Zatrudniasz 50 osób? Sprawdź, jakie masz obowiązki
Zatrudniasz 50 osób?
Zatrudniasz 50 osób?
Wraz ze wzrostem zatrudnienia po stronie pracodawcy pojawiają się kolejne obowiązki z zakresu prawa pracy. Nie dotyczą one wyłącznie spraw kadrowo-płacowych, ale również konieczności tworzenia konkretnych wewnątrzzakładowych aktów prawnych.
Znaczna część tych obowiązków uzależniona jest bezpośrednio od liczby pracowników, a ich niedopełnienie może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową lub finansową pracodawcy.
Liczba pracowników ma znaczenie
Dla wielu obowiązków ustawodawca przyjmuje próg 50 pracowników. Jego przekroczenie powoduje po stronie pracodawcy konieczność wprowadzenia określonych aktów wewnątrzzakładowych lub wdrożenia określonych procedur.
Należy przy tym zwrócić uwagę, że sposób ustalania stanu zatrudnienia nie jest jednolity i może różnić się w zależności od konkretnego obowiązku. Najczęściej jednak podstawą będzie faktyczna liczba zatrudnionych pracowników – niezależnie od ich wymiaru czasu pracy czy rodzaju zawartej umowy o pracę.
Regulamin pracy
Kiedy trzeba wprowadzić?
Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy w większości przypadków dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników.
- Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy.
- Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie.
Wyjątek: Pracodawca spełniający jeden z powyższych warunków nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, jeśli sprawy z zakresu materii regulaminowej ustalone są w układzie zbiorowym pracy.
Jak liczyć stan zatrudnienia?
Liczy się faktyczna liczba zatrudnionych pracowników (a nie liczba pełnych etatów!). W związku z tym pracodawca, zatrudniając pięćdziesiątego pracownika, musi liczyć się z obowiązkiem ustalenia organizacji i porządku pracy w formie regulaminu pracy.
Regulamin wynagradzania
Kiedy trzeba wprowadzić?
Tutaj obowiązują podobne zasady, jak przy regulaminie pracy:
- Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma obowiązek ustalenia warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.
- Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, ma obowiązek ustalenia warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.
Wyjątek: Pracodawca spełniający jeden z powyższych warunków nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu wynagradzania, jeśli jest on objęty ponadzakładowym lub zakładowym układem zbiorowym pracy.
Jak liczyć stan zatrudnienia?
Analogicznie, jak w przypadku regulaminu pracy – liczymy wszystkich zatrudnionych pracowników.
Pracodawca, który zbliża się do zatrudnienia 50 pracowników, powinien odpowiednio wcześnie przygotować projekt regulaminu pracy oraz regulaminu wynagradzania. Pozwala to na ich sprawne wprowadzenie w momencie przekroczenia ustawowego progu i ogranicza ryzyko naruszenia przepisów prawa pracy.
Nie ma oczywiście przeszkód, by pracodawca wprowadził regulaminy zatrudniając mniej niż 50 osób.
Sankcja za brak regulaminu pracy lub wynagradzania
Nieprowadzenie regulaminu pracy czy wynagradzania w sytuacji, gdy są one wymagane przepisami, może zostać zakwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, w szczególności w zakresie przepisów o czasie pracy czy dotyczących ustalania warunków wynagradzania. Pracodawca może zostać ukarany wówczas karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Kiedy powstaje obowiązek utworzenia funduszu?
Obowiązkowo ZFŚS tworzą pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych. W ich przypadku obowiązek ten powstaje niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.
Inaczej niż w przypadku wcześniej omawianych regulaminów, w sektorze prywatnym decydujące znaczenie ma stan zatrudnienia ustalany na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego, liczony w przeliczeniu na pełne etaty.
W przypadku pracodawców z sektora prywatnego najważniejszą przesłanką jest kryterium zatrudnienia według stanu na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego.
Pracodawcy niebędący jednostkami sfery budżetowej mają obowiązek utworzenia ZFŚS, jeżeli na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Przy stanie zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego wynoszącym od 20 do 49 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, pracodawca może, ale nie musi tworzyć ZFŚS lub wypłacać świadczenia urlopowego. Jeżeli jednak z wnioskiem o utworzenie funduszu wystąpi działająca u pracodawcy zakładowa organizacja związkowa, fundusz musi zostać utworzony.
Pozostali pracodawcy, tj. zatrudniający poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą dobrowolnie zdecydować się na utworzenie ZFŚS albo na wypłatę świadczenia urlopowego. Jeśli taki pracodawca nie chce jednak utworzyć ZFŚS ani wypłacać pracownikom świadczenia urlopowego, musi jednak dopełnić kilku formalności! O tym piszemy tutaj.
Zatrudniasz 50 pracowników? Nadal możesz zrezygnować z tworzenia funduszu!
Pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą w obowiązującym u nich układzie zbiorowym pracy (lub w razie jego braku w regulaminie wynagradzania) postanowić o rezygnacji z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, na czas określony lub bezterminowo. Co ważne, brak takiego postanowienia oznacza obowiązek tworzenia funduszu na zasadach wynikających z ustawy!
W tym miejscu należy również wspomnieć, że pracodawca taki dysponuje jeszcze innym rozwiązaniem. Decydując się na utworzenie funduszu, może w regulaminie wynagradzania zadecydować i dowolnym ustaleniu wysokości odpisu na fundusz (wyższym lub niższym, niż jego ustawowa wysokość).
Podsumowując – pracodawca zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzy ZFŚS, ale może również w obowiązującym układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania postanowić o rezygnacji z tworzenia funduszu albo dowolnie ukształtować wysokość odpisu na fundusz.
Obowiązek wprowadzenia regulaminu ZFŚS
Jeżeli pracodawca jest zobowiązany do utworzenia ZFŚS (i nie zrezygnuje z jego utworzenia), musi również opracować regulamin funduszu. Regulamin ten określa zasady przeznaczania środków funduszu, warunki i tryb przyznawania świadczeń oraz kryteria socjalne, od których uzależniona jest pomoc.
Sankcja za brak regulaminu ZFŚS
Pracodawca, który mimo obowiązku nie wprowadził regulaminu funduszu, może ponieść konsekwencje na kilku płaszczyznach.
Podobnie jak w przypadku wcześniej omawianych regulaminów – niewprowadzenie regulaminu funduszu może być potraktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, co skutkuje karą grzywny.
Ponadto ustawa o ZFŚS stanowi, że pracodawca, który nie wykonuje przepisów ustawy (czyli m.in. nie wprowadza regulaminu) albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny.
Samo nieutworzenie funduszu lub nawet niewprowadzenie regulaminu funduszu może również pociągać za sobą roszczenia związków zawodowych wobec pracodawcy.
Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (Procedura ochrony sygnalistów)
Kto musi wdrożyć procedurę?
Od 17 grudnia 2023 r. podmiot, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, ma obowiązek ustalić wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
O tym, co musi zawierać taka procedura pisaliśmy tutaj oraz tutaj.
Jak liczyć 50 osób?
W przypadku wcześniej omawianych regulaminów pod uwagę braliśmy tylko pracowników, czyli osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. W przypadku procedury ochrony sygnalistów, do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się:
- pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub
- osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (czyli np. na podstawie umowy zlecenie czy B2B).
Wyjątek: Podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, mają obowiązek wdrożyć procedurę niezależnie od liczby osób świadczących na ich rzecz pracę. Czyli również wtedy, gdy nie zatrudniają żadnej osoby.
Do liczby 50 osób zaliczamy zarówno pracowników, jak i osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.
Sankcja za niewdrożenie procedury
Podmiot, który wbrew obowiązkowi nie ustanowi procedury lub ustanowi ją z istotnym naruszeniem ustawowych wymogów (np. z pominięciem wymaganych ustawą elementów), podlega karze grzywny.
*
Nie są to oczywiście wszystkie obowiązki pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób. W dzisiejszym wpisie skupiliśmy się na najważniejszych obowiązkach związanych z wprowadzeniem określonych dokumentów wewnątrzzakładowych.
Potrzebujesz pomocy w sporządzeniu regulaminów bądź wewnętrznej procedury ochrony sygnalistów? Zapraszamy do kontaktu!
*
To może Cię zainteresować:
Zatrudniasz 50 osób
Sprawdź, jakie masz obowiązki.
Zatrudniasz 50 osób
Zatrudniasz 50 osób
Zachęcamy również do zapoznania się z naszymi pozostałymi publikacjami.