Ustawa o sygnalistach – które firmy muszą wdrożyć procedury whistleblowingowe?
Dużymi krokami zbliża się obowiązek wdrożenia obowiązków wynikających z tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów (dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii).
W dzisiejszym wpisie odpowiemy na pytanie kto zostanie zobowiązany do wdrożenia procedur whistleblowingowych, kto zostanie objęty ochroną oraz na jakim etapie są prace mające na celu wdrożyć dyrektywę do polskiego prawodawstwa.
Dyrektywa o ochronie sygnalistów w skrócie
Dyrektywa określa zasady i procedury dotyczące ochrony „sygnalistów”, czyli osób, które zgłaszają informacje uzyskane w kontekście związanym z pracą na temat naruszeń prawa UE w kluczowych dziedzinach polityki (m.in. zamówienia publiczne, usługi, produkty i rynki finansowe, zdrowie publiczne, ochrona środowiska, bezpieczeństwo transportu). Naruszenia te obejmują zarówno niezgodne z prawem działania lub zaniechania, jak i nadużycia prawa.
Wdrożenie dyrektywy do porządków krajowych ma służyć lepszemu egzekwowaniu prawa UE poprzez skuteczniejsze wykrywanie przypadków naruszeń. Oczywistym jest, że to osoby pracujące w podmiotach prywatnych i publicznych lub utrzymujące z nimi kontakt w związku ze swoją działalnością zawodową mają w praktyce największą wiedzę o zagrożeniach lub szkodach dla interesu publicznego, a działając jako tzw. sygnaliści, mogą odegrać istotną rolę w ujawnianiu naruszeń.
Ochrona sygnalistów jako główny cel dyrektywy
Przeciwdziałanie naruszeniom prawa to z pewnością niejedyny cel omawianych regulacji. Głównym zamierzeniem dyrektywy o ochronie sygnalistów jest zapewnienie ochrony prawnej osobom zgłaszającym naruszenia, które mogą spotkać się z działaniami odwetowymi w związku z dokonanymi zgłoszeniami.
Potencjalni sygnaliści często jednak rezygnują ze zgłaszania swoich zastrzeżeń lub podejrzeń w obawie przed działaniami odwetowymi. W związku z tym w coraz większym stopniu uznaje się, zarówno na poziomie unijnym, jak i międzynarodowym, znaczenie zapewnienia zrównoważonej i skutecznej ochrony sygnalistów. Zgodnie z założeniem, ochrona ta ma zapewnić, że w stosunku do sygnalisty lub osób z nim powiązanych nie będą miały miejsca działania odwetowe.
Kiedy regulacje dotyczące sygnalistów zostaną wdrożone w Polsce?
Regulacje dyrektywy miały zostać wdrożone przez państwa Unii do dnia 17 grudnia 2021 r., jednak wiele państw – w tym Polska – nie dotrzymały narzuconego terminu. Wszystko wskazuje jednak na to, że projekt ustawy jest na końcowym etapie prac i niebawem przepisy zostaną wdrożone.
Kto może zostać sygnalistą?
Sygnalistą w firmie może zostać osoba posiadająca informacje lub uzasadnione podejrzenia dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa w organizacji, w której sygnalista świadczy lub świadczył pracę, lub z którą utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą.
Określenie „w kontekście związanym z pracą” należy rozumieć jako przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy.
Sygnalistą może być:
– pracownik (również tymczasowy), także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
– osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających nawiązanie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy,
– osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
– przedsiębiorca,
– akcjonariusz lub wspólnik,
– członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
– osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
– stażysta,
– wolontariusz,
– praktykant.
Należy podkreślić, że status sygnalisty przysługuje osobom, które mają pewność lub posiadają co najmniej uzasadnione podejrzenie co do zgłaszanych naruszeń i działają w tzw. dobrej wierze.
Kiedy sygnalista jest objęty ochroną?
Aby kwalifikować się do objęcia ochroną prawną, osoba musi:
– mieć uzasadnione podstawy, aby sądzić, że zgłaszana informacja jest objęta zakresem stosowania dyrektywy oraz że jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia;
– dokonać zgłoszenia właściwym organom przy użyciu ustanowionych kanałów wewnętrznych lub zewnętrznych. Sygnalistów zachęca się, aby najpierw dokonywali zgłoszenia wewnętrznego (w ramach organizacji), jeżeli naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji, a sygnaliści uważają, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. Sygnaliści mogą jednak sami zdecydować, czy chcą najpierw dokonać zgłoszenia wewnętrznego, czy też od razu zgłosić informacje właściwym organom z wykorzystaniem kanałów zewnętrznych.
Które firmy mają obowiązek wdrożenia przepisów ustawy ochronie sygnalistów?
Obowiązek wdrożenia przepisów ustawy ma każdy pracodawca, zarówno z sektora publicznego jak i prywatnego,
· zatrudniający powyżej 249 osób,
· od 17 grudnia 2023 r. również pracodawcy zatrudniający od 50 osób.
W przypadku sektora publicznego – z obowiązku wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszenia prawa mogą zostać zwolnione jedynie gminy liczące mniej niż 10.000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników.
Podmioty prawne działające w sektorze finansowym, oraz z branż podlegających konkretnym regulacjom z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska zostały natomiast poddane dyrektywie niezależnie od tego czy należą do sektora publicznego, czy prywatnego oraz niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.
Obowiązki pracodawców w zakresie wdrożenia procedury przedstawimy szczegółowo w kolejnym wpisie.
Po więcej treści zapraszamy na nasze profile w mediach społecznościowych: