Obowiązki pracodawcy w związku z ochroną sygnalistów – cz.I (kanały zgłoszeń, anonimowe zgłoszenia)
W jednym z poprzednich wpisów link informowaliśmy, że 17 grudnia 2023 r. upływa termin na wprowadzenie do polskiego porządku prawnego przepisów realizujących założenia tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów (dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii). Procedura implementacji dyrektywy do przepisów krajowych wciąż się przedłuża, jednak w najbliższej przyszłości powinniśmy spodziewać się jej sfinalizowania. Niezależnie od terminu uchwalenia ustawy „o ochronie sygnalistów” radzimy pracodawcom, by nie zwlekali z wprowadzeniem systemu zgłaszania nieprawidłowości. Vacatio legis, czyli czas wejścia ustawy w życie od ogłoszenia ustawy, wyniesie tylko 14 dni.
W dzisiejszym wpisie skupimy się na przedstawieniu obowiązków pracodawców, jakie czekają na nich w zakresie wdrożenia w firmach procedury whistleblowingowej.
Krótkie przypomnienie – czym jest dyrektywa o ochronie sygnalistów?
Dyrektywa określa zasady i procedury dotyczące ochrony „sygnalistów”, czyli osób zgłaszających informacje uzyskane w kontekście związanym z pracą na temat naruszeń prawa UE w kluczowych dziedzinach polityki (m.in. zamówienia publiczne, usługi, produkty i rynki finansowe, zdrowie publiczne, ochrona środowiska, bezpieczeństwo transportu). Naruszenia te obejmują zarówno niezgodne z prawem działania lub zaniechania, jak i nadużycia prawa.
Implementacja dyrektywy do porządków krajowych ma pomóc w egzekwowaniu prawa UE poprzez skuteczniejsze wykrywanie przypadków naruszeń. Oczywistym jest, że to osoby pracujące w podmiotach prywatnych i publicznych lub utrzymujące z nimi kontakt w związku ze swoją działalnością zawodową mają w praktyce największą wiedzę o zagrożeniach lub szkodach dla interesu publicznego, a działając jako tzw. sygnaliści, mogą odegrać istotną rolę w ujawnianiu naruszeń. Niejednokrotnie rezygnują oni jednak ze zgłaszania swoich zastrzeżeń lub podejrzeń w obawie przed działaniami odwetowymi. Procedury przewidziane dyrektywą mają zapewnić takim osobom ochronę prawną.
Dyrektywa o sygnalistach zobowiązuje pracodawców do wdrożenia wewnętrznego systemu przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach (działaniach niezgodnych z prawem lub nadużywaniem prawa). Założenie takiego systemu jest następujące – sygnalista, pozyskawszy wiedzę o pewnych nieprawidłowościach, powinien chcieć dokonać zgłoszenia za pośrednictwem wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń, zanim zdecyduje się dokonać zgłoszenia zewnętrznego (do organów publicznych), gdy naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
W związku z powyższym, w zakładach pracy powinny zostać wprowadzone następujące środki, mające zapewnić sygnalistom należytą ochronę:
- utworzenie kanału zgłoszeń,
- utworzenie rejestru zgłoszeń,
- wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Ważnymi elementami takiego systemu powinien być zatem co najmniej jeden kanał umożliwiający dokonanie zgłoszenia, wewnątrzzakładowe usystematyzowanie takiej procedury (np. w formie regulaminu czy programu), przygotowanie wewnętrznego rejestru zgłoszeń oraz wybór osób (jednostek) będących odpowiedzialne za odbiór zgłoszeń oraz podejmowanie dalszych działań następczych.
Obowiązek utworzenia kanałów zgłoszeń
Projektowana ustawa będzie nakładała na pracodawców obowiązek wdrożenia bezpiecznych i poufnych kanałów dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości. Każdy pracodawca ustala samodzielnie, jakiego rodzaju kanały dokonywania zgłoszeń ustanowi. Ustawa nie narzuca gotowego rozwiązania.
