Odmowa wydania wizy Vander Elst – jak tego uniknąć?
Odmowa wydania wizy Vander Elst
Odmowa wydania wizy Vander Elst – jak tego uniknąć?
Coraz więcej polskich pracodawców decyduje się kierować swoich pracowników do Niemiec w celu realizacji kontraktów i zleceń. Wielu z tych pracowników to obywatele państw trzecich, w szczególności obywatele Ukrainy, którzy podlegają obowiązkowi wizowemu.
Coraz częściej zgłaszają się do nas Klienci, którym odmówiono wydania wizy Vander Elst, mimo że spełniali – jak im się wydawało – wszystkie wymagane warunki. W praktyce odmowa wydania wizy jest problemem nie tylko pracownika, ale przede wszystkim dla pracodawcy, który ryzykuje utratę kontraktu i niekiedy naraża się na poważne straty.
W dzisiejszym artykule podpowiemy, na co zwrócić uwagę przy delegowaniu pracowników z państw trzecich do Niemiec, aby znacząco zmniejszyć ryzyko odmowy wydania wizy Vander Elst.
Czym jest wiza Vander Elst?
Najistotniejsze informacje dotyczące wizy Vander Elst omówiliśmy już w jednym z naszych poprzednich artykułów – link. W tym miejscu przypomnimy tylko, że wiza ta jest dokumentem umożliwiającym oddelegowanie pracowników będących obywatelami państw trzecich do Niemiec z innego państwa członkowskiego (np. Polski) w celu ograniczonego w czasie świadczenia usług. Po uzyskaniu takiej wizy przez pracownika, pracodawca może oddelegować go do zrealizowania określonej usługi na takich samych warunkach, jak pracownika będącego obywatelem polskim.
Odmowa wydania wizy Vander Elst z powodów dotyczących pracownika
O tym, że pracownik musi być zatrudniony w Polsce legalnie, na podstawie umowy o pracę, nie trzeba nawet wspominać. Co jednak ważne, oddelegowanie pracownika do Niemiec nie może stanowić jedynego celu zatrudnienia tego pracownika przez pracodawcę w Polsce. Oddelegowanie powinno stanowić jedynie czasowy etap zatrudnienia – pracownik powinien świadczyć pracę w Polsce zarówno przed, jak i po zakończeniu okresu oddelegowania. Jest to jedno z kluczowych kryteriów, które organ bierze pod uwagę rozpatrując wniosek wizowy.
Świadczenie pracy przez obywatela kraju trzeciego na terenie Niemiec nie może być jedynym celem zatrudnienia tej osoby przez polskiego pracodawcę.
Cel delegowania pracowników a wiza Vander Elst
Kolejnym niezwykle istotnym aspektem, na który uwagę zwracają niemieckie organy rozpatrywaniu wniosku o wizę Vander Elst, jest cel samego delegowania. Chodzi o to, aby proces oddelegowania nie sprowadzał się do faktycznego wynajmu czy leasingu pracowników, lecz miał realny związek z wykonaniem określonej usługi na rzecz naszego niemieckiego kontrahenta. Innymi słowy — przedmiotem i istotą umowy o współpracę pomiędzy pracodawcą a kontrahentem niemieckim nie może być udostępnienie siły roboczej. Faktycznym celem delegowania powinno być świadczenie określonej usługi na rzecz niemieckiego kontrahenta (która to usługa będzie realizowana przez naszych oddelegowanych pracowników).
Jeżeli z treści umowy lub z charakteru współpracy wynika, że celem oddelegowania jest zapewnienie pracowników do dyspozycji kontrahenta, a nie wykonanie określonej usługi, istnieje duże ryzyko, graniczące z pewnością, że wniosek wizowy nie zostanie rozpatrzony pozytywnie. W praktyce organy bardzo skrupulatnie analizują, czy delegowanie pracowników nie jest jedynie zamaskowanym leasingiem. Stąd już na etapie planowania współpracy i przygotowywania dokumentacji warto mieć na uwadze, że wykazanie realnego celu świadczenia usług jest kluczowe dla powodzenia procedury wizowej.
Celem oddelegowania pracowników nie może być „oddanie” kontrahentowi swoich pracowników do dyspozycji, lecz świadczenie na jego rzecz konkretnej usługi.
Granice uprawnień kontrahenta
Kwestią ściśle powiązaną z powyższym jest sposób organizacji pracy oddelegowanych pracowników. Niemieckie przedstawicielstwa dyplomatyczne zwracają szczególną uwagę, aby oddelegowanie nie polegało na przekazaniu kontrahentowi uprawnień do kierowania ani nadzoru nad oddelegowanymi do świadczenia usług pracownikami. Powinni oni pozostawać pod kierownictwem polskiego pracodawcy, wykonując w Niemczech zadania wynikające bezpośrednio z przedmiotu umowy o współpracę, a nie podlegając bieżącym dyspozycjom kontrahenta. W przeciwnym przypadku dla organu jednoznaczne będzie, że celem delegowania jest jedynie udostępnienie siły roboczej.
Prawidłowe sformułowanie umowy
Równie istotne jest odpowiednie określenie przedmiotu umowy o współpracę z niemieckim kontrahentem. Przedmiot powinien zostać ujęty jako działanie o charakterze przejściowym, związane z realizacją konkretnego projektu lub zadania.
W procesie sporządzania umowy warto rozważyć wsparcie eksperta, który doradzi, jak skonstruować jej treść tak, by zminimalizować ryzyko negatywnej decyzji wizowej.
Sankcje za delegowanie bez wizy
Samo legalne zatrudnienie w Polsce nie daje jeszcze pracownikowi automatycznego prawa do wykonywania pracy w Niemczech. Jak już wspomnieliśmy wyżej, aby pracownik będący obywatelem państwa trzeciego mógł zostać oddelegowany do Niemiec w celu świadczenia usług przez określony czas, musi on uprzednio uzyskać wizę Vander Elst. Brak wizy może skutkować poważnymi konsekwencjami nie tylko dla oddelegowanego pracownika, ale przede wszystkim dla pracodawcy.
Uzyskanie przez pracownika wizy Vander Elst nie jest tylko prostą formalnością. Procedura poprzedzająca oddelegowanie zawiera liczne niuanse, których prawidłowe rozpoznanie może okazać się kluczowe dla pozytywnego rozstrzygnięcia wniosku.
Jeśli w trakcie kontroli (które w praktyce mają miejsce coraz częściej) okaże się, że pracownicy oddelegowani są nielegalnie (brak wizy), niemieckie organy co do zasady zarządzają natychmiastowo nakaz opuszczenia kraju przez pracownika oraz zakaz ponownego wjazdu. Pracodawca (a dokładniej – zarząd spółki) naraża się na wysokie kary finansowe — w skrajnych przypadkach grzywny mogą sięgać nawet 500 000 euro. Ponadto uporczywe naruszanie niemieckich przepisów imigracyjnych może skutkować również odpowiedzialnością karną pracodawcy.
Dlatego tak ważne jest, aby już na etapie negocjowania i zawierania kontraktu z niemieckim kontrahentem zadbać o uzyskanie wizy Vander Elst przez pracowników, zabezpieczając się tym samym przed ryzykiem dotkliwych sankcji.
Delegujesz pracowników i potrzebujesz pomocy? Zapraszamy do kontaktu.
Zachęcamy również do zapoznania się z naszymi pozostałymi publikacjami dotyczącymi oddelegowania: