Spóźnienia pracowników? Elastyczna organizacja czasu pracy może rozwiązać ten problem
Elastyczna organizacja czasu pracy może rozwiązać ten problem
Spóźnienia pracowników? Elastyczna organizacja czasu pracy może rozwiązać ten problem
Problemy ze spóźnieniami pracowników, trudności z pogodzeniem obowiązków zawodowych i prywatnych czy rosnące oczekiwania dotyczące work-life balance sprawiają, że coraz więcej pracodawców interesuje się rozwiązaniami, jakie daje elastyczna organizacja czasu pracy. Odpowiednio wdrożone mechanizmy mogą nie tylko poprawić organizację pracy, ale również ograniczyć absencje i codzienne problemy związane z punktualnością pracowników.
Pojęcie „elastyczna organizacja czasu pracy” pojawia się również w przepisach unijnych – dyrektywie 2019/1158 dotyczącej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów. Zgodnie z jej założeniami elastyczna organizacja pracy obejmuje możliwość dostosowania organizacji pracy przez pracownika, m.in. poprzez pracę zdalną, elastyczne rozkłady czasu pracy czy obniżenie wymiaru czasu pracy.
Takie rozwiązania mogą przynosić korzyści obu stronom stosunku pracy. Dla pracowników oznaczają większą możliwość dostosowania pracy do codziennych obowiązków, natomiast dla pracodawców często stanowią skuteczne narzędzie poprawy organizacji pracy i ograniczenia problemów związanych m.in. ze spóźnieniami. Jakie rozwiązania przewiduje obecnie Kodeks pracy i które z nich warto rozważyć w praktyce? W dzisiejszym wpisie omawiamy kilka z nich.
Ruchomy czas pracy jako sposób na spóźnienia pracowników
To rozwiązanie może być szczególnie pomocne w firmach, w których problemem są regularne spóźnienia pracowników wynikające np. z dojazdów do pracy, korków, ograniczeń komunikacyjnych czy obowiązków rodzinnych. W praktyce ruchomy czas pracy pozwala bowiem pracownikowi rozpocząć pracę o różnej godzinie bez ryzyka powstawania nadgodzin wynikających z naruszenia doby pracowniczej.
Warto przy tym podkreślić, że ruchomy czas pracy nie jest odrębnym systemem czasu pracy, lecz sposobem organizacji czasu pracy przewidzianym w Kodeksie pracy. zarządu nie pozbawia go praw wspólnika, w tym prawa kontroli czy możliwości kwestionowania uchwał.
Dwa warianty ruchomego czasu pracy
Przepisy przewidują dwa podstawowe warianty ruchomego czasu pracy. Pierwszy z nich polega na ustaleniu różnych godzin rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach pracy pracownika. Drugi wariant zakłada wyznaczenie przedziału czasowego (widełki czasowe), w którym pracownik sam decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy.
W pierwszym przypadku to pracodawca wyznacza pracownikowi zmienne godziny rozpoczynania pracy. Elastyczna organizacja czasu pracy przejawia się szczególnie w drugim przypadku, kiedy to pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w ramach z góry określonego przedziału czasowego.
Przykładowo pracodawca może ustalić, że pracownik rozpoczyna pracę pomiędzy godziną 7:00 a 9:00. W zależności od tego, o której godzinie pracownik rozpocznie pracę, odpowiednio przesuwa się również godzina jej zakończenia. Jeżeli pracownik (przy 8-godzinnym wymiarze czasu pracy) rozpocznie pracę o godzinie 7:00, zakończy ją o godzinie 15:00, natomiast rozpoczynając pracę o 8:30 będzie wykonywał obowiązki do godziny 16:30.
Ruchomy czas pracy – godziny nadliczbowe
Co istotne, wykonywanie pracy zgodnie z rozkładami przewidującymi ruchomy czas pracy nie powoduje automatycznie powstania pracy w godzinach nadliczbowych. Dotyczy to również sytuacji, w której pracownik w kolejnym dniu rozpoczyna pracę wcześniej niż w dniu poprzednim. Warunkiem jest jednak to, aby takie godziny pracy wynikały z wcześniej ustalonego rozkładu czasu pracy lub obowiązujących u pracodawcy zasad organizacji pracy.
Pomimo podjęcia pracy w tej samej dobie zgodnie z harmonogramem czasu pracy, nie dojdzie do powstania godzin nadliczbowych.
Nie oznacza to jednak pełnej dowolności w planowaniu czasu pracy. Pracodawca nadal zobowiązany jest do przestrzegania przepisów dotyczących odpoczynku dobowego i tygodniowego. W każdym przypadku pracownik powinien mieć zapewnione co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz 35 godzin odpoczynku tygodniowego.
Elastyczna organizacja czasu pracy a praca zdalna
Częstym problemem jest także prowadzenie przez jednego ze wspólników działalności konkurencyjnej wobecZa elastyczną organizację pracy uważa się również pracę zdalną. Praca zdalna może stanowić praktyczne rozwiązanie problemów związanych z dojazdami do pracy czy trudnościami organizacyjnymi po stronie pracownika, a tym samym ograniczać ryzyko spóźnień i absencji.
Po zmianach Kodeksu pracy z 2023 r. wielu pracowników może obecnie wnioskować o wykonywanie pracy w tej formie, a w niektórych przypadkach pracodawca powinien taki wniosek uwzględnić.
Dotyczy to m.in. pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracownic w ciąży czy pracowników sprawujących opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo znacznym stopniu niepełnosprawności. Odmowa uwzględnienia wniosku jest możliwa wówczas, gdy nie pozwala na to organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Indywidualny rozkład czasu pracy
Inną formą elastycznej organizacji pracy przewidzianą Kodeksem pracy jest indywidualny rozkład czasu pracy. Pracodawca na wniosek pracownika może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.
Indywidualny rozkład czasu pracy pozwala ustalić dla konkretnego pracownika inne godziny rozpoczynania i kończenia pracy niż obowiązujące pozostałych pracowników. Przykładowo pracownik może wykonywać pracę stale w godzinach 10.00–18.00 podczas gdy standardowymi godzinami funkcjonowania zakładu pracy jest przedział 9.00-17.00.
Rozwiązanie to może być pomocne m.in. w przypadku pracowników mających trudności z dojazdem do pracy czy rodziców odwożących dzieci do szkoły. Z perspektywy pracodawcy indywidualny rozkład czasu pracy może stanowić narzędzie pozwalające ograniczyć problem regularnych spóźnień bez konieczności reorganizacji czasu pracy całego zespołu.łki.
Obniżenie wymiaru czasu pracy
Elastyczna organizacja czasu pracy może polegać również na obniżeniu wymiaru czasu pracy. Rozwiązanie to pozwala pracownikowi wykonywać pracę np. w wymiarze ¾ albo ½ etatu, co często ułatwia pogodzenie obowiązków zawodowych z życiem prywatnym.
Popularnym przypadkiem korzystania z obniżonego wymiaru czasu pracy są sytuacje związane z uprawnieniami rodzicielskimi. Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może bowiem złożyć wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego etatu w okresie, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego. Najczęściej stosowane rozwiązanie w tym przypadku to obniżenie etatu do 7/8. Co istotne, taki wniosek jest dla pracodawcy co do zasady wiążący.
Zadaniowy system czasu pracy
Choć Kodeks pracy nie wymienia zadaniowego systemu czasu pracy jako jednej z form elastycznej organizacji czasu pracy w rozumieniu art. 188¹ k.p., rozwiązanie to w praktyce również zapewnia pracownikowi większą swobodę organizacji wykonywania obowiązków zawodowych.
W zadaniowym systemie czasu pracy pracownik nie wykonuje pracy według sztywno określonych godzin pracy, lecz realizuje powierzone mu zadania w czasie umożliwiającym ich wykonanie. Rozwiązanie to najczęściej stosowane jest w przypadku stanowisk, na których trudne jest bieżące kontrolowanie godzin pracy pracownika, np. przy pracy terenowej, projektowej czy wykonywanej w dużym stopniu samodzielnie.
Pomimo większej elastyczności również w tym przypadku pracodawca powinien pamiętać o konieczności prawidłowego ustalenia zakresu zadań pracownika w taki sposób, aby możliwe było ich wykonanie w obowiązujących normach czasu pracy.
System ten może być stosowany jedynie wówczas, gdy rodzaj pracy, jej organizacja albo miejsce wykonywania uniemożliwiają lub znacznie utrudniają kontrolę pracodawcy nad pracownikiem w czasie wykonywania pracy.
FAQ
Tak, jeżeli pracodawca wprowadzi ruchomy czas pracy w formie przedziału czasowego, w którym pracownik sam wybiera godzinę rozpoczęcia pracy.
Ruchomy czas pracy może być wprowadzony z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika.
Tak, ale nie w każdym przypadku. Co do zasady ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie będzie powodowało pracy w godzinach nadliczbowych.
Nadgodziny powstaną, gdy pracownik przekroczy 8-godzinną dobową normę czasu pracy, mimo rozpoczęcia jej w ustalonym przedziale czasowym, a także gdy pracownik rozpocznie pracę przed wyznaczonym przedziałem (np. przedział zaczyna się od 7 rano, a pracownik zacznie pracę o 6.30).
Nie zawsze. W niektórych przypadkach przepisy zobowiązują jednak pracodawcę do uwzględnienia wniosku pracownika, chyba że nie pozwala na to organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Tak. Odmowa może być uzasadniona m.in. wtedy, gdy charakter pracy wymaga stałej obecności pracownika w zakładzie pracy albo korzystania ze specjalistycznych urządzeń dostępnych wyłącznie na miejscu.
Elastyczna organizacja czasu pracy może rozwiązać ten problem
Elastyczna organizacja czasu pracy może rozwiązać ten problem
Zachęcamy również do zapoznania się z naszymi pozostałymi publikacjami w zakresie Prawa pracy. O pracy zdalnej pisaliśmy m.in. w poniższych artykułach:
Jak uregulować wykonywanie pracy zdalnej?
Praca zdalna a inne elastyczne formy zatrudnienia
Praca zdalna okazjonalna – Q&A
Kontrola pracownika w trakcie pracy zdalnej
Praca zdalna a obowiązki z zakresu BHP
Praca mobilna w kontekście pracy zdalnej
– czy przedstawiciel handlowy może pracować zdalnie?
Praca zdalna a dojazd do siedziby firmy
Praca zdalna a uprawnienia pracowników będących rodzicami – o tym pracodawca musi wiedzieć