W szczególności kanały powinny umożliwiać osobom dokonywanie zgłoszeń na piśmie oraz przekazywanie zgłoszeń drogą pocztową, za pośrednictwem fizycznych skrzynek na skarg, mailowo, bądź dokonywanie zgłoszeń ustnie, za pośrednictwem gorącej linii lub innego systemu komunikacji głosowej. Na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia kanały takie powinny również umożliwiać dokonywanie zgłoszeń za pośrednictwem bezpośrednich spotkań, w rozsądnym terminie. Pracodawca nie musi oczywiście wdrażać wszelkich z wymienionych form, może on zapewnić np. tylko kanał ustny lub tylko pisemny czy elektroniczny. Wybór najwłaściwszych osób lub jednostek w firmie, które mają zostać wyznaczone jako właściwe do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych w związku z nimi, zależy od struktury danego podmiotu, ale w każdym przypadku ich funkcja powinna zapewniać brak konfliktu interesów i niezależność. W przypadku mniejszych podmiotów funkcja ta może być podwójną funkcją sprawowaną przez osobę odpowiedzialną za określone zadania w przedsiębiorstwie, której stanowisko umożliwia zgłaszanie naruszeń bezpośrednio pracodawcy.
Czym powinien charakteryzować się kanał zgłoszeń?
Aby umożliwić skuteczną komunikację z osobami/jednostkami odpowiedzialnymi za rozpatrywanie zgłoszeń, niezbędne jest, by właściwe kanały były przyjazne użytkownikom, zapewniały poufność przyjmowania i przetwarzania informacji przekazywanych przez osobę dokonującą zgłoszenia na temat naruszeń oraz by pozwalały na trwałe i bezpieczne przechowywanie informacji w celu prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego. Może to oznaczać konieczność oddzielenia tych kanałów od kanałów ogólnych, które są wykorzystywane w firmie do wewnętrznej komunikacji. Pracownicy odpowiedzialni za rozpatrywanie zgłoszeń, powinni być specjalnie przeszkoleni, między innymi w kwestii mających zastosowanie przepisów o ochronie danych.
Czy do przyjmowania zgłoszeń można upoważnić osobę trzecią?
Do przyjmowania zgłoszeń naruszeń w imieniu pracodawców mogą również zostać upoważnione osoby trzecie, pod warunkiem że zapewniają należyte gwarancje poszanowania niezależności, poufności, ochrony danych i zachowania tajemnicy. Takimi osobami trzecimi mogą być profesjonalni dostawcy platform na potrzeby zgłoszeń zewnętrznych, zewnętrzni doradcy, audytorzy, przedstawiciele związków zawodowych lub przedstawiciele pracowników.
Pracodawco, przygotuj jasną i zrozumiałą procedurę zgłaszania nieprawidłowości
Osoby, które zamierzają dokonać zgłoszenia, powinny mieć możliwość podjęcia świadomej decyzji o tym, czy, jak i kiedy dokonać zgłoszenia. Pracodawca powinien zapewnić zatem zrozumiałe i przystępne w odbiorze informacje o dostępnych kanałach dokonywania zgłoszeń zapewnianych przez właściwe organy, o obowiązujących procedurach i jednostkach odpowiedzialnych za rozpatrywanie zgłoszeń. Wszystkie informacje dotyczące zgłoszeń powinny być przejrzyste, zrozumiałe i wiarygodne, aby propagować zgłaszanie naruszeń, a nie zniechęcać do takich działań.
Zgłoszenia anonimowe – czy pracodawca musi je rozpatrzeć?
Pracodawca ustalając wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń może ustalić, że zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane. Rezygnacja z możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowo podyktowana jest przesłankami o charakterze praktycznym (wpływ nadmiernej liczby informacji przypadkowych i bezwartościowych z perspektywy rzeczywistego przeciwdziałania naruszeniom czy trudności w uzyskaniu dodatkowych informacji od zgłaszającego). W przypadku zgłoszeń anonimowych problematyczne byłoby także niekiedy późniejsze udowodnienie, na potrzeby jakiegokolwiek postępowania, związku przekazanej informacji z osobą zgłaszającego.
Niebawem pojawi się kolejna część artykułu, w której omówimy tworzenie rejestru zgłoszeń oraz wskażemy, jak poprawnie podejmować działania następcze, czyli działania mające na celu ocenę prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, zaradzenie naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia.
***
Zapraszamy do lektury naszego pierwszego artykułu z serii o sygnalistach! Omawiamy w nim m.in. kto może zostać sygnalistą, kiedy sygnalista zostaje objęty ochroną oraz kto ma obowiązek wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów.
Ustawa o sygnalistach – które firmy muszą wdrożyć procedury whistleblowingowe? https://mkpartner.com.pl/ustawa-o-sygnalistach-ktore-firmy-musza-wdrozyc-procedury-whistleblowingowe/
Po więcej treści zapraszamy na nasze profile w mediach społecznościowych: