SOKA-BAU a delegowane pracowników do Niemiec
SOKA-BAU
SOKA-BAU (Sozialkassen der Bauwirtschaft) to powszechnie używana nazwa dwóch instytucji działających wspólnie w ramach niemieckiego systemu świadczeń urlopowych i zabezpieczenia społecznego w branży budowlanej – Urlopkasse der Bauwirtschaft (ULAK) oraz Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes (ZVK).
W niemieckim sektorze budowlanym istnieje specjalne postępowanie urlopowe, w którym uczestniczyć muszą wszyscy pracodawcy z tej branży. Zatrudniasz pracowników lub oddelegowujesz pracowników na plac budowy w Niemczech? Dzisiejszy wpis może Ci się przydać.
Kasa urlopowa SOKA-BAU – czym jest?
SOKA-BAU (Sozialkassen der Bauwirtschaft) to powszechnie używana nazwa dwóch instytucji działających wspólnie w ramach niemieckiego systemu świadczeń urlopowych i zabezpieczenia społecznego w branży budowlanej – Urlopkasse der Bauwirtschaft (ULAK) oraz Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes (ZVK). Ich głównym zadaniem jest administrowanie systemem urlopowym oraz dodatkowymi świadczeniami społecznymi dla pracowników branży budowlanej w Niemczech. Instytucja ta obejmuje zarówno niemieckich, jak i zagranicznych pracodawców, którzy prowadzą działalność budowlaną na terenie Niemiec.
Wyżej wymienione instytucje, działające w ramach układów zbiorowych pracy w branży budowlanej, mają za zadanie rekompensować typowe dla branży budowlanej problemy, takie jak okresy przestoju w miesiącach zimowych czy częste zmiany pracodawcy przez pracowników.
W polskim systemie nie funkcjonuje instytucja odpowiadająca niemieckiej kasie urlopowej SOKA-BAU. Z tego powodu wielu pracodawców z sektora budowlanego, którzy planują delegowanie pracowników do Niemiec nie jest świadomych, że są oni zobowiązani do spełnienia określonych formalności związanych z SOKA-BAU.
Jak działa SOKA-BAU?
W dużym uproszczeniu, mechanizm działania niemieckiej kasy urlopowej opiera się na procedurze urlopowej, która ma na celu zapewnienie pracownikom budowlanym prawa do urlopu i wypłaty wynagrodzenia urlopowego – niezależnie od tego, ilu pracodawców zatrudniało ich w danym roku kalendarzowym oraz jak długo trwała dana umowa. Z punktu widzenia pracodawcy system ten sprowadza się do kilku kluczowych działań.
Po pierwsze – pracodawca, który wykonuje prace budowlane na terytorium Niemiec (lub deleguje pracowników do takich prac), ma obowiązek zgłoszenia się do SOKA-BAU. Następnie, za każdego pracownika wykonującego prace budowlane, zobowiązany jest comiesięcznie odprowadzać składki.
Kiedy pracownik nabędzie prawo do urlopu, może z niego skorzystać, a jego pracodawca wypłaca mu wówczas odpowiednie wynagrodzenie urlopowe. Następnie to właśnie pracodawca może wystąpić do SOKA-BAU o zwrot tej wypłaty – pod warunkiem, że wcześniej rzetelnie odprowadzał składki i spełnił wszystkie formalności.
Jeżeli pracodawca nie wypłaci wynagrodzenia urlopowego, należność ta zostanie rozliczona przez SOKA-BAU z odprowadzanych składek.
Jeśli pracownik delegowany do Niemiec nie wykorzysta należnego mu urlopu, jego prawo do wynagrodzenia urlopowego nie wygasa. Pracownik ma bowiem możliwość złożenia wniosku do SOKA-BAU o wypłatę tzw. ekwiwalentu urlopowego, nawet po zakończeniu zatrudnienia – pod warunkiem, że zrobi to w odpowiednim terminie. Kasa wypłaca ekwiwalent po uprzednim sprawdzeniu zasadności i wysokości roszczenia. W takim wypadku należne środki trafiają bezpośrednio do pracownika.
Obowiązek rejestracji
Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników w Niemczech lub planuje tam oddelegować swoich pracowników do wykonywania prac budowlanych, zobowiązany jest do zarejestrowania się do systemu SOKA-BAU. Po zarejestrowaniu pracodawcy nadawany jest tzw. numer pracodawcy. Służy on do identyfikacji pracodawcy przy wszelkiej korespondencji z instytucją, składaniu zgłoszeń czy deklaracji.
Pozostałe obowiązki pracodawcy
Po dokonaniu rejestracji pracodawca ma obowiązek zarejestrować w SOKA-BAU pracowników oddelegowanych do pracy w Niemczech. Każdy pracownik po zarejestrowaniu otrzymuje swój indywidualny numer, którym należy się posługiwać przy comiesięcznych zgłoszeniach i wszelkich dalszych rozliczeniach w SOKA-BAU.
Pracodawca jest ponadto zobowiązany do składania deklaracji w zakresie każdego z delegowanych pracowników, dotyczących w szczególności liczby przepracowanych godzin i przyznanych pracownikowi urlopów. Zgłoszenie miesięczne za każdy miesiąc należy złożyć do 15. dnia następnego miesiąca. Musi on oczywiście regularnie odprowadzać składki za każdego pracownika. Składki naliczane są na podstawie jego wynagrodzenia brutto. Obowiązek opłacania składek istnieje niezależnie od tego, czy pracownik rzeczywiście wykorzysta przysługujący mu urlop podczas pracy na terenie Niemiec.
Którzy pracodawcy mają obowiązek rejestracji?
SOKA-BAU obejmuje podmioty prowadzące działalność w szeroko pojętej branży budowlanej, niezależnie od tego, czy mają siedzibę w Niemczech, czy za granicą. Dotyczy to m.in. robót murarskich, zbrojeniowych, tynkarskich czy budowy dróg. Kluczowe jest to, że o przynależności do systemu SOKA-BAU decyduje rodzaj faktycznie wykonywanych prac na terytorium Niemiec, a nie forma działalności czy kod PKD.
Których pracodawców SOKA-BAU nie dotyczy?
Nie wszyscy jednak pracodawcy z branży budowlanej podlegają pod SOKA-BAU. Wyłączenia dotyczą przede wszystkim pracodawców działających w sektorach pomocniczych, np. prowadzące działalność z zakresu hydrauliki czy elektryki. Ostateczna kwalifikacja działalności zależy od oceny konkretnego stanu faktycznego, a rozstrzygnięcie należy do SOKA-BAU. W przypadku wątpliwości warto skorzystać z pomocy prawnej w celu uzyskania jednoznacznej interpretacji.
W praktyce jednak pracodawcy świadczą usługi z różnych zakresów. Oprócz prac stricte budowlanych, wykonuje się także prace okołobudowlane, pomocnicze. Co w takim wypadku? Przyjmuje się, że jeśli w danym przypadku wykonywane są obie kategorie prac, to prace pomocnicze, które są niezbędne do prawidłowego wykonania prac budowlanych, czyli są zatem z nimi związane, również muszą zostać zakwalifikowane do prac budowlanych.
Pracodawca wypłacił wynagrodzenie urlopowe – co w takim razie ze składkami?
Co dla pracodawców istotne, odprowadzone do SOKA-BAU składki nie przepadają. System ten przewiduje zwrot wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia urlopowego – o ile pracodawca wywiązał się z obowiązku opłacenia składek i spełnił określone warunki.
Zmiana pracodawcy – co dzieje się z urlopem?
W sytuacji, gdy pracownik zmienia pracodawcę, ale kontynuuje pracę w branży budowlanej w Niemczech, jego prawa urlopowe nie przepadają. System SOKA-BAU umożliwia przenoszenie uprawnień pomiędzy kolejnymi zatrudniającymi. Pracownik może zatem wykorzystać nabyte dni urlopowe u nowego pracodawcy, który następnie uzyska refinansowanie z SOKA-BAU.
Z perspektywy pracodawcy składki zależą od okresu zatrudnienia danego pracownika i po zakończeniu umowy nie podlegają „przeniesieniu” na nowego pracodawcę. Nowy pracodawca zaczyna od zera i również opłaca składki od momentu zatrudnienia.
Sankcje za zaniechanie obowiązków
Z perspektywy planowania zatrudnienia i kosztów działalności budowlanej na rynku niemieckim, znajomość zasad działania Sozialkassen der Bauwirtschaft jest kluczowa.
Zwłoka w odprowadzaniu składek skutkuje naliczaniem odsetek. Wobec pracodawców zalegających ze składkami, instytucja może wszcząć postępowanie sądowe, przy czym – zgodnie z właściwością miejscową wynikającą z układu zbiorowego VTV – jedynym sądem uprawnionym do rozpoznawania tych spraw jest sąd pracy w Wiesbaden, co dla zagranicznego pracodawcy oznacza dodatkowe utrudnienia i koszty.
SOKA-BAU może także poinformować o tym fakcie organy administracji celnej, co dla pracodawcy może skończyć się wysoką grzywną.
Delegujesz pracowników do Niemiec? Zastanawiasz się, czy postępowanie urlopowe Cię dotyczy? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci bezpiecznie i zgodnie z prawem prowadzić działalność na rynku niemieckim.
Te wpisy również mogą Cię zainteresować:
Oddelegowanie pracowników do Niemiec – wszystko co musisz wiedzieć o wizie Vander Elst
Rozliczenie pracownika oddelegowanego w zakresie podatku dochodowego
Jak rozliczać oddelegowanego za granicę pracownika w zakresie składek ZUS?
Bank godzin, czyli niemieckie rozwiązanie w sprawie wynagradzania godzin nadliczbowych
Klasy podatkowe w Niemczech – od czego zależy przynależność do klas podatkowej oraz jak ją zmienić?