście od wąskiego pojęcia pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy. Ustawa posługuje się pojęciem osób wykonujących pracę zarobkową, które obejmuje znacznie szerszy krąg podmiotów.
Do liczby 50 osób należy wliczyć w szczególności:
- pracowników w rozumieniu art. 2 KP, a więc osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę,
- osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenia, umowy o świadczenie usług),
- osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które wykonują pracę osobiście i nie zatrudniają do tego celu innych osób,
- stażystów i praktykantów, o ile wykonują pracę na rzecz podmiotu prawnego.
Decydujące znaczenie ma faktyczne wykonywanie pracy za wynagrodzeniem, a nie formalna kwalifikacja umowy.
Dwa odmienne mechanizmy liczenia zatrudnienia
Ustawa wprowadza dwa różne sposoby liczenia osób wykonujących pracę zarobkową, w zależności od podstawy jej świadczenia.
Pracownicy etatowi są uwzględniani w przeliczeniu na pełne etaty. Etat oznacza zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy, który co do zasady wynosi 40 godzin tygodniowo. Warto jednak podkreślić, że pełny etat może oznaczać także mniejszy wymiar czasu pracy, jeżeli w odniesieniu do danej grupy pracowników przepisy szczególne obniżają normy czasu pracy, jak ma to miejsce np. w przypadku osób z niepełnosprawnościami.
Przykładowo 50 pracowników zatrudnionych na pół etatu oznacza 25 etatów i nie prowadzi do przekroczenia progu 50 osób – o ile podmiot nie korzysta z pracy innych osób wykonujących pracę zarobkową.
Osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy wlicza się natomiast bez jakiegokolwiek przelicznika. Każda osoba fizyczna liczy się jako jedna, niezależnie od:
- liczby godzin pracy,
- intensywności współpracy,
- wartości wynagrodzenia,
- okresu obowiązywania umowy.
To właśnie ta grupa w praktyce najczęściej decyduje o przekroczeniu progu.
Współpraca B2B – najczęstsze źródło błędów
Szczególnie często błędnie interpretowana jest współpraca z osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą. Sam fakt posiadania statusu przedsiębiorcy nie wyłącza takiej osoby z limitu 50.
Jeżeli osoba, z którą firma ma zawartą umowę B2B, wykonuje pracę osobiście i nie zatrudnia do jej realizacji innych osób, należy ją wliczyć do liczby osób wykonujących pracę zarobkową. W praktyce oznacza to, że model oparty na kontraktorach B2B wcale nie zmniejsza ryzyka objęcia podmiotu obowiązkami wynikającymi z ustawy o ochronie sygnalistów – a często je zwiększa.
Próg 50 osób nie zawsze ma zastosowanie
Istotnym elementem regulacji jest wyjątek przewidziany w art. 23 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów. Przepis ten stanowi, że próg 50 osób nie znajduje zastosowania do podmiotów objętych zakresem stosowania aktów prawa UE wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.
W konsekwencji niektóre podmioty prywatne mają obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od liczby osób wykonujących pracę zarobkową. Dotyczy to w szczególności:
- podmiotów objętych rozporządzeniem 648/2012,
- biur rachunkowych oraz podmiotów prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych jako instytucji obowiązanych w rozumieniu przepisów AML.
Moment przekroczenia progu a moment obowiązywania procedury
Przekroczenie progu 50 osób na dzień 1 stycznia lub 1 lipca nie oznacza, że w tym samym dniu procedura zgłoszeń wewnętrznych musi już obowiązywać. Jest to moment, w którym podmiot prawny powinien niezwłocznie rozpocząć proces jej ustanawiania.
Obowiązek przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych powstaje dopiero z dniem wejścia w życie procedury, po jej ustaleniu oraz przeprowadzeniu konsultacji z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami osób wykonujących pracę.
Spadek zatrudnienia poniżej 50 osób
Jeżeli po wdrożeniu procedury stan zatrudnienia spadnie poniżej 50 osób, nie powoduje to automatycznego uchylenia obowiązujących regulacji. Procedura zgłoszeń wewnętrznych obowiązuje nadal, dopóki nie zostanie formalnie uchylona przez podmiot prawny.
Wnioski praktyczne
Podmioty znajdujące się w pobliżu progu 50 osób powinny wdrożyć mechanizmy monitorowania liczby osób wykonujących pracę zarobkową. Dzięki temu uniknie się sytuacji, w której 1 stycznia lub 1 lipca danego roku będzie się zaskoczonym, że należy rozpocząć proces ustanawiania procedury zgłoszeń wewnętrznych. Oparcie powyższej analizy wyłącznie na liczbie etatów stanowi jeden z najpoważniejszych błędów przy stosowaniu ustawy o ochronie sygnalistów.
W praktyce kluczowe pytanie nie brzmi: „ilu mamy pracowników?”, lecz:
„czy – biorąc pod uwagę wszystkie osoby wykonujące pracę zarobkową oraz ewentualne wyjątki ustawowe – ciąży na nas obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych?”
Potrzebujesz pomocy w sporządzeniu wewnętrznej procedury ochrony sygnalistów? Zapraszamy do kontaktu!
To może Cię zainteresować:
Procedura zgłoszeń wewnętrznych – 50 osób to nie zawsze 50 pracowników
Procedura zgłoszeń wewnętrznych – 50 osób to nie zawsze 50 pracowników
Zachęcamy również do zapoznania się z naszymi pozostałymi publikacjami.